terça-feira, 24 de janeiro de 2012

Como Administrar Conflitos?

Por mais preparada que uma empresa esteja em suas políticas de recursos humanos, sempre existirão conflitos para ser administrados entre os colaboradores, suas chefias, com clientes, com fornecedores e com os próprios diretores, ainda que proprietários do negócio, pois, é natural que em todo o lugar onde exista mais de uma pessoa convivendo surjam os conflitos. O desnatural é que eles sejam ignorados, não sejam administrados e nem prevenidos, o que infelizmente acontece em algumas empresas despreparadas para lidarem com ele.

Embora se tenha como normal a existência de conflitos nas empresas e nas relações humanas, isto não significa dizer que estes conflitos não precisam e nem que devam não ser administrados ou prevenidos, pois, o aumento de conflitos e principalmente a sua repetição, são males que tendem a alcançar o status de doença crônica organizacional.

Administrar um conflito, é muito mais do que solucioná-lo trazendo a harmonia de volta, é sim, mantê-la evitando que um mesmo conflito se repita. Na prática uma parte das empresas não sabe como administrar conflitos, outras sequer o administram ignorando a sua existência e outras tantas o administram de forma errada, pois, apesar de tomarem as medidas certas em algumas ações, pecam, porém, ao não se preocupar em evitar a repetição deste.

Normalmente cabe a área de Recursos Humanos a responsabilidade por administrar e prevenir conflitos dentro da empresa, em especial ao subsistema de RH chamado de Psicologia Organizacional, composto por um profissional psicólogo para isto, o que, porém, não impede que administradores e gestores (chefias) bem preparados o façam também, principalmente quando não se conta com esta profissional no quadro funcional do RH. Em empresas com uma estrutura mais avançada, os próprios gestores de áreas administram os conflitos, tendo o RH apenas como um consultor interno para apoio nestas questões quando necessário.

Quem nunca presenciou numa empresa uma pessoa que vive gerando conflitos e apesar de sucessivas vezes ser orientada a mudar sua postura e ao ter o conflito por ela gerado administrado, retoma o comportamento anterior e volta a causar novos conflitos, seja com as mesmas pessoas, seja com outras pessoas. Assim a empresa, está apenas trabalhando a administração de conflitos, ignorando a prevenção dos mesmos para que não se repitam.

Outros casos ocorrem pela existência na empresa de pessoas que ocupam o status das chamadas vacas sagradas, é um termo indiano, pois, na Índia a vaca por ser considerada sagrada, faz o que quer, pára o trânsito de veículos, derruba mercadorias dos vendedores, anda livre pelas ruas, ataca pedestres, etc. Pessoas assim em algumas empresas também existem, e valem de ter uma relação paternalista com uma chefia ou até com os próprios proprietários de uma empresa, para fazerem o querem sem jamais serem punidas. Se uma pessoa com o status de vaca sagrada causar conflitos, o máximo que poderá ser feito é tentar-se administrá-los, tendo-se ciência que estes tendem a voltar a se repetir, pois nestas empresas, ser vaca sagrada, é sinônimo de santidade, e, portanto, ela é intocável e irrepreensível, mesmo que isto não seja assumido pela empresa, mas apenas disfarçado ou subentendido.

Quando se lida com conflitos gerados por vacas sagradas nas empresas todo o cuidado é pouco, isto exige que a pessoa que se proponha a administrar o conflito tenha extrema educação, cordialidade, paciência e alta política, qualquer descuido pode significar numa ampliação do conflito prejudicando a outra parte envolvida, provavelmente mais fraca, pois, diante de uma vaca sagrada, todos são mais fracos que ela, e em certos casos até mesmo o próprio administrador do conflito.

Situação ainda pior, ocorre quando se tem que administrar conflitos entre duas vacas sagradas, neste caso, você como administrador do conflito precisa agir como um mediador totalmente imparcial independente de quem tenha razão, você precisa tentar mostrar que uma das partes tem razão, sem jamais apontar isto, ou seja, você precisa tentar fazer com que a parte errada perceba por si só, é uma tarefa difícil, mas possível, e o cuidado é maior ainda, pois, você está lidando com duas vacas sagradas, cuja força será dobrada com isto.

Em conflitos normais, com colaboradores que não tenham o status que comentamos, a situação é menos delicada, embora requeira trabalho e persistência. Você como administrador de conflitos, precisa sempre tentar resolvê-los, pois, um conflito não administrado, tende a se agravar, tudo pode começar com um simples desentendimento por um assunto pequeno, mas que as partes vão alimentando, pois, a mágoa das pessoas só aumenta com isto, qualquer ato, mesmo que impensado ou sem intenção por uma das partes é tido como uma provocação premeditada pela outra parte, ai o outro lado reage e conflito vai se estendendo mais, cada lado passa a retrucar com mais força, até se tornar um status de conflito formado pelo ódio e pela disputa permanente.

Imagem colunas.revistapegn.globo.com
Existem casos, em que um conflito por não ser administrado, ou ser feito de modo errado, chega a abranger um setor inteiro, virando um conflito setorial, assim, a administração do conflito terá que ser coletiva e muito mais trabalhosa, uma vez, que envolve um trabalho individual com todos os integrantes daquele setor, inclusive, com a própria chefia.

Vamos agora abordar algumas dicas de como administrar conflitos cuja forma eu faço em minha vida profissional, se forem setoriais, o trabalho deve ser feito com todos os membros do setor:

- Seja imparcial, olhe os fatos com um pensamento neutro e de quem está fora do conflito, analise este conflito ponto a ponto, ouvindo primeiramente as duas partes em separado;

- Não se esqueça de antes de ouvir cada parte, introduzir que o objetivo do diálogo é administrar o conflito e não apenas procurar culpados ou inocentes, mas sim buscar a manutenção de um clima harmônico de trabalho para todos, que você ouvirá as duas partes e que posteriormente sentará com ambas juntas;

- Faça isto em um local adequado, como uma sala reservada com boa iluminação e ventilação, assentos adequados e sem interrupções ou telefonemas, leve ainda uma agenda para anotações, pois, por diversas vezes, existem fatos complexos que envolvem tarefas, setores, clientes, nomes, datas, etc.

- Ouça a chefia de ambos envolvidos, assim, como colegas que presenciaram o conflito a fim de comparar as posições;

- Ao final sente-se com ambas as partes para administrar o conflito, tente fazer com que cada um perceba onde errou, o que sentiu e como faria se pudesse ter feito diferente e que um se coloque no lugar do outro e diga como se sentiria. Não tenha pressa para fechar o acordo, pois, o que importa não é o tempo usado, mas sim o resultado, assim você pode administrar um conflito em apenas 15 minutos num caso e noutro 2 horas ou mais, portanto, jamais tente administrar um conflito com pressa, salvo, se for impossível dispor de mais tempo;

- Uma vez administrado o conflito, acompanhe os envolvidos discretamente por algumas semanas a fim de ver se o conflito não recomeça, se recomeçar refaça o trabalho de uma forma mais intensa, nesta situação comece a tomar sua posição, se alguém está errado, com discrição e educação tente fazer com ele perceba mais diretamente, mesmo assim, sendo político e educado;

- Saiba que ainda que seja na minoria das vezes, alguns conflitos serão inadministráveis por uma ou ambas as partes não cederem, isto é normal, seja persistente, tente, crie outras formas de mediar envolvendo colegas que sejam amigos de ambos ou a chefia, mas não seja teimoso, se mesmo mudando a estratégia não adiantar desista. Nesta hipótese a tendência será de que uma das partes, ou mesmo as duas partes envolvidas no conflito possam ser demitidas. Sugerir demitir alguém nunca é alvo do administrador de conflito, porém, isto em casos extremos pode se fazer necessário para acabar com o mesmo.

Finalmente, mantenha uma política de recursos humanos de acompanhar funcionalmente a todos os colaboradores da empresa desde gerentes, até o pessoal operacional, mesmo que não perceba todos os conflitos (alguns podem estar ocorrendo de modo velado, outros por acontecer), assim, você poderá prevenir conflitos, evitando que estes ocorram e que você precise depois administrá-los.

É menos complexo prevenir do que administrar conflitos, para isto, você deve ter programas de desenvolvimento gerencial e de lideranças, programas de formação e de desenvolvimento de equipes e trabalhar continuamente as melhoras nos processos de comunicação (pois ruídos na comunicação geram conflitos) da empresa e da definição de responsabilidades e de competências, além de outras estratégias de RH.

Numa empresa onde os conflitos não são administrados e nem prevenidos a produtividade cai, pois, enquanto as pessoas estão em conflitos, elas direcionam a ele parte de suas energias e de seu foco para ele, perdendo assim o foco total no cliente e nos serviços.

6 comentários:

  1. não basta ser inteligente tem que ter motivação para inovar e se desenvolver e fazer a empresa crecer.

    ResponderExcluir
  2. Com certeza prezado leitor, o diferencial do bom profissional, é sua capacidade de auto-motivação, auto-desenvolvimento e de criatividade para propor inovações ricas e construtivas para a empresa, auxiliando no crescimento desta, pois, este profissional assume o papel de um verdadeiro colaborador para o negócio e juntamente com ele tende a crescer. Atenciosamente, Prof. Juliano

    ResponderExcluir
  3. A questão de lida com "vacas sagradas" é mesmo muito delicada. E, infelizmente, a maioria das empresas possui pelo menos um ser com esse status. Minha grande preocupação quanto a administração de conflitos é sempre ficar imparcial. O funcionário tem que sentir que não tem uma parte que é mais privilegiada que a outra. Se um deles perceber que está sendo injustiçado de alguma forma, cria-se um novo conflito. E dessa vez envolvendo o setor de RH, o que pode colocar à prova a credibilidade do setor frente aos outros funcionários.
    Complicadíssimo!

    ResponderExcluir
    Respostas
    1. Oi Annalua, obrigado por sua participação, realmente tens plena razão, mas lidar com as vacas sagradas infelizmente sempre será necessário e somente poderemos domá-las se tratarmos elas com calma, tato e imparcialidade, é o único modo e ainda assim incerto de que elas aceitem amenizar a postura, numa nova analogia à Índia, as vacas quando espantadas, tal ato é feito com moderação pelo sagradismo delas, ou seja, se alguém for áspero, pode sofrer punições, numa empresa pode ocorrer a mesma coisa, com quem ousar ser firme em demasia com as vacas sagradas, abraços e voltes sempre! Prof. Juliano

      Excluir
  4. Muito bom conteúdo.. Quais abordagens (perguntas) podemos fazer para que a pessoa compreenda seu erro??

    ResponderExcluir
    Respostas
    1. Boa Tarde Pierre, muito obrigado pelo elogio. No que se refere à sua dúvida de como fazermos para que as pessoas entendam os seus erros, a primeira etapa é começarmos pelo diálogo sem acusar e sim tentar conscientizar a pessoa sobre o seu erro. A técnica é que a palavra erro, falha ou outra semelhante seja substituída pela palavra melhora ou melhoria, as pessoas normalmente não gostam de ouvir a palavra erro, ainda mais quando esta se relaciona a elas próprias, mesmo que inconscientemente, quando alguém cita esta palavra boa parte das pessoas tende a resistir mais. Devemos procurar usar metáforas sempre mais brandas para quaisquer outras palavras que possam aguçar estas resistência consciente ou mesmo inconsciente, outras palavras, por exemplo, que devemos substituir são: substituir dever que implica em ordem, por precisar que implica em necessidade, eu quero, que implica em exigência por eu preciso que implica em apoio, solicitar que implicar em mandar por pedir que implica em buscar um favor, outra palavra mágica é ajuda, por exemplo, eu preciso da sua ajuda para resolvermos tal problema, você poderia me ajudar a entender o que ocorreu nesta situação? Enfim, use sempre as metáforas para abrandar as palavras em quaisquer posturas que envolvam a necessidade de dialogar com as pessoas. Jamais se posicione dizendo que a pessoa está errada ou certa, muito embora você possa ter seu parecer, procure conduzir a pessoa própria a chegar até ele, ou seja, com que ela mesma perceba seu erro, como por exemplo, “como você agiria no lugar dele? Como você se sentiria no lugar dele? O que podemos fazer para melhorarmos esta situação? Como você pode me ajudar a resolver este problema? , etc”. Neste diálogo deve-se buscar ao máximo criar situações em se busquem a empatia de que errou, deve-se ter muita paciência e tempo para conduzir o diálogo, e também muita transparência, se você já tem a confiança da pessoa, é menos difícil, mas se não tiver deves conquistá-la primeiramente, muitas vezes, no mesmo ato do diálogo, pois, nem sempre podemos esperar muito tempo para conquistar a confiança, e buscarmos alcançá-la no mesmo diálogo o que se faz possível sendo-se transparente, tendo bom senso e usando todas as palavras adequadamente, se for necessário mais que uma conversa, agende mais uma, mas não arraste o fato por muito tempo. O diálogo para conscientização da pessoa, segue diversos pontos do feedback, tendo, por exemplo: local reservado, ventilado, iluminado, postura transparente, paciente e de bom senso, troca da acusação pela conscientização, busca pela confiança, etc. Pode-se buscar a reflexão do que a pessoa faria se estivesse no lugar da outra? Como ela buscaria a melhora de outras pessoas que fizeram o mesmo ato que ela? Você precisa sempre focar na técnica da empatia. Quando eu administro conflitos sigo esta linha, mas é um diálogo que exige tempo, não se pode fazer com duração mínima e nem máxima. Atenciosamente, Prof. Juliano.

      Excluir

Seu Comentário é Muito Importante!