Ferramentas de Gestão: 5 Porquês

A ferramenta de gestão conhecida como 5 Porquês na literatura, ou 5 Por ques na gramática portuguesa, é uma técnica simples, rápida, de fácil entendimento e aplicação que permite a análise e a identificação da causa raiz, ou seja, a causa real que dá origem à um certo problema.

É uma ferramenta muito usada na área da Qualidade, tendo sido criada pelo fundador da Indústria Automobilística Toyota, o japonês Sakichi Toyoda, para uso no Sistema Toyota de Produção, favorecendo o aumento da produtividade e da eficiência, e a eliminação do desperdício na manufatura desta fábrica japonesa. Porém, o método dos 5 Porquês é também é aplicado com muita eficiência em qualquer área de gestão ou produção, sendo, bastante usado como Ferramenta para Investigação de Acidentes do Trabalho na área de Segurança e Saúde do Trabalho.

Assim, se trata de um método de análise da causa raiz de um problema a partir de 5 perguntas feitas respondendo os seus 5 respectivos Por ques, ou seja, a cada pergunta realizada e resposta encontrada, se faz novamente outra pergunta do Por que da respectiva resposta, sendo, normalmente na 5ª pergunta do Por que se encontra a causa principal que gera o problema analisado.

Embora, normalmente se use as 5 perguntas com seus cinco respectivos Por ques, nada impede que se usem menos perguntas e assim, menos Por ques, caso a resposta seja encontrada antes, o que de fato ocorre em diversas situações.

O uso da ferramenta dos 5 Porquês consiste inicialmente na apresentação de um determinado problema a ser resolvido, preferencialmente a um grupo de pessoas envolvidas com o problema, pois, aumentará as ideias, seguido da primeira pergunta que será a de Porquê ocorreu o problema?

A seguir, vai se perguntando novamente o Porquê de cada resposta achada, até o 5º Por que, onde normalmente se chega à resposta da causa raiz do problema, porém, há situações em se acha tal causa antes ou depois do 5º Porquê, o não prejudica o uso desta técnica, pois, ela é flexível.

Imagem www.albesbrasil.com.br

Para deixar o uso desta técnica dos 5 Por ques, mais clara, apresento a seguir um exemplo de seu uso para Investigar um Acidente do Trabalho ocorrido em uma empresa, assim, o Problema neste caso será a Ocorrência de um Acidente do Trabalho de Queda de Trabalho em Altura, o qual será a seguir analisado com uso do método dos 5 Por ques:

1º POR QUE com a 1ª Pergunta: Por que o trabalhador se acidentou? Porque o trabalhador caiu do andaime onde estava trabalhando em altura.

2º POR QUE com a 2ª Pergunta:  Por que o trabalhador caíu do andaime onde estava trabalhando em altura? Porque o trabalhador não estava usando o cinto de segurança para trabalhos em altura como EPI – Equipamento de Proteção Individual.

3º POR QUE com a 3ª Pergunta:  Por que o trabalhador não estava usando o cinto de segurança para trabalhos em altura como EPI? Porque o trabalhador optou por não usar o cinto de segurança para trabalhos em altura como EPI.

4º POR QUE com a 4ª Pergunta:  Por que o trabalhador optou por não usar o cinto de segurança para trabalhos em altura como EPI? Porque o trabalhador descumpriu uma norma da empresa que lhe obriga a usar o cinto de segurança para trabalhos em altura como EPI – Equipamento Individual de Proteção.

5º POR QUE com a 5ª Pergunta:  Por que o trabalhador descumpriu uma norma da empresa que lhe obriga a usar o cinto de segurança para trabalhos em altura como EPI? Porque faltou fiscalização da sua chefia para evitar a indisciplina do trabalhador no uso do cinto de segurança como EPI para trabalhos em altura.

Portanto, em relação ao Problema: Ocorrência de um Acidente do Trabalho de Queda de Trabalho em Altura, chegamos à conclusão de que sua causa raiz, ou seja, a sua causa origem, foi da falta de fiscalização da chefia, que neste caso representa a empresa, para fiscalizar o uso efetivo do cinto de segurança como EPI para trabalhos em altura pelo trabalhador acidentado.

Uma vez, que encontrada a causa raiz, agora deve-se propor a Solução para a eliminação desta causa a partir de medidas corretivas que evitem a sua repetição, para achar esta soluções, pode-se utilizar outras ferramentas de gestão voltadas à solução como o Brainstorming por exemplo. Ou então tomar-se decisões administrativas sobre a causa raiz descoberta a fim de corrigi-la definitivamente.

Por exemplo, treinamento da chefia para fiscalização do uso de EPIs, auxílio à chefia na fiscalização do uso de EPIs, instalação de câmeras de monitoramento do uso de EPIs, demissão de chefias relapsas na fiscalização do uso de EPI, etc.

Ferramentas de Gestão: Diagrama de Ishikawa

O Diagrama de Ishikawa é uma ferramenta gráfica de gestão da qualidade, que foi criada pelo guru da qualidade japonês Kaoru Ishikawa.

Este diagrama é também conhecido como diagrama de causa e efeito, por permitir visualizar e comparar as causas e o efeito que o problema por elas gerado cria. É ainda popularmente muito conhecido como diagrama espinha-de-peixe por demonstrar no formato de um peixe com a cabeça representando o efeito do problema e as espinhas as causas dele. Este diagrama também é conhecido ainda como diagrama 6M, por apontar as 6 possíveis causas para o problema que gera o efeito  iniciadas pela letra M.

Dentro deste conceito de 6 M, cada M representa uma causa que nesta ótica se divide em Matéria-Prima ( problemas com fornecedores, embalagens inadequadas, falta de qualidade da matéria-prima, atrasos de entregas das mesmas, etc), Máquinas (tipos delas, má manutenção, inexistência de calibragem, avarias, sucateamento, etc), Medidas (formatos mal definidos, indicadores inviáveis, modelos inadequados, más especificações técnicas, etc), Meio Ambiente (infra-estrutura inadequada, lay-out desorganizado, clima organizacional não favorável e pesado, etc), Mão de Obra (empregados mal treinados ou desmotivados, alta rotatividade de pessoal, alto absenteísmo, mal recrutamento e seleção, etc) e Método (normas excessivamente rígidas, procedimentos engessados, processos de trabalho mal planejados ou mal definidos, meios de organização nulos, padrões errados, etc). Assim dentro de cada um destes itens existem causas diretamente com os mesmos relacionados conforme exemplificou-se entre os parênteses.

O efeito que as causas geram é sempre representado por um problema que lhe gerou a ser analisado e a seguir solucionado a partir da análise crítica das causas e de ações corretivas para eliminá-las tomadas por uma equipe de investigação composta por pessoas reunidas para buscarem a solução ponderada de um problema existente numa empresa.

A forma de uso do diagrama é bastante fácil, basta que você desenhar um peixe traçando uma linha horizontal e acima e abaixo dela, fixar 3 linhas, ou seja,  3 em cima e 3 em baixo, dispostas preferencialmente na forma de setas apontadas para a linha horizontal, as linhas de baixo apontam para cima e as de cima para baixo tendo a linha horizontal no meio de ambas, estas setas visualmente aparecem como se fossem espinhas de um peixe, assim como a linha horizontal que as sustentam.

Em cada seta você coloca o significado de cada M, por exemplo, M: matéria prima, que serão as causas do problema que gera o efeito e na ponta da linha horizontal coloca-se o efeito gerado pelo problema a ser analisado e solucionado a partir da reflexão sobre cada M definido em cada seta (espinha). A colocação do efeito gerado pelo problema se dá no formato de um quadrado, elipse ou círculo na ponta da linha horizontal, o que lhe faz aparecer como a cabeça do peixe.

Cada um dos 6 Ms, das espinhas representam como falamos Matéria-Prima, Máquinas, Medidas, Meio Ambiente, Mão de Obra e Método em termos de título, porém, em cada um deles você faz um desmembramento .

Imagem carmeninacio-rh.blogspot.com.br

Em cada um dos desmembramentos você descreve as diversas causas a eles ligadas cuja quantidade mínima e máxima é livre, desde que realmente levantada sobre uma reflexão. Assim você pode ter quantidades diferentes dentro de cada item, por exemplo, um M, tem 5 causas, ao passo que outro tem apenas 2, assim como eventualmente um M, pode ficar zerado, por, em relação a ele nada ter contribuído ao problema, mas em qualquer hipótese para chegar a isto você deve sempre analisar os 6 Ms, ou seja, você só saberá se um M é nulo se analisá-lo antes.

Levantadas todas estas questões se faz uma profunda análise crítica grupal de cada um dos 6Ms, discutindo-se sobre eles e onde impactaram no problema que gerou o efeito e como cada um deles pode ser corrigido.

O Diagrama de Ishikawa é bastante usado não só na área da gestão da qualidade de onde se origina, mas também nas áreas de segurança do trabalho para investigar e prevenir acidentes e na de gestão por processos para manter a performance plena dos processos das empresas através da correção dos problemas e seus efeitos pela eliminação das suas causas e das tomadas de ações corretivas que evitem a sua repetição, da mesma forma usada pela qualidade, seja de processos produtivos de produtos ou serviços, administrativos ou de informações.

As soluções sobre o efeito gerado pelo problema e a eliminação das suas causas podem ser atingidas com base em reuniões de análise crítica, brainstorming (tempestade de idéias), ou por outras ferramentas da qualidade como a 5W2H que abordaremos em detalhes nas próximas postagens, além de outros instrumentos.