domingo, 8 de julho de 2012

Ferramentas de Gestão: 5W2H

O 5W2H é uma ferramenta de gestão, que permite documentar com clareza os processos de empresas, assim como, propor, definir e organizar ações que ponham em prática a solução de problemas já identificados e ainda permitir a realização de projetos, ações controladas, propósitos, planejamentos estratégicos e gerenciais de diferentes tipos. Trata-se enfim de uma ferramenta de planejamento, organização, execução e controle de ações empresariais, mas que pode ser usada por diferentes profissionais e pessoas e para distintos objetivos.
Se o objetivo do usuário da ferramenta for por em prática a ação mediante um plano para a solução de algum problema, este já deve ter sido solidamente identificado, pode-se usar para isto diversas ferramentas como Árvore de causas, 5 Por Quês, Brainstorming, entre outras, inclusive, o Diagrama de Ishikawa que postei anteriormente neste blog, neste caso o 5W2H é usado a partir da implementação das soluções para as causas do efeito gerado pelo problema pelo diagrama identificado conforme as suas causas dentro dos 6Ms.
O uso da ferramenta da qualidade 5W2H é de fácil aplicação e constitui-se em responder detalhadamente e claramente as 7 perguntas que originam o seu nome e que começam pelas letras iniciais dos nomes em inglês das regras utilizadas nesta metodologia, sendo que 5 regras começam com a letra W e 2 com a letra H que unidas nomeiam a ferramenta:
- What (O que) ?: O que será realizado, quais suas atividades principais ações e etapas;
- Why (Por que) ? Por que será realizado, qual o seu motivo e real necessidade, qual o resultado esperado;

- When (Quando) ? Quando será realizado no que se refere ao tempo, qual a programação de prazos, quais as datas e horários, quando será o começo e o término das ações;

- Who (Quem) ? Por quem será realizado, qual pessoa ou pessoas serão responsáveis;

- Where (Onde) ? Onde será realizado, qual o local físico, qual a abrangência;

- How (Como) ? Como é será realizado, quais as atividades e recursos necessários, qual o método a ser usado;

- How Much (Quanto) ? Quanto custará monetariamente para realizar, quais os gastos, qual o investimento.

Esta ferramenta é bastante usada na área da Qualidade para a implantação de programas e certificações e também nas áreas gerenciais e na área de Segurança do Trabalho.

Por fim, posto um exemplo de uma planilha de um Plano de Ação seguindo a metodologia da ferramenta 5W2H para a implementação de uma CIPA – Comissão Interna de Prevenção à Acidentes em uma empresa.

5W2H Plano de Ação  
What? O Que? Implantação de uma CIPA
Why? Por Que? Atendimento legal à NR-05 e aumento da segurança do trabalho dos
 dos trabalhadores, assim como a redução de acidentes.
When? Quando? Em 60 dias, com começo às 9h no dia 01-03 e término previsto para
às 18h do dia 29-04-12
Who? Quem? O gerenciamento da implantação será feita pelo gerente de RH Juliano 
As Analistas de RH Aline e Sheila apoiarão nas questões operacionais, 
juntas com o Analista de TI Sérgio e o Supervisor de Serviços Gerais Jairo.
Where? Onde? A CIPA será implantada na sede matriz da empresa e nela ficará sediada
 e presidida, sem prejuízo da sua interação com as filiais.
How? Como? A partir da leitura e observação da NR-05 e da implantação do exposto 
pela mesma. O Sr. Juliano fica responsável pela liberação dos recursos.
How Much? Quanto? Haverá um custo de eventuais horas extras das analistas no valor de R$ 200,00 
e na realização do curso de formação dos cipeiros no valor R$ 800,00.