quarta-feira, 27 de fevereiro de 2013

Ferramentas de Gestão: Fluxograma padrão ANSI


O fluxograma é uma ferramenta de gestão que demonstra graficamente através de uma linguagem simbólica e escrita todas as etapas operacionais e seqüenciais de um processo, permitindo detalhá-lo, entendê-lo e melhorá-lo.

Os fluxogramas são grandemente usados na gestão por processos para mapear os mesmos permitindo o detalhadamento, entendimento e o aperfeiçoamento destes. Os fluxogramas podem ainda ser usados para comparar processos de uma empresa com outra, como, por exemplo, no benchmarking.

Um fluxograma permite em um processo a visualização dos momentos de decisão, a identificação de quais as entradas e saídas, assim, como o seu fluxo operacional, além de todas as suas operações. O fluxograma permite ainda se descrever toda a sequência de etapas de um processo.

Normalmente os fluxogramas utilizam como símbolos as figuras geométricas (círculos, triângulos, retângulos, losangos, etc) e setas que as unem de acordo com cada roteiro de um processo, onde cada símbolo tem um significado.

Como tipos de fluxogramas cito os seguintes:

- Fluxograma Linear: também conhecido como diagrama de blocos, é uma espécie de diagrama mais simples que permite uma rápida noção de um processo colocado na forma de blocos e sem envolvimento de decisões. É usado para instruções de trabalhos simples ou para demonstrar supercialmente os macros fluxos de processos;

- Fluxograma Funcional: representa o fluxo de um processo entre as áreas de uma empresa através de linhas verticais ou horizontais usadas para definir as responsabilidades e as relações entre cada área empresarial. É mais voltado ao fluxo de trabalho e responsabilidade de pessoas e departamentos. É usado para processos que não se completam em uma única área e com responsáveis diferentes;

- Fluxograma Geográfico: representa o fluxo de um processo entre localidades como uma espécie de mapa elaborado sobre uma planta de um setor ou de uma fábrica;

- Fluxograma padrão ANSI, é o mais complexo, completo e mais usado, conhecido por este nome por seguir o padrão ANSI (American National Standards Insitute), Instituto Nacional Americano de Padronização que desenvolveu este padrão de fluxograma vertical que analisa melhor as interações e detalhes de cada etapa dos processos.

Este fluxograma tem origem na programação de sistemas, mas atualmente é também bastante usado nos processos de negócios e na gestão da qualidade. A seguir um exemplo de um fluxograma padrão ANSI.


Imagem blogs.msdn.com

Alguns dos principais símbolos internacionalmente usados na realização de fluxogramas padrão ANSI são:


Símbolos / Significados
Círculo Alongado = Limites : Serve para estabelecer o início ou o fim de um processo com estas palavras escritas no interior do respectivo símbolo.
Retângulo = Operação : Utilizado para informar operações de qualquer tipo com uma breve descrição das mesmas dentro da sua figura.
Losango = Ponto de Decisão: Usado em etapas do processo nas quais se necessite de uma tomada de decisão com as opções de sim e não como respostas em duas das vértices de sua saída de acordo com o sentido da seta de fluxo.
Seta Fina = Sentido do Fluxo : Usada para mostrar o sentido e a sequência das etapas do processo, podendo apontar para todos os lados, além da direita.
Círculo Pequeno = Conexão:  Indica que uma saída de uma parte do fluxograma será usada como entrada em outra parte. Cada saída deve ser definida por uma letra diferente e pode reingressar no mesmo processo em diversas etapas.
Os principais passos para realizar um fluxograma são:

1º - Escolher um processo;

2º- Listar todas as entradas, saídas, decisões, operações simultâneas e não simultâneas;

3º- Organizar as operações de modo seqüencial conforme a sua realidade, respeitando a simultaneidade ou não entre elas;

4º- Construir o fluxograma com as devidas simbologias e dentro delas colocar os nomes das operações;

5º- Unir os símbolos com setas e respeitando as sequências do processo;

6º- Analisar todo o fluxograma, conferindo o mesmo e verificando a sua correta e fácil visualização e entendimento, inclusive, por pessoas de fora do processo.

O bom fluxograma é aquele que além de completo, permite uma rápida visualização e um rápido entendimento do processo para todos aqueles que precisam ler e interpretar o mesmo, inclusive, daqueles que não tenham participado da sua elaboração ou que não conheçam o processo, pois, o fluxograma além de ser uma ferramenta de gestão, é uma ferramenta de comunicação empresarial também.

Os fluxogramas estão também entre as sete ferramentas da qualidade para definir, analisar e propor a solução de problemas nas empresas que venham a afetar a sua qualidade, além de serem uma eficaz ferramenta de gestão.

Dentre outros erros que devemos evitar ao conferir um fluxograma de processos, os principais erros são o uso de simbologias de pontos de decisão sem as palavras sim e não, ou apenas com uma delas, ou ainda usando abreviaturas, mistura de idiomas, as ausências de pontos de decisão, a falta de simbologias de início e fim ou mesmo destas palavras nelas, falta de setas, setas sem flechas nas pontas para indicarem o sentido, setas tortas, colocação de mais de um início ou fim, setas de sentido duplo numa mesma linha, falta de setas para conexões, conexões misturando números e letras ao invés de se padronizarem apenas para um tipo, conexões ímpares sem o par de entrada e saída, simbologias sem palavras de conceito, uso errado de simbologias, etapas deixadas soltas sem rumo num fluxo, repetição ou omissão de etapas e não fidelização às reais sequências de um processo escolhido.