Tendências em Departamento Pessoal!

Esta postagem é fruto de uma entrevista por mim concedida à minhas alunas a respeito de Conceitos, Práticas e Tendências de Departamento Pessoal, sendo, os conceitos iniciais abordados na videoaula anexa logo abaixo.

Contudo, como de hábito também transcrevo um texto sobre as principais tendências de departamento pessoal ligadas a área de RH que no vídeo acima abordei, portanto, vamos a elas:

FORMALIZAÇÃO DO PROJETO eSOCIAL:

O eSocial é um projeto do governo federal que objetiva unificar o envio das informações trabalhistas, previdenciárias, fiscais e sociais prestadas pelas empresas como empregadoras em relação aos seus empregados, permitindo uma maior centralização, interpretação e controle das informações por parte do governo. O eSocial faz parte do SPED – Sistema Público de Escrituração Digital, e já está em funcionamento para as relações entre Empregadores e Empregadas Domésticas, mas para as relações entre os Empregadores e Empregados Celetista, ou seja, regidos pela CLT está em fase de implantação entre Setembro de 2016 e o ano de 2017, dado a complexidade das necessidades. Serão ainda inclusos neste controle também os profissionais autônomos, estagiários, etc.

Assim, obrigações acessórias feitas pelas empresa separadamente tais como o CAGED-Cadastro Geral de Empregados e Desempregados onde as empresas informam todos os empregados admitidos e demitidos no mês corrente, para fins de controle da concessão do Seguro Desemprego e a GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações para a Previdência Social, onde a empresa mensalmente emite os depósitos de FGTS dos empregados para a Caixa Econômica Federal e em paralelo envia informações dos empregados à Previdência Social mensalmente para fins de controle sobre as futuras aposentadorias dos empregados e outras questões previdenciárias, serão fundidas neste projeto do eSocial em arquivos digitais unificados. Outras obrigações acessórias anuais das empresas como a RAIS – Relação Anual de Informações Sociais para fins de controle governamental sobre a concessão do PIS e a DIRF - Declaração de Imposto de Renda retido na Fonte, para fins de controle do governo quanto aos pagamentos dos Impostos de Renda de cada pessoa física em suas declarações individuais.

No eSocial também haverá uma maior fiscalização governamental sobre o cumprimento de legislação trabalhista, previdenciária e fiscal das empresas, pois, os cadastros dos empregados referente a cargos, etc, bem como as tabelas, horários, e os eventos que são as verbas pagas ou descontadas a estes em folha de pagamento salarial serão todos padronizados nacionalmente e informados ao governo, assim, como informações relativas à segurança e saúde no trabalho. Assim, com eSocial o Ministério do Trabalho, o Ministério da Previdência Social, a Receita federal e a Caixa Econômica Federal atuarão unidos no controle de todas as informações enviadas pelas empresas a partir de um cadastro unificado e com um cruzamento dos dados.

Dentro deste contexto, o Departamento Pessoal deve estar preparado para uma atuação mais dinâmica ainda do que a já corrida dinâmica que atualmente já se acha, pois, as informações embora unificadas, terão um maior peso, pois, um erro em uma repercutirá em várias outras.

O fluxo de informações precisará ser bem mais preciso, rápido e automatizado, não haverá possibilidade por exemplo, de realizar admissões de empregados com preenchimento da documentação formal apenas alguns dias depois da contratação.

Eventuais erros, dependendo do caso, já terão notificações e multas geradas pelo próprio eSocial de imediato.

REGULARIZAÇÃO DO PROJETO DE TERCEIRIZAÇÃO:

É um projeto de lei 4330/2004 que objetiva regulamentar a terceirização de serviços no país, que já foi aprovado pela Câmara dos Deputados em 2015 e que atualmente está em trâmite no Senado Federal. Trata-se um projeto polêmico, pois, embora traga alguns direitos novos aos trabalhadores terceirizados, traz em especial a liberação para a terceirização da área fim das empresas, ou seja, as suas áreas principais, indo contra à Súmula 331 do TST – Tribunal Superior do Trabalho, que com isto tende a ser revogada.

Atualmente no Brasil, grande parte dos trabalhadores terceirizados tem sido prejudicados por algumas empresas não idôneas que não realizam os depósitos de FGTS e descumprem outros direitos trabalhistas, inclusive, algumas fecham sem pagar sequer os direitos demissionais. Uma liberdade total de terceirização, pode levar muitos trabalhadores da situação atualmente efetiva, para serem terceirizados por suas empresas, mesmo atuando na área principal das mesmas.

Neste contexto, o departamento pessoal precisa estar preparado para lidar com uma nova realidade onde poderá atuar como um departamento terceirizado da empresa para qual unicamente preste serviços e lidar com situações de empregados também terceirizados.

AUMENTO HOME OFFICE:

O trabalho em domicílio tende a cada vez mais aumentar pelo sucesso desta iniciativa pelas empresas e por uma maior aceitação entre os empregados pelas vantagens mútuas que traz.

Neste cenário, o departamento pessoal necessita cada vez mais compreender este formato de flexibilização das relações de trabalho e estar preparado para lidar com diversos trabalhadores em regime de contratação de domicílio, que trabalham a distância diretamente em suas residências em favor da empresa, mas que mesmo assim mantém as suas condições de empregados.

Gestão de Recursos Humanos e Gestão de Pessoas

Embora ambos termos sejam parecidos e muitas vezes tratados como sinônimos, existe uma diferença entre ambos, nem sempre percebidas ou entendidas por todos.

Recursos Humanos, são recursos ligados às pessoas, são em resumo a capacidade do gestor de mobilizar as pessoas no âmbito geral da empresa para que produzam mais e melhor de forma comprometida e motivada.

A Gestão de Recursos Humanos pressupõe uma mobilização em massa que movimente as pessoas de uma empresa inteira, logo, é composta por uma série de processos da área de Recursos Humanos, que precisam ser gerenciados de forma integrada e sinérgica de modo interdependente onde o todo da empresa e as partes se afetam mutuamente.

Para isto a área de Recursos Humanos se subdivide em unidades integradas e especializadas para lidarem com cada necessidade de mobilização das pessoas numa empresa, estas necessidades começam no Recrutamento e Seleção de pessoas qualificadas, no Treinamento e Desenvolvimento constante destas pessoas, para que melhorem ainda mais, assim como das demais que já estão na empresa.

Ainda há Avaliação de Desempenho destas pessoas focando-se numa melhoria contínua e a Remuneração destas que deve ser paga de forma adequada e criativa para que as pessoas se sintam justiçadas salarialmente. Estas pessoas também precisam ter todos os seus direitos trabalhistas respeitados, e serem cobradas sem ultrapassar o grau dos seus deveres, para isto há na área de Recursos Humanos o Departamento Pessoal.  As pessoas ainda devem contar com um ambiente de trabalho seguro, saudável, com menor exposição a acidente e doenças do trabalho, para isto a área de Recursos Humanos conta ainda com a Segurança e a Saúde no Trabalho. Todos estes são alguns dos principais processos de RH que devem agir de forma mútua e unida para que as pessoas verdadeiramente colaborarem para que uma empresa atinja bons resultados, enfim isto é a Gestão de Recursos Humanos, que é feita pelos profissionais de RH, os chamados Gestores de RH.

A Gestão de Pessoas por sua vez, diz respeito ao fato de que se gerenciar pessoas, envolve todos os aspectos humanos e técnicos para isto, enfim, os Gestores de Pessoas são todos aqueles que lideram pessoas numa empresa, ou seja, os supervisores, gerentes e diretores de quaisquer áreas e departamentos.

Imagem Lookfordiagnosis.com

A Gestão de Pessoas é mais voltada às pessoas que cada gestor lidere e aos aspectos específicos do seu departamento e para cumprimento das metas fixadas pela empresa que lhe cabe. Contudo, dentro de uma visão moderna de Gestão de Pessoas, o trabalho em equipe, tanto departamental, entre as pessoas de cada departamento, como interdepartamental, entre todos o departamentos apoiando-se mutuamente é fundamental, evitando-se ter ilhas na empresa, pois, a empresa é única e deve funcionar no seu todo perfeitamente.

Assim, o Gestor de RH, tanto é um Gestor da área de Recursos Humanos, como um Gestor de Pessoas, quando se fala das pessoas da sua área, ao passo, que os demais Gestores de Pessoas gerem apenas pessoas das suas áreas, não interferindo na área de RH.

É importante citar que a Gestão de RH tem uma atuação na empresa inteira, pois, o RH é uma área de Linha no organograma como as demais áreas, mas diferentemente delas, é cumulativamente de Staff, o que significa que para funcionar precisa integrar-se e interagir com todas as áreas da empresa prestando-lhes assessoria em todos os aspectos que envolvam pessoas, mas que por ser de linha não tem poder absoluto sobre estas áreas, mas sim autoridade para influenciá-las positivamente.

Como o Departamento Pessoal faz um Contrato de Trabalho por Experiência?

O contrato de trabalho é um dos principais documentos formais realizados pelo Departamento Pessoal de cada empresa, sendo realizado no ato das rotinas de admissão de cada empregado. Fazer o padrão do mesmo a ser usado em cada empresa requer um bom conhecimento da legislação e da realidade de cada empresa, sendo, recomendável ainda enviar ao advogado para conferência, embora nem sempre é obrigatório dependendo da experiência e da autonomia do profissional que o faz.

Segundo o Art.  442 da CLT o  contrato individual de trabalho é o acordo tácito ou expresso, correspondente à relação de emprego, ou seja, é um ajuste feito por escrito assinado pelas partes ou mesmo verbal  conforme Art. 443 da CLT, mediante uma empresa como empregadora e uma pessoa física como empregado.

O contrato de trabalho pode ser fixado por prazo indeterminado e determinado, sendo, estando entre este último o popular e conhecido contrato de experiência que o tipo mais usual de contratos de trabalho por prazo determinado. Sua duração máxima é de 90 dias e dentro deste prazo poderá sofre uma única prorrogação, ou seja, a divisão de dias de cada parte deve ser feita respeitando este limite de duração, por exemplo, 45+45 dias, 60+30 dias, etc.

O contrato de experiência é celebrado para as partes, empregador e empregado se conhecerem melhor, onde a empresa pode verificar as aptidões, potencial, qualidades e defeitos do empregado e ele pode em contrapartida verificar as qualidades e defeitos da empresa, o seu ambiente, normas, cultura organizacional e métodos de trabalho permitindo que ambos decidam em conjunto ou separadamente sob a possibilidade de permanecerem ligados após o término do contrato de experiência.

Uma vez formalizado um contrato de experiência, sua anotação de prazo de duração deve se dar nas anotações gerais da CTPS do empregado , já o restante do contrato de trabalho em si precisa legalmente constar em anotação em campo específico para ele na carteira de trabalho e previdência social – CTPS de cada empregado mediante assinatura da empresa.

Após passado o prazo de duração da experiência, o contrato passa automaticamente a vigorar por prazo indeterminado.  A CLT trata do contrato de trabalho, expondo as regras para a formalização do mesmo entre os artigos 442 e  456.

Quando realiza-se contratos de trabalho é importante a observação além das recomendações já citadas, as seguintes abaixo:

- Assinatura das duas partes, empregador e empregado e duas testemunhas, com data, feitas sempre que possível no mesmo dia da admissão, isto evita riscos do empregado não querer assinar e já estar trabalhando, já tive casos em minha vida profissional de empregados se negarem a assinar, contudo, isto se deu no horário de começo e houve tempo para mim brecar a admissão;

- No caso de contrato de experiência fixação das datas de começo e de fim, e realização de imediata prorrogação ou rescisão do mesmo ao seu término;

- Qualificação das partes envolvidas:  Nome, CNPJ e endereço da empresa, nome completo e CTPS e endereço do empregado;

- Cláusulas que definam o cargo a ser ocupado, o salário a ser pago e período do mesmo, mensal, por exemplo, o horário a ser realizado, possibilidade de transferência do empregado, descontos de danos ou prejuízos pelo empregado causados, autorização de descontos legais e outros facultativos como alimentação, plano de saúde, etc.

Diversas empresas ainda emitem contratos de trabalho padrões via Word e outras os geram e imprimem automaticamente do sistema de folha de pagamento informatizada. Algumas ainda optam pelos modelos adquiridos nas papelarias, porém, existe o risco dos modelos não contemplarem as reais necessidades da empresa, pois, são feitos para situações gerais.

A seguir segue um modelo básico de contrato de trabalho que precisa ser adequado à realidade e necessidades de cada empresa, pois, a maioria dos bons contratos de trabalho feitos contemplam as cláusulas básicas aqui citadas somadas a outras cláusulas conforme ao interesse de cada empresa em particular.

MODELO BÁSICO DE UM CONTRATO DE TRABALHO A TITULO DE EXPERIÊNCIA

Pelo presente instrumento firmado entre a empresa  .......................................,  inscrita no CNPJ nº ...............................................com sede na Rua .........................................nº........, Bairro ........................,  cidade de ........................., estado de.............,  daqui em diante definida como EMPREGADORA, e de outro lado ......................................................................,  portador da CTPS nº.......................residente na Rua .........................................nº........, Bairro ........................,  cidade de ........................., estado de.............,  daqui em diante definido como EMPREGADO celebram o presente CONTRATO DE EXPERIÊNCIA de acordo com as cláusulas e condições a seguir:

CLÁUSULA 1 – A EMPREGADORA admite o EMPREGADO em caráter de contrato de experiência por (quantidade) dias, de ......./........../.......... à ........../............/..........., podendo ser prorrogado ou rescindido ao seu término.

CLÁUSULA 2-A EMPREGADORA contrata o EMPREGADO para exercer o cargo de ......................... com uma carga horária mensal de ........ horas.

CLÁUSULA 3-A EMPREGADORA  pagará ao EMPREGADO o valor de R$ ......................(..................................................................reais) mensais a título de salário.

CLÁUSULA 4-O EMPREGADO é obrigado a prestar serviços em horas extraordinárias, sempre que for definido pela EMPREGADORA de acordo a Lei, recebendo horas extras com o acréscimo legal, exceto na ocorrência de compensação de horas mediante redução da jornada de trabalho noutro dia.

CLÁUSULA 5-A EMPREGADORA poderá transferir o EMPREGADO para prestação de serviços tanto na localidade como noutra localidade.

CLÁUSULA 6- No caso de dano causado pelo EMPREGADO por culpa ou dolo, fica a EMPREGADORA autorizada a realizar o desconto da importância correspondente ao prejuízo.

CLÁUSULA 7-Permanecendo o EMPREGADO no desempenho de suas funções, após findado este contrato e sua respectiva prorrogação, passará o mesmo a vigorar por prazo inderminado.

E por estarem de total acordo as partes contratantes, assinam o presente contrato de trabalho a título de experiência em duas vias, ficando uma em poder da EMPREGADORA, e a outra com o EMPREGADO.

Cidade....................................................., dia......de .................................de......20.........

EMPREGADOR ______________________________

EMPREGADO _______________________________

TESTEMUNHAS ______________________________________

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 MODELO BÁSICO DE UMA PRORROGAÇÃO DE CONTRATO DE TRABALHO A TÍTULO DE EXPERIÊNCIA

Por acordo entre as partes, fica o presente contrato de experiência que venceria em ......./....../....... prorrogado por mais (quantidade) dias  até____/____/________

 Cidade……..............................…………….., dia…...de…………….................de 20…..….

EMPREGADOR ______________________________

EMPREGADO _______________________________

TESTEMUNHAS ______________________________

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A Tecnologia e a Área de Recursos Humanos

O avanço tecnológico mais do que ter vindo para ficar, veio para representar um avanço contínuo, bem mais do que boa parte das demais áreas, a área de tecnologia sofre uma evolução permanente e extremamente rápida.

Este avanço não se restringe aos profissionais e empresas das áreas de Tecnologia da Informação e Informática, mas abrange a todos os segmentos de empresas e a imensa maioria das profissões.

Hoje dominar a tecnologia da informação que repercute em cada área profissional já não é um diferencial, mas bem do que isto, é uma grande obrigação e vital para a empregabilidade de qualquer profissional que busque se destacar no mercado.

Nesta postagem vamos discutir especificamente a tecnologia da informação aplicada à área de Recursos Humanos e algumas das suas repercussões na mesma.

Começando pelo cenário atual da área de RH temos observado que a imensa maioria das empresas tem informatizado a área, hoje, dominar e usar softwares como Windows, Word, Excel e Power Point já não é um pronto sinônimo de seguir os passos do avanço tecnológico, tendo em vista, que isto é o mínimo necessário para se informatizar uma área, ou seja, é apenas o princípio.

Em termos de RH, contar-se com uma folha de pagamento informatizada, também, embora extremamente necessário, já não é um grande diferencial, na medida em a maioria das empresas já fazem isto. No que se refere, no entanto, ao ponto eletrônico, muito embora, já tenha este software uma grande aceitação e volume de uso, existem ainda empresas que absurdamente se encontram na era do cartão ponto manual, livro ponto ou quando muito, no ponto mecânico via o velho relógio tradicional.

Existem casos em que realmente empresas de alguns segmentos se obrigam a não contar com softwares de ponto eletrônico por terem empregados em postos diferentes de trabalho em clientes, algo muito comum, por exemplo, nas empresas prestadoras de serviços terceirizados de portaria, vigilância, conservação e limpeza.

Contudo, existem outras empresas que, por sua vez, vêem absurdamente a implantação do software de ponto eletrônico como um custo adicional ou pior que isto, por questões culturais entendem que o controle manual permita um monitoramento mais seguro e visível, principalmente, quando alguns dos donos não sejam partidários da tecnologia.

Há alguns anos, numa das empresas que trabalhei como gerente de RH fazíamos diversos avanços tecnológicos, a empresa investia muito em tecnologia, tínhamos softwares avançados em diversas áreas, computadores, impressoras, scanners e data shows de última geração, mas incrivelmente o maior desafio que foi superado foi o de conseguir autorização da empresa para a implantação de um software de ponto eletrônico, não por questões de custos, mas neste caso, apenas por questão de uma cultura organizacional extremamente rígida e que entendia que a única forma segura de controle de freqüência dos empregados era possível através da marcação de ponto num relógio mecânico, pois, assim podiam alguns diretores e chefias visualizarem manualmente a qualquer tempo os cartões pontos de seus subordinados, bem como, pegarem o cartão a qualquer tempo para cobrar explicações dos empregados atrasados e ausentes. Apesar destes percalços após muito diálogo e insistência, finalmente consegui vender a idéia da informatização do controle de ponto.

Um ponto eletrônico elimina a necessidade do trabalhoso cálculo manual de horas extras, horas noturnos, faltas e atrasos por parte do subsistema de RH departamento pessoal, fazendo com que tudo isto se gere automaticamente e ainda evita o lançamento manual no software de folha de pagamento, pois, isto se dá automaticamente pela integração dos dois sistemas. Os cartões ponto outrora manualmente carimbados em seus dias e etiquetados manualmente saem impressos automaticamente via relatórios prontos. O relógio eletrônico que complementa o software ponto eletrônico permite um controle automático de horários de verão, evitando o risco de esquecimento de ajuste nas datas fixadas pelo governo.

A folha de pagamento informatizada por sua vez, através de uma integração com o software de ponto de eletrônico permite que os cadastramentos de empregados se dêem uma única vez, pois, são automaticamente aproveitados pelo software de ponto eletrônico. Ainda em termos de folha de pagamento informatizada, os cálculos no passado manuais se dão de modo automático, e todas as guias de encargos sociais e fiscais são geradas automaticamente pelo sistema evitando a datilografia ou realização manual. Fichas de registro de empregados outrora manualmente escritas ou datilografadas e constantemente atualizadas nestes moldes, agora se atualizam automaticamente e ficam arquivadas dentro do próprio sistema.

As otimizações citadas são apenas algumas das diversas facilidades geradas pela tecnologia ao subsistema de RH de departamento pessoal.

No que se refere ao subsistema de RH de recrutamento e seleção a informatização se dá pelo controle de currículos de candidatos que são recepcionados pelo site da empresa e automaticamente ficam salvos dentro do programa. O programa permite ainda pesquisas automatizadas de currículos de candidatos cadastrados por cargo, escolaridade, experiência, sexo, estado civil, etc.

No programa do subsistema de treinamento e desenvolvimento é possível controlar todas as capacitações que cada empregado realizou ou que precisará realizar, emitir atas de presença e certificados, além de diversas outras utilidades. Um programa voltado ao subsistema de RH de administração de cargos e salários, permite o controle de promoções e transferências de cargos, assim, como diferentes formas de ajuste e controle salarial de modo organizado e estruturado por cargos.

No subsistema de RH de Segurança e Medicina do Trabalho, pode-se realizar um controle efetivo da entrega de EPIs e dos prazos de vencimentos de exames médicos ocupacionais. Enquanto isto no subsistema de RH de avaliação de desempenho, pode-se controlar as avaliações de performance dos colaboradores e emitir sinais de ações a serem tomadas com relação a eles a cada caso, como por exemplo: treinamento, reciclagem, promoção, demissão, etc.

No geral estas ações são apenas alguns dos inúmeros benefícios que a tecnologia permite a área de RH, e logo não se limitam apenas ao que aqui foi citado. No entanto, para que as mesmas funcionem bem e de modo ágil e integrado, é absolutamente aconselhável que a empresa adquira e implante um ERP. 

Imagem tabelasalarial.com

O ERP é a abreviatura de Enterprise Resource Planning em inglês, ou seja, é um sistema de gestão empresarial integrado, que abrange todas as áreas da empresa e faz que todas tenham seus processos, informações e dados interligados, evitando retrabalho de digitações de dados comuns, acesso global a relatórios, principalmente gerenciais, agilidade de comunicação, segurança com back-ups e sistemas de segurança da informação coletivos.

Um ERP é um sistema gerencial corporativo, tendo em vista, que favorece, facilita e agiliza muito as condições para as tomadas de decisões diretivas e gerenciais, a partir de uma segura integração de todas as informações e de uma gama enorme de possibilidades de diferentes relatórios gerenciais que podem, inclusive, serem criados de acordo com as necessidades específicas de cada cliente.

Os acessos às informações no ERP são executados a partir de menus com aparência comum em todas as áreas, mudando-se apenas a visualização do acesso de cada área que é permitida de acordo com a sua necessidade específica. Todo o fluxo de usuários é controlado através de logins e senhas, que além de protegerem os sistema contra acessos intrusos, permitem um rastreamento de todos os trabalhos e operações nele realizados, ou seja, por quem, a que hora, com que objetivo, entre outras.

Ainda que bastante difundidos no Brasil, uma parte significativa das empresas no país ainda não possuem um ERP, algumas pelo alto custo do mesmo, outras por questões culturais e diversas outras por questões da complexidade de implantação do mesmo, pois, ele requer um envolvimento pleno e comprometido de todas as áreas da empresa, inclusive diretores e gerentes, isto gera, um imenso no trabalho na implantação, ainda que os resultados após a mesma sejam infinitamente melhores e que se paguem pelo custo benefício, mas muitos colaboradores, inclusive, gestores e por vezes os próprios donos resistem, tendo em vista que o ERP exige uma mudança radical na cultura organizacional de certas empresas, por se tratar de um sistema radicalmente avançado para algumas realidades organizacionais.

Diante disto, muito embora o ERP já faça parte do dia à dia de diversas organizações, inclusive, de algumas empresas familiares, a implantação do mesmo em boa parte das empresas do Brasil ainda significa um avanço radical tecnológico, que, contudo, vem gradualmente sendo alcançado.

Assim, dentre outras missões da área de recursos humanos, nela também se enquadra um trabalho conjunto com a área de tecnologia da informação a fim de somarem esforços para obterem o apoio da alta direção na aquisição e implantação de um ERP, pois, somente com ele, existe um perfeito avanço tecnológico da empresa e da área de recursos humanos.

Folha de Pagamento Informatizada

A elaboração da folha de pagamento mensal é a principal atividade do Subsistema de RH chamado de Departamento Pessoal que consiste em calcular as remunerações dos empregados e os encargos sociais dela decorrentes. A folha de pagamento pode ser feita tanto de forma manual como informatizada e sua execução além de obrigatoriedade operacional para todas as empresas que possuam empregados (senão ninguém conseguiria receber seus salários) , é também de obrigatoriedade legal.

A Previdência Social, dentre outras obrigações legais, fixa que as empresas são obrigadas nos termos do art. 225 do Decreto nº 3.048/99 a:

- elaborar folha de pagamento mensal da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, de forma coletiva por estabelecimento, por obra de construção civil e por tomador de serviços, com a correspondente totalização e resumo geral, nela constando:

a)discriminados, o nome de cada segurado e respectivo cargo, função ou serviço prestado;

b)agrupados, por categoria, os segurados empregado, trabalhador avulso e contribuinte individual;

c)identificados, o nome das seguradas em gozo de salário-maternidade;

d)destacados, as parcelas integrantes e não-integrantes da remuneração,  os descontos legais; e) indicados, o número de quotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso.

Quando se atua na elaboração da folha de pagamento, é fundamental ter-se claro alguns conceitos:

- Evento: É um tipo de parcela que se divide em Provento quando se refere a um recebimento e de Desconto quando se refere um pagamento por parte do empregado.

Ainda quanto ao Evento quanto a sua forma de uso, ele pode ser do tipo hora, que significa que deva ser lançado (digitado ou importado) em quantidades, por exemplo 10 horas extras, ou tipo valor que significa que ele deve ser lançado por valores como comissões por exemplo.

O evento pode ser de forma variável (que pode variar quanto ao direito do empregado em receber a cada mês, como, por exemplo horas extras, comissões, que são devidos apenas se houver realização de trabalho em horário extraordinário e realização de vendas com alcance de metas, etc) e que por assim serem precisam ser lançados mensalmente ou de forma fixa, os chamados eventos fixos (que não variam quanto ao direito de recebimento em cada mês, são permanentes, como por exemplo, salário-base mensal, adicional de periculosidade se o risco for mantido, o que normalmente ocorre, etc). 

Assim sendo, os eventos variáveis são lançados a cada folha e os fixos, apenas na primeira de cada empregado e são mantidos salvos e parametrizados (regrados) para que a partir dali o próprio sistema de folha de pagamento os lancem automáticamente, evitando a repetição de digitações mensais que seriam iguais.

Em todas as folhas informatizadas você define isto no cadastro de eventos fazendo parâmetros para eles quanto a isto (regras). O lançamentos dos eventos na folha se dá através de códigos que o usuário digita ou importa, caso haja sistema de ponto eletrônico integrado. Os eventos também são conhecidos como verbas;

- Incidências: É a fixação dentro da folha de pagamento sobre em que incidirá cada imposto ou encargo (INSS, FGTS, IRRF, etc). Normalmente isto se faz definindo dentro do cadastro de cada evento se ele servirá ou não de base de cálculo (se o valor dele receberá aplicação do percentual) para cada imposto ou encargo;

- Remuneração: Não é apenas o salário, mas sim ele acrescido de todas os demais proventos como horas extras, adicional noturno, comissões, prêmios, etc;

- Adicionais: São eventos que se adicionam algum percentual, como por exemplo a hora extra que sofre um adicional de 50% ou 100%, o adicional de insalubridade que permite sai de um cálculo do salário mínimo percentualizado (10, 20 e 40%), adicional de periculosidade (30% sobre o salário base), adicional noturno (20% do valor da hora), adicional de tempo de serviço, os chamados anuênio(1 ano), triênio(3anos) e quinquênios (5anos) quando fixados por sindicatos para empregados com estes tempos de serviço na empresa e com incidência sobre o salário deles, etc;

- Variáveis: São eventos que variam, logo, não tem valor fixo, por exemplo, horas extras, um empregado pode fazer 10h num mês, 3 num outro e nada noutro, assim como o adicional noturno no que se refere as horas. As comissões também podem ter o valor variado conforme a quantidade de vendas do empregado e o alcance ou não das metas;

- DSR: É a popular abreviatura de descanso semanal remunerado (dias de descansos que precisam se pagos como por exemplo folgas e feriados). O DSR deve incidir sobre as variáveis também, ai você integra ele ao valor das mesmas através de um cálculo que futuramente postarei neste blog e neste caso você terá o evento DSR sobre Variáveis. Para empregados mensalistas (recebem o salário calculado por mês) DSR já faz parte do salário, ou seja, nele já está incluido, apenas empregados horistas (recebem o salário calculado por horas) o recebem separado;

- Encargos: São todos os impostos que da folha se geram, tais como Imposto de Renda retindo na Fonte (IRRF), Contribuições Sindicais, Previdência Social (INSS), FGTS (Fundo de Garantia de Tempo de Serviço), etc;

- Parâmetros: São as regras de cálculo dados ao sistema através de parametrizações, algumas vem prontas com que ele enviadas pelo desenvolvedor, outras o usuário mais experiente cria e customiza às suas necessidades acrescentando as que já vem prontas;

- Integração de Sistemas: É o fato do sistema de folha de pagamento por exemplo, estar integrada ao de ponto eletrônico, quando assim é, você cadastra um empregado na folha e ele automáticamente se copia para dentro do sistema de ponto eletrônico, etc. Enfim ambos os sistemas de falam a aproveitam dados cadastrais uns do outros, além de trocarem informações e permitirem importações e exportações conforme ítem a seguir;

- Lançamentos: É a digitação ou importação dos eventos. Quando você trabalha com cartões pontos manuais, você precisa somar as horas extras, noturnas, faltas e atrasos dos mesmos manualmente e ai digitará a quantidade dentro da folha em cada código correspondente a estes eventos. Se ao contrário, você tiver um relógio ponto eletrônico com a folha integrado, esta vinculação permitirá que de dentro do software de ponto eletrônico você exporte a quantidade de tais eventos, por ele automáticamente calculados para dentro da folha de pagamento evitando assim a digitação, ou seja, a folha importa as informações que o ponto à exporta;

- Login: O login é de senha da folha, alguns sistemas ainda contemplam a necessidade de digitação do usuário, cada usuário é uma pessoa que tem acesso ao sistema e cada um tem o seu login. Isto além de evitar que pessoas não autorizadas acessem o sistema, permite que seja rastreado quem porventura errar numa folha pelo seu login. Contudo, o principal objetivo disto, é permitir que haja hieraquia técnica entre os usuários, havendo alguns, com acesso livre e total e outros com acesso restrito, ai neste caso, estes não podem alterar áreas restritas do sistema, pois, isto fica apenas a cargo da chefia ou usuários muito experientes;

- Fechamento de Folha: Significa a etapa final quando todos os cálculos já estejam conferidos, encerrados e já encaminhados, assim alteração alguma não pode ser mais feita, pois, por exemplo os salários já foram para o banco, etc;

- Versão: A maioria dos sistemas de informática, ou seja, softwares, sofre alterações de versões periódicas, seja em virtude de melhorias, seja em face de alterações decorrentes de mudanças de Leis que impactam nas rotinas destes. Portanto, versão, se trata de uma atualização de um software que no caso de folha de pagamento normalmente é de observância obrigatória por envolver diversas leis.

Na realização da folha, tanto as férias como a rescisões de contrato de trabalho são lançadas justamente para o fim da apuração de tais encargos, além das próprias remunerações. O 13º salário tem a sua 1ª e 2ª parcelas também calculadas no mesmo programa de folha.

É importante que o usuário tenha cuidados com todos os cadastramentos a serem feitos (empregados, sindicatos, horários, tipos de vales transportes, eventos, etc), pois, uma vez errados ou incompletos estes implicam em sérios erros na folha e trancamento de algumas atividades.

Atenção especial também se deve dar a atualização das tabelas de INSS (Previdência Social), Salário Família e IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) sob pena de todos os cálculos se darem errados e por consequência também o pagamento de tais encargos e impostos, implicando em multas futuras. Assim, sempre que o Governo altera tais tabelas estas devem ser também alteradas no sistema de folha de pagamento, assim, como o Salário Mínimo, pois se desatualizado, além de pagar menos para quem o recebe, implicará no cálculo errado do adicional de insalubridade sobre ele incidente.

Atualização ainda se faz necessária quando as passagens(tarifas) de ônibus sobem de preço, pois, isto implica no cálculo de Vale Transporte deixando o desconto a menor se permanecer indevidamente o preço antigo no cadastro. Da mesma forma o valor do Vale Refeição ou Alimentação quando o preço se altera.

Alguns sistemas de folha precisam ainda que o usuário atualize o nº de dias úteis e domingos e feriados de cada mês para o cálculo do DSR sobre variáveis (horas extras, adicional noturno, etc).

Atualmente a imensa maioria das folhas de pagamento são informatizadas, o que requer que usuário de tais softwares tenha bom domínio de informática e de cálculo manual da folha, pois isto é útil, para realizar as conferências e explicar os contra-cheques aos empregados.

Quando se opta por uma folha de pagamento informatizada, inúmeras vantagens passam a ocorrer representando agilidade e menor número de erros pelo usuário.

Algumas delas são:

- Cálculo automático de todos Proventos e Descontos, além dos encargos, não só da folha de pagamento, 13º salário, como de férias e rescisões de contratos de trabalho, bem como geração e impressão de guias, avisos e recibos de férias, rescisões e de salários;

- Lançamento em uma única vez de eventos fixos que passam a automáticamente se repetirem a cada mês, não mais precisando o usuário digitá-los;

- Integração com outros softwares da empresa e de outras áreas como a contábil, financeira, comercial, demais subsistemas de RH, etc, reduzindo trabalhos de todos;

- Integração com softwares de registro de ponto eletrônico, recebendo a importação dos mesmos sem a necessidade de digitação;

- Monitoramento automático das escalas de férias, permitindo um melhor controle das mesmas para evitar a dobra destas;

- Automatização de todos os documentos admissionais, entre eles contratos de trabalho e fichas de registro de empregados findando digitações paralelas, pois, os sistemas de folhas de pagamento possuem contratos e fichas próprias que aproveitam os dados nela cadastrados;

- Inúmeros tipos de relatórios informatizados de controles e custos, gerados de modo seguro e rápido;

- Monitoramento de afastamentos por licença maternidade, auxílio doença, acidente do trabalho, etc;

- Elaboração antecipada de rotinas anuais como RAIS e DIRF para entrega nos devidos prazos;

- Controles de recebimento e entrega de Vales Transportes de modo informatizado;

- Geração automática de CAGED e GFIP (SEFIP) integrando-se com tais programas do Minstério do Trabalho e da Caixa Econômica Federal;

- Geração automática de um arquivo bancário para pagamento das remunerações em qualquer banco;

- Possibilidade de back-ups de todas as operações evitando perdas.

Para operar um software de folha de pagamento com eficácia, deve o usuário ter um bom domínio sobre todos os tipos de cálculos manuais e demais tarefas de departamento pessoal, além, de legislação trabalhista e previdenciária e receber um treinamento completo, quem já possue experiência em outros softwares de folha de pagamento ao trocar de emprego para uma empresa que possua outro tipo, se possível deve passar por um treinamento básico, mas nada impede que se consiga rodar a folha sem tal, desde que o usuário domine bem as lógicas de operação de folhas e seja autoditada, fatos estes que já participei.

Existem diversos softwares de folha de pagamento disponíveis no mercado com custos compatíveis ao benefício que geram, os principais deles que já trabalhei por vários anos operando, treinando usuários e parametrizando (gerando as regras dos cálculos de implantação de cada software nas empresas que gerenciava o RH) folhas de pagamentos e que indico sem detrimento a outros que não conheço, são o Rubi desenvolvido pela empresa Senior, o Protheus desenvolvido pela empresa Microsiga e o RM Folha desenvolvido pela RM Sistemas.

O assunto sobre folha de pagamento é bastante amplo, minha idéia aqui é apenas dar uma introdução a ele e a sua forma informatizada sem, porém, esgotar o assunto, que é muito rico.