O fluxograma é uma ferramenta de gestão que demonstra graficamente através de uma linguagem simbólica e escrita todas as etapas operacionais e seqüenciais de um processo, permitindo detalhá-lo,
entendê-lo e melhorá-lo.
Os fluxogramas são grandemente
usados na gestão por processos para
mapear os mesmos permitindo o detalhadamento,
entendimento e o aperfeiçoamento destes.
Os fluxogramas podem ainda ser usados para comparar
processos de uma empresa com outra, como, por exemplo, no benchmarking.
Um fluxograma permite em um processo a visualização
dos momentos de decisão, a
identificação de quais as entradas e
saídas, assim, como o seu fluxo operacional,
além de todas as suas operações. O fluxograma permite ainda se descrever toda a sequência de etapas de um processo.
Normalmente os fluxogramas utilizam como símbolos as figuras
geométricas (círculos, triângulos, retângulos, losangos, etc) e setas que as unem de acordo com cada roteiro de um processo, onde cada símbolo tem um significado.
Como tipos de fluxogramas cito os seguintes:
- Fluxograma Linear: também conhecido como diagrama de blocos, é uma espécie de diagrama mais simples que permite uma rápida noção de um processo
colocado na forma de blocos e sem envolvimento de decisões. É usado para instruções de
trabalhos simples ou para demonstrar supercialmente os macros fluxos de
processos;
- Fluxograma Funcional: representa o fluxo de um processo entre as áreas de uma empresa através de linhas verticais ou horizontais usadas para
definir as responsabilidades e as relações entre cada área empresarial. É
mais voltado ao fluxo de trabalho e responsabilidade de pessoas e departamentos.
É usado para processos que não se completam em uma única área e com
responsáveis diferentes;
- Fluxograma Geográfico: representa o fluxo de um processo entre
localidades como uma espécie de mapa elaborado sobre uma planta de um setor
ou de uma fábrica;
- Fluxograma padrão ANSI, é o mais
complexo, completo e mais usado, conhecido por este nome por seguir o
padrão ANSI (American National Standards Insitute), Instituto Nacional
Americano de Padronização que desenvolveu este padrão de fluxograma vertical
que analisa melhor as interações e detalhes
de cada etapa dos processos.
Este fluxograma tem origem na programação de sistemas, mas atualmente é também bastante usado nos processos de negócios e na gestão da qualidade. A seguir um exemplo de um fluxograma padrão ANSI.
Este fluxograma tem origem na programação de sistemas, mas atualmente é também bastante usado nos processos de negócios e na gestão da qualidade. A seguir um exemplo de um fluxograma padrão ANSI.
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| Imagem blogs.msdn.com |
Alguns dos principais símbolos internacionalmente usados na realização de fluxogramas padrão ANSI são:
Símbolos
/ Significados
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Círculo Alongado
= Limites : Serve para estabelecer o início ou o fim de um processo com
estas palavras escritas no interior do respectivo símbolo.
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Retângulo
= Operação : Utilizado para informar operações de qualquer tipo com uma
breve descrição das mesmas dentro da sua figura.
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Losango = Ponto
de Decisão: Usado em etapas do processo nas quais se necessite de uma
tomada de decisão com as opções de sim e não como respostas em duas das
vértices de sua saída de acordo com o sentido da seta de fluxo.
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Seta Fina =
Sentido do Fluxo : Usada para mostrar o sentido e a sequência das etapas
do processo, podendo apontar para todos os lados, além da direita.
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Círculo Pequeno
= Conexão: Indica que uma saída de
uma parte do fluxograma será usada como entrada em outra parte. Cada saída
deve ser definida por uma letra diferente e pode reingressar no mesmo
processo em diversas etapas.
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Os principais passos para realizar um fluxograma
são:
1º - Escolher um processo;
2º- Listar todas as entradas, saídas, decisões, operações simultâneas e
não simultâneas;
3º- Organizar as operações de modo seqüencial conforme a sua realidade,
respeitando a simultaneidade ou não entre elas;
4º- Construir o fluxograma com as devidas simbologias e dentro delas
colocar os nomes das operações;
5º- Unir os símbolos com setas e respeitando as sequências do processo;
6º- Analisar todo o fluxograma, conferindo o mesmo e verificando a sua
correta e fácil visualização e entendimento, inclusive, por pessoas de fora do
processo.
O bom fluxograma é aquele que além de completo, permite
uma rápida visualização e um rápido entendimento do processo para
todos aqueles que precisam ler e interpretar o mesmo, inclusive, daqueles que
não tenham participado da sua elaboração ou que não conheçam o processo, pois,
o fluxograma além de ser uma ferramenta de gestão, é uma ferramenta
de comunicação empresarial também.
Os fluxogramas estão também entre
as sete ferramentas da qualidade
para definir, analisar e propor a solução de problemas nas empresas que venham
a afetar a sua qualidade, além de serem uma eficaz ferramenta de gestão.
Dentre outros erros que devemos
evitar ao conferir um fluxograma de processos, os principais erros são o uso de
simbologias de pontos de decisão sem as palavras sim e não, ou apenas com uma
delas, ou ainda usando abreviaturas, mistura de idiomas, as ausências de pontos de decisão, a falta de simbologias de início e
fim ou mesmo destas palavras nelas, falta de setas, setas sem flechas nas pontas para indicarem o sentido, setas tortas, colocação de mais
de um início ou fim, setas de sentido duplo numa mesma linha, falta de setas
para conexões, conexões misturando números e letras ao invés de se padronizarem apenas para um tipo, conexões ímpares sem o par de entrada e saída, simbologias sem palavras de conceito, uso errado de simbologias, etapas deixadas soltas sem rumo num fluxo, repetição ou omissão de
etapas e não fidelização às reais sequências de um processo escolhido.
Um dos recursos tecnológicos para
a criação de fluxogramas, é o software free Canva, que é uma ferramenta de
design gráfico permite a criação de fluxogramas de forma simples e fácil de
forma gratuita, a partir de uma variedade de modelo já prontos. O link para fluxogramas do
software é https://www.canva.com/pt_br/graficos/fluxograma/
Há ainda neste software outros modelos de
gráficos, diagramas, organogramas e mapas mentais nos links a seguir:
