Ferramentas de Gestão: Noções de Planejamento Estratégico

Planejar é vital para qualquer empresa independente do seu porte ou segmento, pois permite que a empresa conheça o ambiente no qual está inserida, tanto internamente e regionalmente, como externamente e mundialmente, sendo isto o principal pilar de um planejamento estratégico.

É sabido que no Brasil, muitas empresas são abertas, mas também que tantas outras são fechadas em quantidade até maior que as aberturas, tendo em vista que alguma quebram e não baixam seus registros. Uma das causas disto, é o fato de que muitas delas tem falta de planejamento e outras tanta o realizam de forma inadequada. Sabe-se que outros fatores como a crise também aumentam este número de empresas que morrem, mas quando a empresa planeja bem, tende a ter mais chances de sobreviver num mercado mesmo adverso.

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Neste cenário, o planejamento estratégico é uma ferramenta de gestão que serve para orientar e direcionar uma empresa em como tratar as diferentes vantagens e desvantagens que surgem ou poderão surgir em seu caminho, levando em consideração tanto o presente como o futuro e com isto reduzindo a ocorrência de surpresas. Enfim o planejamento estratégico prepara a empresa para lidar, tanto com o seu momento atual, como com os seus momentos futuros, pois, a partir dela a empresa organiza antecipadamente todos os seus recursos financeiros, humanos e materiais.

Para isto, deve-se visualizar as tendências tanto atuais, como futuras, e analisar o ambiente externo composto pela concorrência, governo, economia, legislações, fornecedores, etc, assim como também deve se analisar o ambiente interno composto pelos recursos financeiros, humanos e materiais que a empresa possui. Tudo isto levando em conta as ameaças que são os riscos que afetam ou podem afetar a empresa e as oportunidades que são as chances que a empresa deve aproveitar no mercado para alavancar cada vez mais o seu negócio, crescer e se perpetuar no mercado.

Dentro de um planejamento estratégico a empresa cria os seus propósitos estratégicos que na realidade são os seus objetivos para o presente e futuro e que precisam conter estratégias para serem atingidos. Assim, é vital para a empresa que o conhecimento destes propósitos estratégicos não se limite apenas a sua diretoria, como muitas fazem pelo Brasil, mas que também sejam divulgadas aos seus colaboradores, pois, estes é que poderão contribuir para o alcance dos objetivos da empresa, por estarem inseridos no dia a dia e na proximidade de cada operação.

O planejamento estratégico deve ser realizado visualizando os 5 anos futuros da empresa  e não ser tratado como algo rígido, e sim flexível as realidades do negócio e do ambiente, pois, os ambientes sofrem variações, principalmente o ambiente externo que é controlado por variáveis de fora como o Governo e pela economia mundial por exemplo. Portanto, o planejamento estratégico deve ser sempre acompanhado no dia a dia da empresa e revisado ao menos anualmente.

É vital ainda, que a empresa crie e monitore permanentemente os indicadores de performance do negócio, para medir o andamento e desempenho das suas ações e decisões, por exemplo, acompanhar os seus níveis de vendas, níveis de satisfação de clientes, níveis de produção, níveis de estoques, níveis financeiros, etc.

Os níveis de estoque por exemplo, devem ser acompanhados por indicadores, porque quando a empresa realiza compras ela paga um valor por elas, valor este que nem sempre retorna com uma venda a curto prazo, portanto, um excesso de estoques significa dinheiro parado, e mesmo a liquidação quando houver muita demora pode corresponder perda de dinheiro pelos descontos que se dá. Porém, mesmo assim, um nível de estoques é sadio para as empresas, desde que pensado estrategicamente, pois, toda a empresa precisa de algum estoque para demonstração e revenda. Além disto, há alguns estoques, os chamados estoques de segurança que precisam estar sempre atualizados e completos, assim, como daquelas mercadorias que devam ser adquiridas antecipadamente, por demora de fabricação ou raridade no mercado.

Toda a empresa deve monitorar as épocas que tendem a venderem bem ou mal, como por exemplo, na temporada de verão onde as empresas de cidades não litorâneas tendem a ter suas vendas em queda pelas férias e idas dos seus consumidores para as cidades litorâneas desfrutarem das praias. Fato inverso tende a ocorrer com as empresas das praias, que nesta época tendem a vender melhor e pior no restante do ano. Logicamente este fator tende a ocorrer bem mais nos segmentos do comércio.

As datas magnas também devem ser levadas em conta, pois, normalmente aumentam o pico de vendas como Natal, Dia dos Pais, Dia das Mães, etc.

O planejamento estratégico devem ainda contemplar os recursos humanos que são e serão necessários para as operações presentes e futuras da empresa, pois, nem sempre o mercado oferece pessoas capacitadas e dentro do perfil necessário de uma empresa, gerando por vezes, demora de contratação.

Normalmente o planejamento estratégico de uma empresa é feito com base em outras duas ferramentas de gestão, a primeira delas é a Matriz Swot que permite visualizar todo o cenário no qual a empresa está exposta, considerando, as oportunidade e ameaças que lhe assolam, assim, como os seus pontos fortes e pontos fracos para lidar com elas.

A outra ferramenta de gestão é o método 5W2H que permite criar e organizar plano de ação dentro de uma lógica composta por 7 perguntas que devem ser respondidas pela empresa e cujas respostas servem de guia no planejamento estratégico.

Ambas ferramentas já estão discutidas em postagens anteriores neste blog, as quais recomendo leitura para complementar este tema. Com base no uso racional destas duas ferramentas de gestão somadas: Matriz Swot e 5W2H, e levando em consideração os princípios de um planejamento, entendo que a empresas que queiram planejar, possam organizar um bom planejamento estratégico, desde que conheçam bem o seu o próprio negócio e insiram as informações dele no uso destas ferramenta.

Dicas de como ser um Bom Gestor

Nesta postagem vamos abordar algumas estratégias e posturas para um bom gestor, que deve alinhar as suas competências técnicas com as suas competências comportamentais. Em termos de competências técnicas o gestor deve conhecer o negócio da empresa, saber planejar, organizar e delegar, ter um conhecimento técnico do departamento ao qual gerencie. A principal competência comportamental de um gestor é sua habilidade de liderança, a qual deve ser sempre situacional, ou seja, levando em consideração cada situação real, sendo democrático sempre que possível, mas autocrático quando necessário, como por exemplo, quando tenha que decidir pelo desligamento de algum membro, pelas tarefas de subordinado inexperiente, é a chamada liderança situacional.

Para se ser um bom gestor, precisa-se pensar e agir como os donos da empresa, pois, ocupar uma função de chefia é sinônimo da ocupação de um cargo de confiança, sendo esta é apenas adquirida e principalmente mantida por líderes que se comportam conforme os direcionamentos da empresa. Você pode até discordar de algumas ações, tentar discuti-las, mas sempre respeitá-las e buscar cumpri-las, se tais ações foram em total desencontro aos seus valores, o ideal é então trocar de empresa.

Eu, ao centro, com a Equipe numa Celebração

Um pensamento alinhado com as estratégias e decisões da empresa, permite com que o gestor participe ativamente do negócio e cresça juntamente com a mesma. Além disto, o bom gestor precisa buscar em fazer com que seus colaboradores se sintam parte do negócio, pois assim eles tendem a se comprometer mais com o mesmo.

Para se realizar uma boa gestão, é vital que se tenha igualmente uma boa equipe, para isto o gestor deve selecionar, formar, desenvolver e manter bem a sua equipe, usando de toda a sua competência de liderança para isto.

Ouso em afirmar que não existe equipe ruim, mas sim gestor ruim, pois, é ele quem forma, desenvolve e mantém sua equipe, se algo está errado, é porque algumas destas atribuições do gestor estão sendo mal feitas ou sequer feitas. Um bom gestor, escolhe bem os integrantes da sua equipe realizando entrevistas de seleção com segurança, desenvolve bem os membros da equipe através de feedbacks, apoio e de treinamentos, e se necessário desliga da equipe componentes problemáticos que não responderem aos seus esforços e conscientizações para a melhoria. É natural numa equipe ter-se eventuais problemas e até conflitos, contudo, a existência reiterada dos mesmos foge ao comum, devendo sempre se tratar tal questão.

Ser gestor não é sinônimo de sobrecarga de trabalhos, principalmente, se estas forem do tipo operacional, assim, o gestor deve saber delegar tarefas à sua equipe, apoiá-la e acompanhar os seus resultados. Gestores com sobrecarga operacional, normalmente, não possuem tempo para liderar e isto dispersa e desmotiva a equipe em termos de resultados, pois, o gestor ao invés de tomar decisões rápidas e corretas, passa a demorar para as mesmas, além de aumentar a sua chance de erro, isto torna a equipe forçosamente mais lenta.

O bom gestor deve estimular a equipe a se antecipar as suas necessidades, deixando os indivíduos motivados, informados e com espaço para serem inovadores e criativos sem medo. Para isto, o bom gestor deve sempre dizer a contribuição que espera de cada um dos integrantes da equipe e a importância da participação e engajamento de cada um deles.

O espaço para idéias, participações e debates sobre os pontos de vista da equipe deve ser sempre mantido e até ampliado, isto deixa a equipe mais coesa, criativa e inovadora, além, de fortalecer o gestor, pois, uma equipe forte é sinônimo de um gestor igualmente forte.

Um bom gestor também elogia e não se limita a apenas criticar, mesmo as suas críticas são sempre construtivas, com bom senso e tato, voltadas à melhoria, para as quais colabora com a equipe, enfim, sempre que um bom gestor critica, também já apóia a equipe a como corrigir a postura criticada.

O bom gestor precisa proporcionar um clima agradável de trabalho para a sua equipe de modo que o ambiente de setor seja harmônico, que as pessoas sintam o prazer de trabalhar com ele e com os demais naquele departamento, o que tornará não apenas a equipe como ele próprio mais produtivos e felizes.

É importante buscar a coesão cada vez mais da equipe, para isto o gestor deve sempre ritualizar os fatos fazendo celebrações, estando sempre presente nas mesmas e organizando almoços informais com sua equipe para integrá-la sempre. É importante lembrar do dia do aniversário de cada um dos integrantes da equipe e parabenizá-los.

Ferramentas de Gestão: 5 Forças de Porter

A análise das 5 Forças de Porter, é uma ferramenta de gestão que permite analisar e monitorar previamente e constantemente a qualidade de um negócio de uma determinada empresa, tanto antes dela ser aberta, como durante o seu funcionamento.

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Trata-se de uma eficaz ferramenta de gestão criada por um dos Gurus da Administração, o norte-americano Michael Porter no final da década 70, mas que continua atualizada e usada até os dias de hoje por diversos administradores de negócios pelo mundo. Para Porter, a análise competitiva de um mercado, não se limita apenas à análise da rivalidade entre os concorrentes, conforme muitas empresas faziam no passado, e outras menos informadas fazem até hoje de modo incompleto.

Uma empresa além de dever conhecer muito bem todo o seu negócio, incluindo, além de seus produtos e serviços, seus processos internos e externos, precisa conhecer profundamente todos aqueles demais que impactam no sucesso ou insucesso do seu negócio para assim saber lidar com os mesmos de forma estratégica.

Segundo Porter, existem cinco forças, as quais o autor chama de forças competitivas que atingem a competitividade de um certo negócio. Esta competitividade diz respeito ao grau de atratividade que um negócio possui para atrair investimentos de um empreendedor, em relação às suas chances de sucesso.

Assim, Porter defende que sejam sempre analisadas e monitoradas uma a uma cada uma destas cinco forças competitivas de forma que o mercado seja constantemente acompanhado e reavaliado. Em cima disto, a empresa deve criar, manter e atualizar estratégias para competir dentro de um mercado.

Muito embora a análise e o monitoramento de cada força competitiva seja individual, a interpretação e o cuidado com elas é integrado, pois, a mudança e uma das cinco forças competitivas geralmente afeta as demais. Destaco que quando falarmos em produtos, que são ligados à indústria, também estou me referindo a serviços ou mercadorias vendidas, para assim abranger os Setores da Indústria, Comércio e Serviços cumulativamente. Da mesma forma aqui também serão tratados tanto os clientes como os consumidores.

Então quais seriam cinco forças competitivas conhecidas como as 5 Forças de Porter? Vamos a elas:



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1ª Rivalidade entre Concorrentes: Trata-se de analisar os concorrentes diretos, com um produto igual ao da empresa e que em paralelo brigam pelas mesmas fatias do mercado. Deve-se analisar se esta rivalidade é agressiva, onde normalmente impera uma guerra para reduzir preços ou para dar descontos para os clientes, podendo prejudicar as margens de lucros. Há ainda a busca acirrada pela inovação de produtos de modo que um fique a frente à do outro concorrente, o que acaba obrigando ambos a investirem cada vez mais, bem como uso contínuo de ações de marketing igualmente onerosas.  Pode ocorrer ainda de haver um excesso na quantidade de concorrentes, o que torna a guerra maior ainda, e por conseqüente a lucratividade menor.

2ª Poder de Negociação dos Clientes: Trata-se de analisar o poder de barganha de cada cliente no mercado, onde a clientela tem poder para exigir a baixa de preços pelo porte de certos clientes, com alto poder de compra em grande quantidade, ou pela escassez de clientes no mercado, frente a um número maior de fornecedores. Há ainda dentro desta esfera o poder de informação dos clientes, que conhecendo bem o produto e suas próprias necessidades, passam a ser cada vez mais exigentes, não só de qualidade, mas de preço.

3ª Poder de Negociação dos Fornecedores: Pode parecer raro, pois, entende-se que na maioria dos casos o cliente exerça seu poder de compra sobre o fornecedor, mas na prática isto também ocorre, e  pode se inverter quando o poder de força igualmente se inverte. Isto então, normalmente, ocorre quando há poucos ou um único fornecedor para vários clientes ou quando o grau de diferenciação e de qualidade de um único ou poucos fornecedores, superam a maioria dos demais fornecedores. Assim nestas situações, ao fornecedor cabe o poder de fixar preço, prazos e condições de venda, além de optarem para quem, como e quando vender.

4ª Ameaça de Novos Concorrentes: São os riscos de que novos concorrentes, os chamados concorrentes entrantes, ingressem no mercado de uma empresa, aumentando ainda mais a concorrência. Em minhas aulas de administração sempre digo “se existe uma fatia do mercado a ser ocupado, ocupe, senão outro ocupará”, se há espaço para sua empresa crescer “cresça, senão outro ocupará este espaço de crescimento por ela negligenciado”, enfim, por melhor que esteja um negócio ele sempre deve aproveitar as oportunidades e crescer, fechando este espaço aos concorrentes, é a questão do tamanho da empresa contribuindo para a sua competitividade. Porém, há outras barreiras de entrada de novos concorrentes que existem, como por exemplo, as patentes que devem ser registradas, a marca da empresa que deve ter uma imagem impecável, a diferenciação dos produtos e serviços da empresa que devem ser inovadores e diferentes, tendo cada vez mais qualidade agregada dificultando a sua cópia por concorrentes. O acesso aos canais de distribuição, ou seja, aos pontos de venda deve ser cada vez mais explorado, buscando fechar as lacunas aos concorrentes e a empresa deve ter sempre uma reserva decapital, pois, isto lhe dará força financeira frente a concorrentes, através de um seguro capital de giro para as atividades, inclusive, para reserva para épocas de crises. A economia de escala também uma barreira importante a ser implantada, pois, permite que a empresa produza mais e melhor, com cada vez menos recursos, é a chamada gestão da produção e dos processos da empresa. Realizar contratos com grandes clientes, é uma barreira que tende a evitar que um concorrente o invada, e obtenção de incentivos governamentais quando possível também proporciona competitividade frente aos concorrentes, visto que, são procedimentos burocráticos, demorados e de complexa aprovação. Em negócio afetados por legislações em geral para a implantação, como por exemplo, leis ambientais e leis sanitárias, tais questões acabam também por contribuir como barreira que dificulta a entrada de novos fornecedores. Por último, ainda cita as retaliações, que formas que nem sempre prezam pela ética em suas ações, que são situações em que os concorrentes mais antigos visam sufocar o concorrente novato baixando preços e ferindo a sua imagem, justo no momento mais frágil que ele se encontra, ou seja, no seu começo. Contudo, nenhuma barreira de entrada garante 100% que haja ingresso de um novo concorrente no mercado, mas sim, de que haja uma redução do número de entradas dos mesmos.

5ª Ameaça de Produtos Substitutos: São os riscos de que produtos ou serviços parecidos com o da empresa, ainda que jamais idênticos, ocupem parte do espaço de mercado dela. Para reduzir este risco a empresa deve investir em tecnologia tornando seus produtos cada vez mais avançados e se ater muito ao grau de qualidade e de diferenciação do mesmo, buscando tornar cada vez mais distante a semelhança com outros produtos substitutos. É importante ainda que a empresa se foque cada vez mais na confiabilidade do seu produto, pois, isto tende a fidelizar o cliente.

Assim, cabe a empresa criar estratégias para acompanhar cada uma das 5 forças competitivas de Porter, buscando sempre ter ações enfrentá-las e tornar cada vez menor os seus efeitos negativos frente à sua gestão.

Open Officce : Uma Estratégia de Seleção de Talentos

O Open Office é uma estratégia de seleção de novos talentos que consiste em abrir as portas dos escritórios de uma empresa por um ou mais dias para receber a visita de estudantes e de profissionais recém-formados no intuito de captar candidatos a novos talentos através do encantamento destes pela empresa e por suas políticas.

Neste ato normalmente é oferecido aos candidatos um coquetel antes ou após o evento, a seguir é apresentada uma palestra de um gestor demonstrando a empresa, sua história, seu negócio com seus produtos e serviços e as suas políticas de recursos humanos. Algumas empresas neste encontro ainda apresentam um vídeo institucional. Sugiro ainda de modo a cativar e integrar ainda mais o público a aplicação de uma dinâmica de grupo antes da palestra. Pode-se ainda fazer um tour pelas instalações da empresa demonstrando suas operações in loco, o que tende a aguçar ainda mais o interesse do público em se candidatar a vaga.

Aos estudantes, esta estratégia criar um espaço que além de oportunizar uma chance de emprego, oportuniza uma aproximação de como funciona a prática cotidiana que lhes espera assim que se formarem, além disto, o Open Office permite que os presentes possam criar uma rede de contatos para trocarem informações, experiências e até novas propostas de emprego.

No Brasil esta técnica não é ainda muito usada, embora algumas empresas já a usam na captação de traineess, mas é uma estratégia que vem ganhando espaço de inclusão nas políticas de RH das empresas mais inovadoras e competitivas, dado a chance de bom resultado e aos poucos recursos financeiros que se exige, uma vez, que o convite aos estudantes e recém-formados pode ser feito em parceria com as universidades e escola técnicas, envolvendo ainda os grêmios estudantis, sem qualquer custo.

Imagem Juliano Correa da Silva

Em países desenvolvidos como os Estados Unidos, Canadá em alguns países europeus a prática do Open Office já é bastante comum, pois, permite uma aproximação prévia entre os talentos e as empresas do mercado servindo de atalho para que se percebam mutuamente as afinidades existentes entre os novos talentos e a empresa que lhes espera, além de promover-se a boa imagem da empresa.

Para realizar um Open Office de forma eficiente sugiro os seguintes passos:

- Planeje: Reserve antecipadamente uma sala adequada na empresa, ventilada, reservada, com acesso a internet, notebook e data show, lembre-se constantemente que a imagem da empresa deve ser sempre levada em conta, podendo ela aproximar ou até mesmo afastar os candidatos se mal trabalhada;

- Preparo: Prepare um material especificamente para o Open Office contemplando um breve vídeo institucional da empresa e um bom palestrante que domine bem o negócio, hoje, sendo o RH um setor estratégico nas empresas, deve ter ele boas noções do negócio para apresentar, podendo, até contar com o apoio de algum gestor de área;

- Recepção: A recepção deve ser um acolhimento dos candidatos, eles devem ser recebidos com o maior zelo e educação, sentir-se bem. Já na recepção, peça gentilmente o nome, telefone e e-mail de cada um dos candidatos, aproveitando a ocasião para lhes entregar um brinde da empresa como uma caneta e bloco de anotações, isto além de útil ao Open Office, trabalha a marca;



- Dinâmica de Grupo: Antes do começo da palestra aplique uma dinâmica de grupo com foco integrativo de modo a quebrar o gelo do grupo e integrar o mesmo, use técnicas que privilegiem a visualização de afinidades e que sejam objetivas e de fácil entendimento;

- Palestra: Comece apresentando um vídeo institucional da empresa com duração curta e a seguir engate uma breve palestra de apresentação empresarial que deve ser completa, mas jamais exaustiva, e sim objetiva, não pode em hipótese alguma levar mais que 30 minutos, também não deve ser inferior 20 minutos. Pode incluir um breve e direcionado tour pelas instalações da empresa;

- Coquetel: Faça um intervalo de 15 minutos, neste espaço sirva um coquetel para os candidatos e permita uma integração entre eles, o cardápio pode ser médio, envolvendo café, água, refrigerante e wafers, bolachas, que são de fácil digestão e aceitação;

- Relatos: Você pode permitir ao fim da palestra que alguns profissionais da empresa apresentem brevemente seus relatos positivos de como é atuar na empresa;

- Espaço para Perguntas: Embora se corra o risco de por vezes atrapalhar as apresentações, entendo que o espaço deva ser livre, ou seja, que o público possa já ir perguntando durante a palestra, pois, quanto maior for a interação, mais laços e interesses se criam, ainda assim, ao final mantenho um espaço para as perguntas finais;

- Despedida: Agradeça a participação dos candidatos e abra um espaço para que os interessados enviem seus currículos para empresa. Acompanhe os candidatos até a saída dando os cumprimentos finais.