Ferramentas de Gestão: 5 Porquês

A ferramenta de gestão conhecida como 5 Porquês na literatura, ou 5 Por ques na gramática portuguesa, é uma técnica simples, rápida, de fácil entendimento e aplicação que permite a análise e a identificação da causa raiz, ou seja, a causa real que dá origem à um certo problema.

É uma ferramenta muito usada na área da Qualidade, tendo sido criada pelo fundador da Indústria Automobilística Toyota, o japonês Sakichi Toyoda, para uso no Sistema Toyota de Produção, favorecendo o aumento da produtividade e da eficiência, e a eliminação do desperdício na manufatura desta fábrica japonesa. Porém, o método dos 5 Porquês é também é aplicado com muita eficiência em qualquer área de gestão ou produção, sendo, bastante usado como Ferramenta para Investigação de Acidentes do Trabalho na área de Segurança e Saúde do Trabalho.

Assim, se trata de um método de análise da causa raiz de um problema a partir de 5 perguntas feitas respondendo os seus 5 respectivos Por ques, ou seja, a cada pergunta realizada e resposta encontrada, se faz novamente outra pergunta do Por que da respectiva resposta, sendo, normalmente na 5ª pergunta do Por que se encontra a causa principal que gera o problema analisado.

Embora, normalmente se use as 5 perguntas com seus cinco respectivos Por ques, nada impede que se usem menos perguntas e assim, menos Por ques, caso a resposta seja encontrada antes, o que de fato ocorre em diversas situações.

O uso da ferramenta dos 5 Porquês consiste inicialmente na apresentação de um determinado problema a ser resolvido, preferencialmente a um grupo de pessoas envolvidas com o problema, pois, aumentará as ideias, seguido da primeira pergunta que será a de Porquê ocorreu o problema?

A seguir, vai se perguntando novamente o Porquê de cada resposta achada, até o 5º Por que, onde normalmente se chega à resposta da causa raiz do problema, porém, há situações em se acha tal causa antes ou depois do 5º Porquê, o não prejudica o uso desta técnica, pois, ela é flexível.

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Para deixar o uso desta técnica dos 5 Por ques, mais clara, apresento a seguir um exemplo de seu uso para Investigar um Acidente do Trabalho ocorrido em uma empresa, assim, o Problema neste caso será a Ocorrência de um Acidente do Trabalho de Queda de Trabalho em Altura, o qual será a seguir analisado com uso do método dos 5 Por ques:

1º POR QUE com a 1ª Pergunta: Por que o trabalhador se acidentou? Porque o trabalhador caiu do andaime onde estava trabalhando em altura.

2º POR QUE com a 2ª Pergunta:  Por que o trabalhador caíu do andaime onde estava trabalhando em altura? Porque o trabalhador não estava usando o cinto de segurança para trabalhos em altura como EPI – Equipamento de Proteção Individual.

3º POR QUE com a 3ª Pergunta:  Por que o trabalhador não estava usando o cinto de segurança para trabalhos em altura como EPI? Porque o trabalhador optou por não usar o cinto de segurança para trabalhos em altura como EPI.

4º POR QUE com a 4ª Pergunta:  Por que o trabalhador optou por não usar o cinto de segurança para trabalhos em altura como EPI? Porque o trabalhador descumpriu uma norma da empresa que lhe obriga a usar o cinto de segurança para trabalhos em altura como EPI – Equipamento Individual de Proteção.

5º POR QUE com a 5ª Pergunta:  Por que o trabalhador descumpriu uma norma da empresa que lhe obriga a usar o cinto de segurança para trabalhos em altura como EPI? Porque faltou fiscalização da sua chefia para evitar a indisciplina do trabalhador no uso do cinto de segurança como EPI para trabalhos em altura.

Portanto, em relação ao Problema: Ocorrência de um Acidente do Trabalho de Queda de Trabalho em Altura, chegamos à conclusão de que sua causa raiz, ou seja, a sua causa origem, foi da falta de fiscalização da chefia, que neste caso representa a empresa, para fiscalizar o uso efetivo do cinto de segurança como EPI para trabalhos em altura pelo trabalhador acidentado.

Uma vez, que encontrada a causa raiz, agora deve-se propor a Solução para a eliminação desta causa a partir de medidas corretivas que evitem a sua repetição, para achar esta soluções, pode-se utilizar outras ferramentas de gestão voltadas à solução como o Brainstorming por exemplo. Ou então tomar-se decisões administrativas sobre a causa raiz descoberta a fim de corrigi-la definitivamente.

Por exemplo, treinamento da chefia para fiscalização do uso de EPIs, auxílio à chefia na fiscalização do uso de EPIs, instalação de câmeras de monitoramento do uso de EPIs, demissão de chefias relapsas na fiscalização do uso de EPI, etc.

Ferramentas de Gestão: 5 Forças de Porter

A análise das 5 Forças de Porter, é uma ferramenta de gestão que permite analisar e monitorar previamente e constantemente a qualidade de um negócio de uma determinada empresa, tanto antes dela ser aberta, como durante o seu funcionamento.

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Trata-se de uma eficaz ferramenta de gestão criada por um dos Gurus da Administração, o norte-americano Michael Porter no final da década 70, mas que continua atualizada e usada até os dias de hoje por diversos administradores de negócios pelo mundo. Para Porter, a análise competitiva de um mercado, não se limita apenas à análise da rivalidade entre os concorrentes, conforme muitas empresas faziam no passado, e outras menos informadas fazem até hoje de modo incompleto.

Uma empresa além de dever conhecer muito bem todo o seu negócio, incluindo, além de seus produtos e serviços, seus processos internos e externos, precisa conhecer profundamente todos aqueles demais que impactam no sucesso ou insucesso do seu negócio para assim saber lidar com os mesmos de forma estratégica.

Segundo Porter, existem cinco forças, as quais o autor chama de forças competitivas que atingem a competitividade de um certo negócio. Esta competitividade diz respeito ao grau de atratividade que um negócio possui para atrair investimentos de um empreendedor, em relação às suas chances de sucesso.

Assim, Porter defende que sejam sempre analisadas e monitoradas uma a uma cada uma destas cinco forças competitivas de forma que o mercado seja constantemente acompanhado e reavaliado. Em cima disto, a empresa deve criar, manter e atualizar estratégias para competir dentro de um mercado.

Muito embora a análise e o monitoramento de cada força competitiva seja individual, a interpretação e o cuidado com elas é integrado, pois, a mudança e uma das cinco forças competitivas geralmente afeta as demais. Destaco que quando falarmos em produtos, que são ligados à indústria, também estou me referindo a serviços ou mercadorias vendidas, para assim abranger os Setores da Indústria, Comércio e Serviços cumulativamente. Da mesma forma aqui também serão tratados tanto os clientes como os consumidores.

Então quais seriam cinco forças competitivas conhecidas como as 5 Forças de Porter? Vamos a elas:



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1ª Rivalidade entre Concorrentes: Trata-se de analisar os concorrentes diretos, com um produto igual ao da empresa e que em paralelo brigam pelas mesmas fatias do mercado. Deve-se analisar se esta rivalidade é agressiva, onde normalmente impera uma guerra para reduzir preços ou para dar descontos para os clientes, podendo prejudicar as margens de lucros. Há ainda a busca acirrada pela inovação de produtos de modo que um fique a frente à do outro concorrente, o que acaba obrigando ambos a investirem cada vez mais, bem como uso contínuo de ações de marketing igualmente onerosas.  Pode ocorrer ainda de haver um excesso na quantidade de concorrentes, o que torna a guerra maior ainda, e por conseqüente a lucratividade menor.

2ª Poder de Negociação dos Clientes: Trata-se de analisar o poder de barganha de cada cliente no mercado, onde a clientela tem poder para exigir a baixa de preços pelo porte de certos clientes, com alto poder de compra em grande quantidade, ou pela escassez de clientes no mercado, frente a um número maior de fornecedores. Há ainda dentro desta esfera o poder de informação dos clientes, que conhecendo bem o produto e suas próprias necessidades, passam a ser cada vez mais exigentes, não só de qualidade, mas de preço.

3ª Poder de Negociação dos Fornecedores: Pode parecer raro, pois, entende-se que na maioria dos casos o cliente exerça seu poder de compra sobre o fornecedor, mas na prática isto também ocorre, e  pode se inverter quando o poder de força igualmente se inverte. Isto então, normalmente, ocorre quando há poucos ou um único fornecedor para vários clientes ou quando o grau de diferenciação e de qualidade de um único ou poucos fornecedores, superam a maioria dos demais fornecedores. Assim nestas situações, ao fornecedor cabe o poder de fixar preço, prazos e condições de venda, além de optarem para quem, como e quando vender.

4ª Ameaça de Novos Concorrentes: São os riscos de que novos concorrentes, os chamados concorrentes entrantes, ingressem no mercado de uma empresa, aumentando ainda mais a concorrência. Em minhas aulas de administração sempre digo “se existe uma fatia do mercado a ser ocupado, ocupe, senão outro ocupará”, se há espaço para sua empresa crescer “cresça, senão outro ocupará este espaço de crescimento por ela negligenciado”, enfim, por melhor que esteja um negócio ele sempre deve aproveitar as oportunidades e crescer, fechando este espaço aos concorrentes, é a questão do tamanho da empresa contribuindo para a sua competitividade. Porém, há outras barreiras de entrada de novos concorrentes que existem, como por exemplo, as patentes que devem ser registradas, a marca da empresa que deve ter uma imagem impecável, a diferenciação dos produtos e serviços da empresa que devem ser inovadores e diferentes, tendo cada vez mais qualidade agregada dificultando a sua cópia por concorrentes. O acesso aos canais de distribuição, ou seja, aos pontos de venda deve ser cada vez mais explorado, buscando fechar as lacunas aos concorrentes e a empresa deve ter sempre uma reserva decapital, pois, isto lhe dará força financeira frente a concorrentes, através de um seguro capital de giro para as atividades, inclusive, para reserva para épocas de crises. A economia de escala também uma barreira importante a ser implantada, pois, permite que a empresa produza mais e melhor, com cada vez menos recursos, é a chamada gestão da produção e dos processos da empresa. Realizar contratos com grandes clientes, é uma barreira que tende a evitar que um concorrente o invada, e obtenção de incentivos governamentais quando possível também proporciona competitividade frente aos concorrentes, visto que, são procedimentos burocráticos, demorados e de complexa aprovação. Em negócio afetados por legislações em geral para a implantação, como por exemplo, leis ambientais e leis sanitárias, tais questões acabam também por contribuir como barreira que dificulta a entrada de novos fornecedores. Por último, ainda cita as retaliações, que formas que nem sempre prezam pela ética em suas ações, que são situações em que os concorrentes mais antigos visam sufocar o concorrente novato baixando preços e ferindo a sua imagem, justo no momento mais frágil que ele se encontra, ou seja, no seu começo. Contudo, nenhuma barreira de entrada garante 100% que haja ingresso de um novo concorrente no mercado, mas sim, de que haja uma redução do número de entradas dos mesmos.

5ª Ameaça de Produtos Substitutos: São os riscos de que produtos ou serviços parecidos com o da empresa, ainda que jamais idênticos, ocupem parte do espaço de mercado dela. Para reduzir este risco a empresa deve investir em tecnologia tornando seus produtos cada vez mais avançados e se ater muito ao grau de qualidade e de diferenciação do mesmo, buscando tornar cada vez mais distante a semelhança com outros produtos substitutos. É importante ainda que a empresa se foque cada vez mais na confiabilidade do seu produto, pois, isto tende a fidelizar o cliente.

Assim, cabe a empresa criar estratégias para acompanhar cada uma das 5 forças competitivas de Porter, buscando sempre ter ações enfrentá-las e tornar cada vez menor os seus efeitos negativos frente à sua gestão.