Ferramentas de Gestão: Diagrama de Pareto

O Diagrama de Pareto é representado no formato de um gráfico de colunas formadas pela distribuição das frequências em curvas, ou seja, das quantidades de acontecimentos, normalmente problemáticos, demonstrados do maior para o menor permitindo que ao se analisar visualmente o diagrama se possa definir com clareza e rapidez qual é o principal problema, entre diversos que constam no gráfico. 

Assim, pode-se identificar qual dentre os diversos problemas é o mais grave para priorizar a sua correção, antes dos demais problemas menos graves, obtendo um resultado melhor e com menos esforço.

Imagem Adaptada 

https://www.youtube.com/watch?v=VMEhNx0jzOs

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O gráfico acima é uma demonstração do uso do Diagrama de Pareto para a área de RH realizado no software microsoft excel, e exemplifica o problema do excesso da realização de horas extras pelos empregados de diferentes setores de uma empresa. Neste exemplo, busca-se identificar quais os departamentos estão com os maiores excedentes da realização de horas extras para priorizar estratégias de redução das mesmas, inicialmente nestes setores. Pelo gráfico pode-se perfeitamente visualizar que os os setores de Produção, Comercial e Compras juntos representam 86% dos excessos, sendo portanto, os setores para tratamento prioritário do problema, deixando os demais setores para o tratamento secundário.

Em cima de cada um das colunas constam as quantidades de horas extras realizadas, e os respectivos departamentos citados logo abaixo delas. A curva laranja demonstra o percentual acumulado destas quantidades de horas extras, ou seja, a soma entre os setores. O eixo da esquerda do gráfico está fixado com base nas quantidades e o eixo da direita do gráfico está fixado pelos percentuais.

Toda numeração segue do setor com maior quantidade de realização de horas extras para os setores com menores quantidades de realização de horas extras.

O Diagrama de Pareto é uma das Sete Ferramentas da Qualidade, e deve seu nome ao seu autor, o engenheiro e economista italiano, e também um dos gurus da qualidade, Vilfredo Pareto, que a partir de seus profundos estudos e pesquisas em 1897 definiu um princípio, conhecido como Princípio de Pareto, ou como Lei de Pareto, regra 80-20 ou curva de distribuição A-B-C.

Este princípio é bastante usado nas áreas de Gestão, Qualidade, Logística e TI – Tecnologia da Informação, mas também aplicado a quaisquer áreas que busquem resolver problemas de acordo com a prioridade entre eles, inclusive, na área de Recursos Humanos em todos os seus processos. Por exemplo no processo de Segurança e Saúde do Trabalho pode-se investigar incidências de acidentes e suas causas, na área de recrutamento o turnover, etc. 

Pareto criou este princípio ao descobrir em suas pesquisas sobre os problemas da distribuição de riqueza na Itália, que somente 20% da riqueza da população deste país, possuía a maior parcela da riqueza, portanto, 80% da riqueza, logo, concluiu Pareto a existência da proporção 80-20, que se firmou como uma regra que fundamenta este seu princípio.

Assim, por exemplo, 80% do valor de um estoque de mercadorias, é formado por 20% por de seus itens, portanto, neste caso 80% das causas de um problema são representados por 20% das mercadorias, ou em outro exemplo, que 80% do lucro de uma empresa decorre de 20% de seus clientes.

Enfim, 20% das causas tendem a explicar 80% dos problemas, portanto se conclui que um número pequeno de causas tende a gerar a grande maioria dos problemas, demonstrando que muitas vezes pequenas causas geram grandes problemas.

Sendo assim, em torno de 80% dos problemas tendem a ter origem em 20% de causas e com 20% de esforços seriam solucionados.

No site YouTube consta um excelente vídeo no qual me baseei para adaptar o gráfico que fiz na imagem desta postagem, e que ensina com admirável didática como elaborar este gráfico no software Microsoft Excel a quem precisar, segue o link que merecidamente indico para cliquem direto para o canal e assistam  Gráfico de Pareto no Excel: Aprenda a Fazer!

Ferramentas de Gestão: 5W2H

O 5W2H é uma ferramenta de gestão, que permite documentar com clareza os processos de empresas, assim como, propor, definir e organizar ações que ponham em prática a solução de problemas já identificados e ainda permitir a realização de projetos, ações controladas, propósitos, planejamentos estratégicos e gerenciais de diferentes tipos. Trata-se enfim de uma ferramenta de planejamento, organização, execução e controle de ações empresariais, mas que pode ser usada por diferentes profissionais e pessoas e para distintos objetivos.

Se o objetivo do usuário da ferramenta for por em prática a ação mediante um plano para a solução de algum problema, este já deve ter sido solidamente identificado, pode-se usar para isto diversas ferramentas como Árvore de causas, 5 Por Quês, Brainstorming, entre outras, inclusive, o Diagrama de Ishikawa que postei anteriormente neste blog, neste caso o 5W2H é usado a partir da implementação das soluções para as causas do efeito gerado pelo problema pelo diagrama identificado conforme as suas causas dentro dos 6Ms.

O uso da ferramenta da qualidade 5W2H é de fácil aplicação e constitui-se em responder detalhadamente e claramente as 7 perguntas que originam o seu nome e que começam pelas letras iniciais dos nomes em inglês das regras utilizadas nesta metodologia, sendo que 5 regras começam com a letra W e 2 com a letra H que unidas nomeiam a ferramenta:

- What (O que) ?: O que será realizado, quais suas atividades principais ações e etapas;

- Why (Por que) ? Por que será realizado, qual o seu motivo e real necessidade, qual o resultado esperado;

- When (Quando) ? Quando será realizado no que se refere ao tempo, qual a programação de prazos, quais as datas e horários, quando será o começo e o término das ações;

- Who (Quem) ? Por quem será realizado, qual pessoa ou pessoas serão responsáveis;

- Where (Onde) ? Onde será realizado, qual o local físico, qual a abrangência;

- How (Como) ? Como é será realizado, quais as atividades e recursos necessários, qual o método a ser usado;

- How Much (Quanto) ? Quanto custará monetariamente para realizar, quais os gastos, qual o investimento.

Esta ferramenta é bastante usada na área da Qualidade para a implantação de programas e certificações e também nas áreas gerenciais e na área de Segurança do Trabalho.

Por fim, posto um exemplo de uma planilha de um Plano de Ação seguindo a metodologia da ferramenta 5W2H para a implementação de uma CIPA – Comissão Interna de Prevenção à Acidentes em uma empresa.

5W2H		Plano de Ação
What?	O Que?	Implantação de uma CIPA
Why?	Por Que?	Atendimento legal à NR-05 e aumento da segurança do trabalho dos
		dos trabalhadores, assim como a redução de acidentes.
When?	Quando?	Em 60 dias, com começo às 9h no dia 01-03 e término previsto para
		às 18h do dia 29-04-12
Who?	Quem?	O gerenciamento da implantação será feita pelo gerente de RH Juliano
		As Analistas de RH Aline e Sheila apoiarão nas questões operacionais,
		juntas com o Analista de TI Sérgio e o Supervisor de Serviços Gerais Jairo.
Where?	Onde?	A CIPA será implantada na sede matriz da empresa e nela ficará sediada
		e presidida, sem prejuízo da sua interação com as filiais.
How?	Como?	A partir da leitura e observação da NR-05 e da implantação do exposto
		pela mesma. O Sr. Juliano fica responsável pela liberação dos recursos.
How Much?	Quanto?	Haverá um custo de eventuais horas extras das analistas no valor de R$ 200,00
		e na realização do curso de formação dos cipeiros no valor R$ 800,00.

Ferramentas de Gestão: Diagrama de Ishikawa

O Diagrama de Ishikawa é uma ferramenta gráfica de gestão da qualidade, que foi criada pelo guru da qualidade japonês Kaoru Ishikawa.

Este diagrama é também conhecido como diagrama de causa e efeito, por permitir visualizar e comparar as causas e o efeito que o problema por elas gerado cria. É ainda popularmente muito conhecido como diagrama espinha-de-peixe por demonstrar no formato de um peixe com a cabeça representando o efeito do problema e as espinhas as causas dele. Este diagrama também é conhecido ainda como diagrama 6M, por apontar as 6 possíveis causas para o problema que gera o efeito  iniciadas pela letra M.

Dentro deste conceito de 6 M, cada M representa uma causa que nesta ótica se divide em Matéria-Prima ( problemas com fornecedores, embalagens inadequadas, falta de qualidade da matéria-prima, atrasos de entregas das mesmas, etc), Máquinas (tipos delas, má manutenção, inexistência de calibragem, avarias, sucateamento, etc), Medidas (formatos mal definidos, indicadores inviáveis, modelos inadequados, más especificações técnicas, etc), Meio Ambiente (infra-estrutura inadequada, lay-out desorganizado, clima organizacional não favorável e pesado, etc), Mão de Obra (empregados mal treinados ou desmotivados, alta rotatividade de pessoal, alto absenteísmo, mal recrutamento e seleção, etc) e Método (normas excessivamente rígidas, procedimentos engessados, processos de trabalho mal planejados ou mal definidos, meios de organização nulos, padrões errados, etc). Assim dentro de cada um destes itens existem causas diretamente com os mesmos relacionados conforme exemplificou-se entre os parênteses.

O efeito que as causas geram é sempre representado por um problema que lhe gerou a ser analisado e a seguir solucionado a partir da análise crítica das causas e de ações corretivas para eliminá-las tomadas por uma equipe de investigação composta por pessoas reunidas para buscarem a solução ponderada de um problema existente numa empresa.

A forma de uso do diagrama é bastante fácil, basta que você desenhar um peixe traçando uma linha horizontal e acima e abaixo dela, fixar 3 linhas, ou seja,  3 em cima e 3 em baixo, dispostas preferencialmente na forma de setas apontadas para a linha horizontal, as linhas de baixo apontam para cima e as de cima para baixo tendo a linha horizontal no meio de ambas, estas setas visualmente aparecem como se fossem espinhas de um peixe, assim como a linha horizontal que as sustentam.

Em cada seta você coloca o significado de cada M, por exemplo, M: matéria prima, que serão as causas do problema que gera o efeito e na ponta da linha horizontal coloca-se o efeito gerado pelo problema a ser analisado e solucionado a partir da reflexão sobre cada M definido em cada seta (espinha). A colocação do efeito gerado pelo problema se dá no formato de um quadrado, elipse ou círculo na ponta da linha horizontal, o que lhe faz aparecer como a cabeça do peixe.

Cada um dos 6 Ms, das espinhas representam como falamos Matéria-Prima, Máquinas, Medidas, Meio Ambiente, Mão de Obra e Método em termos de título, porém, em cada um deles você faz um desmembramento .

Imagem carmeninacio-rh.blogspot.com.br

Em cada um dos desmembramentos você descreve as diversas causas a eles ligadas cuja quantidade mínima e máxima é livre, desde que realmente levantada sobre uma reflexão. Assim você pode ter quantidades diferentes dentro de cada item, por exemplo, um M, tem 5 causas, ao passo que outro tem apenas 2, assim como eventualmente um M, pode ficar zerado, por, em relação a ele nada ter contribuído ao problema, mas em qualquer hipótese para chegar a isto você deve sempre analisar os 6 Ms, ou seja, você só saberá se um M é nulo se analisá-lo antes.

Levantadas todas estas questões se faz uma profunda análise crítica grupal de cada um dos 6Ms, discutindo-se sobre eles e onde impactaram no problema que gerou o efeito e como cada um deles pode ser corrigido.

O Diagrama de Ishikawa é bastante usado não só na área da gestão da qualidade de onde se origina, mas também nas áreas de segurança do trabalho para investigar e prevenir acidentes e na de gestão por processos para manter a performance plena dos processos das empresas através da correção dos problemas e seus efeitos pela eliminação das suas causas e das tomadas de ações corretivas que evitem a sua repetição, da mesma forma usada pela qualidade, seja de processos produtivos de produtos ou serviços, administrativos ou de informações.

As soluções sobre o efeito gerado pelo problema e a eliminação das suas causas podem ser atingidas com base em reuniões de análise crítica, brainstorming (tempestade de idéias), ou por outras ferramentas da qualidade como a 5W2H que abordaremos em detalhes nas próximas postagens, além de outros instrumentos.