domingo, 16 de dezembro de 2012

A Hierarquia de Processos na Gestão por Processos

A gestão por processos tem o conceito de gestão como de administração e de processos como a realização de uma soma de atividades sequenciais e lógicas que transformam entradas representadas por insumos, nos quais se agrega valor, em saídas representadas por produtos ou serviços que geram um resultado para o cliente.

Assim, todo o processo deve possuir ações em série e estas serem organizadas de forma racional transformando o que entra acrescentando valor para uma saída para um cliente. Assim pode-se citar o processo de fabricação de um tênis, por exemplo, onde se recebe a matéria-prima, no caso o couro como a entrada, aí esta é transformada pela agregação de valor deixando o tênis modulado, costurado, pintado, etc, e se gera um tênis pronto como saída na forma de produto gerando um resultado para o cliente, que pode ser, por exemplo, o de não andar descalço, o de poder fazer caminhadas, o de correr, etc.

Entretanto, entre outros itens e etapas da gestão por processos,  para se ter uma eficiente e eficaz gestão por processos, precisa-se ter claro como se dá a hierarquia entre os processos em uma empresa.


A hierarquia de processo descreve o mesmo de modo vertical, ou seja, do seu nível maior até o menor, nada apresentando sobre as etapas do processo, cuja ferramenta usada para isto é o fluxograma. A lógica da hierarquia processual segue a mesma dos organogramas das empresas, porém, ao invés de tratar de níveis hierárquicos de lideranças ou de áreas, trata de níveis hierárquicos de processos. 

A hierarquia de processos serve ainda para a identificação dos processos essenciais e para análise sistêmica das empresas.

É comum algumas pessoas confundirem os níveis de hierarquias de processos, como se fossem etapas do mesmo, o que está errado, pois, o conceito de nível hierárquico não objetiva graduar fases, mas tão somente definir níveis de hierarquia por ordem de importância, superioridade e detalhamento. As fases sequenciais de um processo são definidas em outra ferramenta chamada de fluxograma também apresentada em outra postagem aqui neste blog.

Os processos constituem a estrutura empresarial mediante uma hierarquia que define o nível hierárquico de importância e de detalhamento de cada ação de trabalho em 5 (cinco) níveis que se desdobram por grau de importância e de poder conforme a seguir:

1º Nível Hierárquico -Macroprocesso: é a soma dos processos de uma empresa e que gera nela por isto um impacto maior que os demais níveis desta hierarquia processual;

2º Nível Hierárquico - Processo: é uma soma de ações seqüenciais e racionais que transformam as entradas em saídas objetivando um resultado ao cliente;

3º Nível Hierárquico - Subprocesso: é um conjunto de atividades para realizar algo;

4º Nível Hierárquico - Atividades: são somas de tarefas para realizar algo;

5º Nível Hierárquico - Tarefas ou Procedimento: são ações executadas por pessoas individualmente ou por pequenas equipes dentro do microenfoque do processo, ou seja, dentro dele em sua parte de menor foco, ou seja, na parte mais específica da ação.

A seguir vamos discutir na figura abaixo um exemplo de hierarquização de processos da área de Recursos Humanos, sendo, que esta lógica é aplicável a quaisquer processos das empresas: marketing, comercial, produção, logística, TI, etc.

ordem
Níveis Hierárquicos
Detalhamento e importância das ações
Macroprocesso
Gestão de Recursos Humanos
Processo
Folha de Pagamento Salarial Informatizada (realizar a importação de dados para a folha de pagamento salarial, digitar os dados não passíveis de importação, calcular a folha de pagamento salarial, realizar a conferência da folha de pagamento salarial, emitir relatórios e recibos salariais, fechar a folha de pagamento salarial).
Subprocesso
Calcular a Folha de Pagamento Salarial Informatizada (Verificar previamente digitações e importações, efetuar o cálculo da folha de pagamento salarial, conferir os cálculos realizados, validar os cálculos realizados ou na eventual invalidação recalcular os mesmos).
Atividade
Efetuar o cálculo da Folha de Pagamento Salarial Informatizada
Tarefas ou Procedimento
Acionar os comandos do software para o cálculo da folha de pagamento salarial informatizada

Note que a hierarquia começa no nível mais amplo e importante e que as ações em negrito vão sendo desmembradas a cada nível subseqüente hierarquizando outros níveis sucessivos dos processos. Cada ítem do processo pode ser desmembrado gerando um subprocesso, porém, isto é feito de cada vez separadamente. No exemplo optamos por desmembrar o ítem do processo chamado calcular a folha de pagamento salarial e assim sucessivamente e que na prática depois faríamos com os demais ítens também.

Nem sempre a hierarquização de processos apresenta ações com títulos tão claros, logo cabe assim, ao responsável pela gestão de processos entender cada ação para interpretar os possíveis sinônimos, ou as informações implícitas, pois, em gestão de processos nem todas as informações são sempre obtidas de forma explícita.

Assim, o gestor por processos, precisa ser uma pessoa como notável senso crítico e reflexivo, com visão sistêmica e holística de todo o negócio da empresa e portador de múltiplas competências como liderança, reflexão crítica, criatividade, senso investigativo, capacidade de compreender os processos sob diferentes lógicas, complexidades, situações e hipóteses e ainda buscar persistentemente pela compreensão, descrição e melhorias dos processos em todos os níveis.


O modo de se conferir se uma hierarquia de processo está lógica é analisando a descrição da hierarquia de baixo para cima verificando que o procedimento (tarefa), faça parte da atividade, que por sua vez deve fazer parte do subprocesso e este precisa estar contido dentro do processo, que, por fim, o processo deve estar inserido dentro do macroprocesso.