Como Calcular o IRRF?

O IRRF, imposto de renda retido na fonte, incidente sobre a remuneração salarial dos empregados trata-se de um imposto obrigatório que é retido na fonte, ou seja, na empresa que paga a remuneração sujeita à incidência, ou seja, ao desconto de IRRF.

O cálculo é relativamente fácil, primeiramente você deve somar todas as parcelas de natureza salarial recebidas por um empregado em uma certa data, ou seja a remuneração bruta, tais como salários, horas extras, adicionais de insalubridade ou de periculosidade, comissões, horas noturnas, DSRs, etc. 

Desta soma se desconta o valor do INSS devido pelo empregado à Previdência Social como INSS, a eventual Pensão Alimentícia por ele paga, assim, como a Previdência Privada caso paga complementarmente por ele e os dependentes legais (filhos até 21 anos ou até 24 anos se estiverem cursando ensino técnico ou superior, ou inválidos de qualquer idade, esposo ou esposa, pais e avós que sejam isentos de Imposto de Renda. Atrasos, Saídas Antecipadas, Faltas ao Trabalho e Descontos de DSRs(folgas) por faltas, devem ser descontadas também da Remuneração do empregado antes de se ir para a Tabela de IRRF, pois, estes valores o empregado não recebeu, e, portanto, não pagará imposto sobre eles.

Assim, você achará a Base de Cálculo mensal para o IRRF, importante ainda dizer, que o valor por cada dependente, é definido na tabela de IRRF em vigor, assim, como as faixas e percentuais de desconto, que chamamos de alíquotas.

Definida a Base de Cálculo mensal de IRRF, basta apanhar o valor desta remuneração, já abatidos os dependentes, INSS, Pensão Alimentícia e Previdência Privada, e ir-se para a Tabela, enquadrando-se o valor na faixa, e em seguida lhe aplicando a Alíquota constante, e por fim, ainda se abate a Parcela a Deduzir definida na mesma tabela.

Tabela de IRRF: Rendimentos do Trabalho tabela progressiva mensal para fatos geradores ocorridos a partir de 1ª de Abril de 2015.  Lei 13.149/2015

Base de Cálculo Mensal   Alíquota     Parcela a Deduzir

  Até R$ 1.903,98                                        Isento                        -

  De R$ 1.903,99 até R$ 2.826,65                 7,5%               R$ 142,80

  De R$ 2.826,66 até R$ 3.751,05                15,0%              R$ 354,80

  De R$ 3.751,06 até R$ 4.664,68                22,5%              R$ 636,13

  Acima de R$ 4.664,68                                27,5%              R$ 869,36

Deduçăo por dependente: R$ 189,59

Assim se por exemplo, um empregado que receba em um dia de Abril de 2018 uma Remuneração Bruta de R$ 3.000,00, terá o valor de INSS R$ 330,00 (11% previsto na Tabela de Contribuição Previdenciária desta época), que tenha 02 dependentes (R$ 189,59 por dependente previstos na Tabela de IRRF desta data, multiplicados por 2 dependentes=R$ 379,18), e que não pague Pensão Alimentícia ou Previdência Privada, as quais neste caso consideraremos como Zero, terá uma Base de Cálculo Mensal de R$ 2.290,82, e cairá na faixa com alíquota de 7,5% pela qual multiplicaremos, achando R$ 171,81 e deste valor tiraremos a Parcela a Deduzir definida pela mesma Tabela de IRRF para esta faixa que é R$ 142,80, encontrando um IRRF de R$ 29,01. Neste exemplo, o empregado não teria faltas e nem atrasos, saídas antecipadas ou descontos de DSRs por falta. Importante, ainda observar que de acordo com o Art. 67 da Lei nº 9.430/96, é dispensada a retenção de IRRF cujo valor do cálculo final resulte em valor igual ou menor que R$ 10,00 (dez) reais, portanto, neste caso, o valor do IRRF encontrado não será descontado, ou seja, apenas se efetua descontos de IRRF a partir de R$ 10,01 (dez reais e um centavo).

Vale lembrar que antes de calcular o IRRF sempre se deve calcular o valor da contribuição previdenciária do trabalhador, que muda anualmente juntamente com a Tabela de Contribuição para Previdência Social dos empregados, normalmente, no dia 01 de Janeiro de cada ano.

Já a Tabela de IRRF sua última mudança ocorreu em 01 de abril de 2015, mas ocorrendo eventuais correções desta, deve-se usar a mesma.

Porém, a lógica do cálculo aqui explicada será a mesma, desde que se atualizem as tabelas. Por fim, lembro que além dos trabalhadores empregados, também os Trabalhadores Avulsos e Empregados Domésticos, sofrem a retenção de IRRF da mesma forma aqui explicada. Os Autônomos também seguem lógica parecida no cálculo do IRRF, mudando-se apenas a observação aos percentuais de descontos de INSS que  podem ser distintas.

Cabe a fonte que que faz a retenção o recolhimento do IRRF descontado do trabalhador através da guia DARF.

Benefícios Flexíveis

A concessão dos Benefícios Flexíveis, também conhecido como Flex, é aquela que se dá a partir de um método que permite  que cada colaborador de uma empresa opte pelo tipo de benefício que mais se adéqüe ao seu estilo de vida dentro de um Pacote de Benefícios Flexíveis oferecido por ela. A premissa desta flexibilidade de concessão é a de que os estilos de vida variam de acordo com a idade, estado civil, existência de filhos, escolaridade e objetivos individuais de cada colaborador da empresa.

A oferta de um Pacote de Benefícios Flexíveis por parte de uma empresa aos seus colaboradores favorece uma maior atração e retenção de talentos, além de melhorias na satisfação dos colaboradores e do clima organizacional da empresa e é uma forma de remuneração indireta que assim não sofre encargos. Aos colaboradores beneficia a escolha por um Pacote de Benefícios mais adequados as suas necessidades.

Normalmente as empresas que ofertam estes tipos de benefícios organizam o mesmo a partir da definição de uma quantia de pontos ou de reais de acordo com as faixas salariais dos colaboradores que permitem com que os mesmos escolham os benefícios dentro dos limites estabelecidos. A chave do sucesso para a implantação e manutenção de um Programa de Concessão de Benefícios Flexíveis está no planejamento, organização e manutenção do programa, portanto, trata-se de um programa que exige da empresa uma boa gestão.

Um dos cuidados essenciais que deve ter ao implementar um Programa de Concessão de Benefícios Flexíveis diz respeito às questões legais a serem observadas, na medida em que benefícios impostos legalmente devem ser contemplados em todos os pacotes, como o Vale Transporte limitado ao desconto de 6% do salário base do colaborador e o Reembolso Creche. Os benefícios relativos à alimentação, embora não obrigatórios por lei, possuem como limite de desconto o valor 20% do valor de cada refeição. Já os empréstimos consignados em folha de pagamento quando apenas intermediados pela empresa junto aos bancos com o efetivo desconto em folha devem observar a lei própria.

Imagem www.agapedobrasil.com.br

O Programa de Concessão de Benefícios Flexíveis devem ser preferencialmente estendidos a todos os colaboradores da empresa evitando discriminações e insatisfações juntos aos colaboradores, mas há empresas que optam por incluir no programa apenas colaboradores que já tenham passado do contrato de experiência. Colaboradores afastados por doença ou acidente do trabalho devem continuar participando do programa sempre.

Para amenizar a complexidade de gestão do programa a empresa deve ter regras e prazos bem definidos para as eventuais mudanças de escolhas dos colaboradores, sendo esta normalmente anual, contudo, exceções quando bem fundamentadas e excepcionais devem ser estudadas caso a caso. Não pode simplesmente regrar que um empregado que não tenha aderido ao plano de saúde, não possa fazê-lo antes de 1 ano,  em casos de doenças graves ou acidentes, ainda que tenha ele de arcar com a carências do plano neste caso.

Apesar de não ser uma proposta nova, pois, já se fala sobre Benefícios Flexíveis desde a década de 1990, a maioria das empresas não é adepta do programa, dentre as razões citadas como motivo para isto cito as alegações de complexidade de gestão exigida, problemas legais, entre outros.

Na realidade em minha visão a complexidade de gestão e os problemas legais que envolvem um Programa de Concessão de Benefícios Flexíveis dependem muito do modelo que se adote, sendo, portanto, incabidas as alegações se expostas de modo indiscriminado e totalitário.

Se a empresa não está preparada para um programa complexa, nada a impede de fazer um programa simplificado, em minha carreira diversas vezes me deparei com insatisfações decorrentes de colaboradores que queriam optar por um plano de saúde completo com internação hospitalar, ao passo que outros se contentavam com um modelo de plano de saúde ambulatorial, optando assim a empresa por manter um plano incompleto.

Noutras situações, há colaboradores que estudam e recebem bolsas de estudos das empresas, ao passo que outros já formados nada recebem e da mesma forma reclamam. Para estes casos mais simples e cotidianos, é bastante viável ter-se 2 tipos de planos de saúde, um ambulatorial e outro hospitalar, podendo, inclusive, serem com a mesma operadora. E pode-se flexibilizar até mesmo na questão das operadoras, tendo 2, sendo um mais renomada. Dentro desta flexibilização é perfeitamente incluir a opção do Plano de Assistência Odontológica.

Se a empresa oferece bolsa de estudos para os empregados que se formam, nada impede que ela também faça o mesmo para cursos de aperfeiçoamento, idiomas ou mesmo pós-graduações aos já formados.

As questões legais podem ser reduzidas com a observação da legislação e com a não concessão de benefícios que impliquem problemas legais. Muito se discute quanto a questão do Vale Transporte e a sua substituição por Vale Combustível aos colaboradores que vem trabalhar de carro, pois, a legislação do Vale Transporte proíbe claramente o pagamento deste em dinheiro, pois, teme que o trabalhador faça uso do valor para fins alheios ficando sem condições de vir trabalhar.

Realmente é um ponto anacrônico e engessado da legislação que atrapalha a concessão legal do Vale Combustível, a saída para isto está em Acordar tal benefício com o Sindicato dos Empregados e ainda assim haverá algum risco embora reduzido.

O Seguro de Vida pode ser um paralelo com a Previdência Privada, devendo o colaborador optar por um deles. Há ainda a possibilidade de permitir a opção entre o Vale Refeição que serve para almoços e lanches e o Vale Alimentação que serve para compras em supermercados.

É natural que colaboradores com um maior poder aquisitivo gostem de variar os restaurantes, ocasião na qual o Vale Refeição quando seu valor é superior ao preço da comida atrapalha, gerando créditos que acabam por obrigar uma nova ida ao local, fato este que não ocorre em supermercados.

Enfim, se as empresas estipularem um modelo simplificado como o que sugiro, entendo, que igualmente colherão os bons frutos de um Programa de Concessão de Benefícios Flexíveis, juntamente com os seus colaboradores.

Já um modelo num modelo mais complexo, onde os resultados igualmente são bons, realmente se pesa a questão legal e principalmente de gestão do Programa de Concessão de Benefícios Flexíveis, na medida em que deve-se realizar um consistente controle das pontuações individuais de cada colaborador, este problema é amenizado com um software, inclusive, de forma personalizada pela empresa, mas requer investimentos.

A organização do Programa de Concessão de Benefícios Flexíveis por Pacotes, independente se ser modelo simplificado ou não, é fundamental, pois, reduz bastante a complexidade de gestão. Neste sistema a empresa deve definir um Pacote Inicial que é Obrigatório pois normalmente contempla pontos que são de interessa da empresa que todos os colaboradores tenham acesso como Assistência Médica por exemplo, Vale Transporte que é uma imposição legal, etc.

O outro Pacote é o complementar, que permite que o empregado acrescente outros Benefícios Flexíveis de acordo com sua livre escolha e dentro do limite de pontos ou de valores definidos pela empresa.

Mesmo na lógica de um Programa de Concessão de Benefícios Flexíveis a empresa deve mapear as necessidades de seus colaboradores procurando criar opções que atendam os interesses dos colaboradores e realizar plena divulgação das regras e vantagens dos benefícios, cabendo ao RH um bom envolvimento.

Por exemplo, há empresa que fixam o programa por opções, com assistência médica ambulatorial, enfermaria, quarto semiprivativo ou privativo, vales refeições ou alimentações com valores diferenciados, pois, há situações de empregados que ficam insatisfeitos com valores muito altos, pois, igualmente aumenta a sua cota de participação no mesmo juntamente com a cota da empresa.

Por fim, salienta que não existe uma receita de bolo para um bom Programa de Concessão de Benefícios Flexíveis que dê certo para todas as situações, apenas as premissas que discutimos e que seja levada em consideração a Cultura Organizacional da empresa como um todo e que o programa seja o mais personalizado possível nas necessidades da empresa e de seus empregados, tendo-se cautela nas questões legais.

A Carreira em Y

A carreira em Y nasceu da necessidade de valorizar cargos pela sua efetiva contribuição para a empresa de forma que não se precise ocupar uma função chefia para crescer profissionalmente e salarialmente em empresas adeptas deste tipo de política de remuneração e de carreira. A carreira em Y é assim chamada, por ser representada pelo formato da letra Y no que se refere aos três caminhos constantes nesta carreira: caminho administrativo/operacional, caminho gerencial e caminho técnico, onde os caminhos são chamados de carreiras.

É um tipo de carreira que cria espaço tanto para a valorização da carreira gerencial voltada às funções de direção, gerência, coordenação, supervisão e chefia, como para a valorização da carreira técnica voltada a às funções consultivas ou altamente especializadas, ou seja, é uma forma de fazer com que a carreira gerencial corresponda à carreira técnica em termos salariais e de importância e que possa haver ascensão profissional tanto no desempenho de funções gerenciais como no desempenho de funções especializadas.

Esta carreira evita, por exemplo,  com que uma empresa perca um excelente colaborador (empregado na condição de parceiro), que não tenha perfil de liderança para seguir na carreira gerencial ao permitir que ele possa crescer profissionalmente e salarialmente na carreira técnica em mesmo grau da carreira gerencial. 

Sabe-se que a falta de perspectivas de crescimento é um dos fatores que leva os profissionais a abandonarem as empresas, assim, como também a má promoção de profissionais com perfil apenas técnico para ocuparem cargos da carreira gerencial, caracteriza um fracasso da promoção e uma perda de um excelente colaborador, seja por sua demissão por iniciativa sua ou da empresa decorrente da má promoção, seja pela sua permanência na empresa com baixa produtividade e desmotivação.

Imagem businessintelligencebrasil.com.br

Assim a carreira em Y iguala em importância e em remuneração a carreira gerencial e a carreira técnica nos dois eixos da letra Y, sendo que normalmente o eixo da esquerda da letra Y se reserva a carreira gerencial e o eixo da direita da letra Y se destina a carreira técnica, embora não obrigatóriamente.

Na base da comum de ambas as carreiras, ou seja, na linha inicial e vertical da letra Y antes da divisão sua em dois eixos, se situam conjuntamente as carreiras administrativa/operacional, onde se faz a carreira básica dos colaboradores pertencentes ao grupo de cargos de suporte administrativo e de operações e onde estes se igualam de acordo com a importância e a remuneração de cada cargo.

Na medida em que o colaborador avança em sua carreira a partir das suas competências ele vai crescendo primeiramente na linha inicial e vertical da letra Y e quando chegar ao seu topo, se tiver um perfil de liderança tende a crescer para o lado do eixo da carreira gerencial, se a oposto, tiver um perfil técnico tende a crescer para o lado do eixo da carreira técnica. Em ambos os casos terá idêntico crescimento salarial e de importância de cargo na empresa, o que muda é apenas o perfil de ação profissional, se mais voltado às funções de liderança de pessoas ou se mais voltado à consulta, criação ou desenvolvimento de processos ou tecnologias.

Para o colaborador a carreira gerencial gera ainda um crescimento hierárquico, ao passo que a carreira técnica gera um crescimento especializado e carreira administrativa/operacional gera um crescimento mais ligado ao suporte administrativo ou as ações operacionais.

É importante evitar cair-se na confusão de não classificar cargos gerenciais da área técnica dentro da carreira gerencial, transferindo os mesmos para a carreira técnica. A regra é de que cargos gerenciais são todos os cargos de liderança, inclusive, os ligados à área técnica. Os cargos técnicos ligados à carreira técnica são apenas aqueles especializados e que não possuem funções de liderança e que tenham alta diferenciação e importância técnica.

A carreira em Y é apropriada para empresas voltadas ao desenvolvimento de altas tecnologias, empresas de tecnologia da informação, consultorias, universidades, laboratórios e hospitais de ponta, etc, mas tem sido usado também em empresas inovadoras em suas políticas de RH e de remuneração, principalmente, naquelas que são adeptas da Remuneração por Competências e Habilidades.

Como Realizar um Plano de Cargos e Salários ?

A administração da remuneração é um dos subsistemas da área de Recursos Humanos que pode ser desenvolvida sobre duas óticas separadas, uma mais moderna e inovadora denominada de administração da remuneração por competências e outra mais tradicional e que ainda é usada pela maioria das empresas definida como administração de cargos e salários.

A administração da remuneração por competências se preocupa em traçar a carreira dos colaboradores e em definir a remuneração dos mesmos de acordo com as competências destes, a partir da análise constante e crítica do conjunto de conhecimentos, habilidades e atitudes de cada colaborador, o famoso CHA. Este processo é realizado em simultaneidade com avaliações de desempenho e potencial realizadas também com foco nas competências.

Por sua vez, a administração da remuneração por cargos e salários, tem como foco principal o cargo ocupado pelo colaborador, assim como o peso e a importância do mesmo para definir os salários de cada grupo de empregados situados num mesmo cargo.

A opção por uma forma moderna ou tradicional para a gestão da remuneração, depende muito da cultura organizacional de cada empresa e principalmente das suas estratégias de recursos humanos. Ambas as formas de gestão remunerativa possuem seus prós e contras, e ambas são bastante eficientes e eficazes se bem implantadas, mantidas e principalmente definidas e planejadas sobre a  luz estratégica de cada organização.

Assim, pode-se dizer com segurança que ambas as formas são boas estratégias de RH, cabendo a cada empresa definir a que melhor se adéqüe às suas necessidades e realidades. No entanto, para empresas que ainda não possuem uma estratégia salarial definida, aconselha-se a primeiramente aderir a um modelo de gestão da remuneração tradicional, para gradualmente, se assim, quiser, migrar para o modelo moderno da remuneração por competências.

Embora nada impeça o ingresso diretamente da primeira implantação da administração da remuneração no modelo moderno, entendo, que se a empresa primeiramente aderir ao modelo tradicional e fizer a mudança gradual, poderá ela estar na futura ocasião mais madura e organizada salarialmente para um avanço mais sólido rumo a administração salarial moderna.

Um processo de criação e implantação de um sistema de remuneração requer como passo inicial que a empresa trate de planejar e elaborar um plano de cargos e salários, o chamado PCS. Este plano de cargos e salários, é um documento formal e estratégico, que disciplina toda a administração salarial da empresa, incluindo nele, critérios de promoção ou transferências de cargos, valores de remunerações por cargo ou competência, descrições de cargos ou de competências, políticas de cargos e remuneração iniciais para admissão, estruturas salariais, estruturas de cargos por hierarquia, benefícios, etc. Quando for um plano tradicional se volta aos cargos, quando for inovador se volta às competências.

Um plano de cargos e salários permite que a empresa gere um equilíbrio interno em suas remunerações, não permitindo que haja um descompasso da mesma em relação a importância de um cargo ou de competências e um equilíbrio externo de suas remunerações em relação às demais empresas do mercado de modo que a empresa tenha um salário adequado.

Imagem stf.jus.br

O plano de cargos e salários também contribui para captar no mercado bons profissionais, assim como manter os atuais bons profissionais da empresa, pois, colabora para um plano de carreira e para uma remuneração mais justa e adequada, e reduz sensivelmente conflitos salariais na empresa, inclusive, na esfera judicial, pois, existe um regramento justo e transparente das questões salariais.

No entanto, para o desenvolvimento e implementação de um plano de cargos e salários tradicional é necessário que antecipadamente a idéia seja vendida à alta direção da empresa e uma vez sendo comprada seja seguida à risca no mínimo as etapas a seguir citadas.

1ª Etapa - Realizar um Diagnóstico Organizacional: esta etapa visa analisar criticamente sobre a empresa como um todo, entender com profundidade a sua cultura organizacional, seus processos de trabalho, suas áreas, seu organograma, seu negócio e segmento envolvendo principais clientes e fornecedores. Deve-se ainda conhecer nesta etapa as políticas de gestão de RH, seus critérios salariais ou ausência deles, seus cargos e número de ocupantes dos mesmos, e principalmente, os objetivos da empresa contemplados em seu planejamento estratégico e na sua missão, visão e valores. Os problemas que a empresa apresenta também devem ser constatados nesta fase, tais, como conflitos salariais, processos judiciais trabalhistas de equiparação salarial, insatisfações de colaboradores com políticas salariais, índices de rotatividade e de absenteísmo, entre outros.

2ª Etapa – Realizar o Planejamento do Futuro Plano de Cargos e Salários: nesta etapa deve-se elaborar um projeto para formalizar o planejamento e aprová-lo frente à alta direção, contemplando neste ainda um cronograma e um levantamento de custos do mesmo.

3ª Etapa – Realizar a Divulgação e Conscientização do Futuro Plano de Cargos e Salários: esta etapa tem como objetivo disseminar a informação de que será realizada a implantação de um plano de cargos e salários e principalmente de realizar uma conscientização de todos os colaboradores quanto à importância do mesmo e a forma com que o mesmo será construído, assim, como principalmente esclarecer que este plano de cargos e salários não necessariamente implicará em aumento salarial para todos, pois, haverão casos de salários já estarem adequados. Isto também reduzirá os ruídos de comunicação e eventuais inseguranças que podem ser geradas por falta de informação entre os colaboradores. Isto deve se dar a partir de palestras, reuniões e informativos, incluindo, a intranet.

4ª Etapa – Realizar a Análise e Descrição de Cargos:  é uma das etapas mais demoradas e trabalhosas em face da sua complexitude. Esta etapa envolve a coleta de dados dos cargos e dos ocupantes através de questionários, entrevistas e observações locais, ocasião na qual a partir destas informações coletadas são realizadas as descrições de cargo que incluirão, além das atividades dos mesmos, os seus requisitos.

5ª Etapa – Realizar a Avaliação de Cargos:  Esta etapa visa a partir de uma avaliação criar um equilíbrio interno entre os cargos e seus respectivos salariais, analisando os cargos mediante um comitê de cargos e salários composto pelo gerente de RH e pelas gerências das demais áreas onde todos avaliam todos os cargos de todas as áreas. Para isto deve ser definido qual o método de avaliação a ser usado, sendo o mais usual o método de pontos, o qual particularmente recomendo, por dificultar a parcialidade da avaliação tendo em vista ser quantitativo. Métodos qualitativos como escalonamento, embora também usados e fáceis de entender, avaliam do cargo mais simples para o mais complexo, no entanto, são arbitrários e sujeitos a julgamentos mais parciais dos avaliadores. 

O método de pontos o qual recomendo, é quantitativo, e por usar valores abstratos praticamente impede qualquer chance de parcialidade na avaliação, além disto, é bastante sistemático e preciso, embora bastante trabalhoso e demorado e cuja explicação demanda maiores detalhes e empenho, por ser de difícil explicação aos colaboradores. A análise se dá por fatores que igualmente são definidos pelo comitê, tais como: experiência, nível de escolaridade, grau de responsabilidades, etc. Assim os cargos são hierarquizados internamente.

6ª Etapa – Realizar uma Pesquisa Salarial: a etapa visa o alcance do equilíbrio externo dos salários da empresa com os praticados pelo mercado a partir da comparação salarial dos cargos da empresa com os salários e cargos de outras empresas do mercado, preferencialmente, do mesmo segmento e porte similar e mesma região geográfica. Para isto a equipe de cargos e salário precisa ter uma sólida parceria com outros RHs do mesmo segmento, ou então, comprar pesquisas prontas do mercado, nem sempre confiáveis.

7ª Etapa – Realizar uma Estrutura Salarial: esta etapa compatibiliza a avaliação de cargos com a pesquisa salarial e gera um equilíbrio interno entre os cargos da empresa entre si buscando que cada cargo internamente tenha o seu valor de salário adequado,  e gera em paralelo um equilíbrio externo buscando com que os cargos e salários da empresa sejam adequados ao mercado. Cria-se disto uma tabela salarial organizada.

8ª Etapa – Formalizar e Definir as Normas de Gestão Salarial: aqui nesta etapa são fixadas normas para criação de novos cargos, fusão ou exclusão de cargos, titulações de cargos, auditorias periódicas de manutenção do plano de cargos e salários, formas e periodicidade de revisão do plano de cargos e salários, políticas de alterações salariais, transferências e promoções entre cargos, composição do comitê de cargos e salários, salários de admissão, entre outros fatores.

9ª Etapa – Análises e Decisões de Enquadramento: nesta etapa são tratados todos os problemas constados nas demais etapas que se relacionem a cargos com salário muito acima ou muito abaixo do mercado ou dentro dos próprios padrões internos da empresa, ou seja, os casos que geram desequilíbrio salarial tanto interno ou externo e que precisem ser tratados isoladamente. São casos especiais que envolvem decisões estratégicas, podendo, repercutir em demissão dos ocupantes ou readequação de suas funções e responsabilidade, mas jamais de rebaixamento salarial o que é proibido pela lei brasileira.

10ª Etapa – Implantação do Plano de Cargos e Salários: Esta é a etapa derradeira de todo o grande esforço, pode levar de 3 meses a 12 meses em média para ocorrer de forma sólida. Deve ser bem divulgada e conscientizada na empresa a partir da existência deste novo plano de cargos e salários de modo com que seus benefícios sejam potencializados.

Muito embora discutimos nesta postagem as etapas de implantação de um plano de cargos e salários, munido apenas desta leitura, não bastará ao leitor a sua possibilidade de implantação, recomendo a leitura complementar da postagem que fiz aqui de “Como Realizar uma Descrição de Cargos”, assim, como de outras que futuramente poderei expor aqui e de livros especializados no assunto como por exemplo Administração de Cargos e Salários do autor Benedito Rodrigues Pontes, o qual também dentre outras fontes, me amparei ao lidar com o assunto.

Folha de Pagamento Informatizada

A elaboração da folha de pagamento mensal é a principal atividade do Subsistema de RH chamado de Departamento Pessoal que consiste em calcular as remunerações dos empregados e os encargos sociais dela decorrentes. A folha de pagamento pode ser feita tanto de forma manual como informatizada e sua execução além de obrigatoriedade operacional para todas as empresas que possuam empregados (senão ninguém conseguiria receber seus salários) , é também de obrigatoriedade legal.

A Previdência Social, dentre outras obrigações legais, fixa que as empresas são obrigadas nos termos do art. 225 do Decreto nº 3.048/99 a:

- elaborar folha de pagamento mensal da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, de forma coletiva por estabelecimento, por obra de construção civil e por tomador de serviços, com a correspondente totalização e resumo geral, nela constando:

a)discriminados, o nome de cada segurado e respectivo cargo, função ou serviço prestado;

b)agrupados, por categoria, os segurados empregado, trabalhador avulso e contribuinte individual;

c)identificados, o nome das seguradas em gozo de salário-maternidade;

d)destacados, as parcelas integrantes e não-integrantes da remuneração,  os descontos legais; e) indicados, o número de quotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso.

Quando se atua na elaboração da folha de pagamento, é fundamental ter-se claro alguns conceitos:

- Evento: É um tipo de parcela que se divide em Provento quando se refere a um recebimento e de Desconto quando se refere um pagamento por parte do empregado.

Ainda quanto ao Evento quanto a sua forma de uso, ele pode ser do tipo hora, que significa que deva ser lançado (digitado ou importado) em quantidades, por exemplo 10 horas extras, ou tipo valor que significa que ele deve ser lançado por valores como comissões por exemplo.

O evento pode ser de forma variável (que pode variar quanto ao direito do empregado em receber a cada mês, como, por exemplo horas extras, comissões, que são devidos apenas se houver realização de trabalho em horário extraordinário e realização de vendas com alcance de metas, etc) e que por assim serem precisam ser lançados mensalmente ou de forma fixa, os chamados eventos fixos (que não variam quanto ao direito de recebimento em cada mês, são permanentes, como por exemplo, salário-base mensal, adicional de periculosidade se o risco for mantido, o que normalmente ocorre, etc). 

Assim sendo, os eventos variáveis são lançados a cada folha e os fixos, apenas na primeira de cada empregado e são mantidos salvos e parametrizados (regrados) para que a partir dali o próprio sistema de folha de pagamento os lancem automáticamente, evitando a repetição de digitações mensais que seriam iguais.

Em todas as folhas informatizadas você define isto no cadastro de eventos fazendo parâmetros para eles quanto a isto (regras). O lançamentos dos eventos na folha se dá através de códigos que o usuário digita ou importa, caso haja sistema de ponto eletrônico integrado. Os eventos também são conhecidos como verbas;

- Incidências: É a fixação dentro da folha de pagamento sobre em que incidirá cada imposto ou encargo (INSS, FGTS, IRRF, etc). Normalmente isto se faz definindo dentro do cadastro de cada evento se ele servirá ou não de base de cálculo (se o valor dele receberá aplicação do percentual) para cada imposto ou encargo;

- Remuneração: Não é apenas o salário, mas sim ele acrescido de todas os demais proventos como horas extras, adicional noturno, comissões, prêmios, etc;

- Adicionais: São eventos que se adicionam algum percentual, como por exemplo a hora extra que sofre um adicional de 50% ou 100%, o adicional de insalubridade que permite sai de um cálculo do salário mínimo percentualizado (10, 20 e 40%), adicional de periculosidade (30% sobre o salário base), adicional noturno (20% do valor da hora), adicional de tempo de serviço, os chamados anuênio(1 ano), triênio(3anos) e quinquênios (5anos) quando fixados por sindicatos para empregados com estes tempos de serviço na empresa e com incidência sobre o salário deles, etc;

- Variáveis: São eventos que variam, logo, não tem valor fixo, por exemplo, horas extras, um empregado pode fazer 10h num mês, 3 num outro e nada noutro, assim como o adicional noturno no que se refere as horas. As comissões também podem ter o valor variado conforme a quantidade de vendas do empregado e o alcance ou não das metas;

- DSR: É a popular abreviatura de descanso semanal remunerado (dias de descansos que precisam se pagos como por exemplo folgas e feriados). O DSR deve incidir sobre as variáveis também, ai você integra ele ao valor das mesmas através de um cálculo que futuramente postarei neste blog e neste caso você terá o evento DSR sobre Variáveis. Para empregados mensalistas (recebem o salário calculado por mês) DSR já faz parte do salário, ou seja, nele já está incluido, apenas empregados horistas (recebem o salário calculado por horas) o recebem separado;

- Encargos: São todos os impostos que da folha se geram, tais como Imposto de Renda retindo na Fonte (IRRF), Contribuições Sindicais, Previdência Social (INSS), FGTS (Fundo de Garantia de Tempo de Serviço), etc;

- Parâmetros: São as regras de cálculo dados ao sistema através de parametrizações, algumas vem prontas com que ele enviadas pelo desenvolvedor, outras o usuário mais experiente cria e customiza às suas necessidades acrescentando as que já vem prontas;

- Integração de Sistemas: É o fato do sistema de folha de pagamento por exemplo, estar integrada ao de ponto eletrônico, quando assim é, você cadastra um empregado na folha e ele automáticamente se copia para dentro do sistema de ponto eletrônico, etc. Enfim ambos os sistemas de falam a aproveitam dados cadastrais uns do outros, além de trocarem informações e permitirem importações e exportações conforme ítem a seguir;

- Lançamentos: É a digitação ou importação dos eventos. Quando você trabalha com cartões pontos manuais, você precisa somar as horas extras, noturnas, faltas e atrasos dos mesmos manualmente e ai digitará a quantidade dentro da folha em cada código correspondente a estes eventos. Se ao contrário, você tiver um relógio ponto eletrônico com a folha integrado, esta vinculação permitirá que de dentro do software de ponto eletrônico você exporte a quantidade de tais eventos, por ele automáticamente calculados para dentro da folha de pagamento evitando assim a digitação, ou seja, a folha importa as informações que o ponto à exporta;

- Login: O login é de senha da folha, alguns sistemas ainda contemplam a necessidade de digitação do usuário, cada usuário é uma pessoa que tem acesso ao sistema e cada um tem o seu login. Isto além de evitar que pessoas não autorizadas acessem o sistema, permite que seja rastreado quem porventura errar numa folha pelo seu login. Contudo, o principal objetivo disto, é permitir que haja hieraquia técnica entre os usuários, havendo alguns, com acesso livre e total e outros com acesso restrito, ai neste caso, estes não podem alterar áreas restritas do sistema, pois, isto fica apenas a cargo da chefia ou usuários muito experientes;

- Fechamento de Folha: Significa a etapa final quando todos os cálculos já estejam conferidos, encerrados e já encaminhados, assim alteração alguma não pode ser mais feita, pois, por exemplo os salários já foram para o banco, etc;

- Versão: A maioria dos sistemas de informática, ou seja, softwares, sofre alterações de versões periódicas, seja em virtude de melhorias, seja em face de alterações decorrentes de mudanças de Leis que impactam nas rotinas destes. Portanto, versão, se trata de uma atualização de um software que no caso de folha de pagamento normalmente é de observância obrigatória por envolver diversas leis.

Na realização da folha, tanto as férias como a rescisões de contrato de trabalho são lançadas justamente para o fim da apuração de tais encargos, além das próprias remunerações. O 13º salário tem a sua 1ª e 2ª parcelas também calculadas no mesmo programa de folha.

É importante que o usuário tenha cuidados com todos os cadastramentos a serem feitos (empregados, sindicatos, horários, tipos de vales transportes, eventos, etc), pois, uma vez errados ou incompletos estes implicam em sérios erros na folha e trancamento de algumas atividades.

Atenção especial também se deve dar a atualização das tabelas de INSS (Previdência Social), Salário Família e IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) sob pena de todos os cálculos se darem errados e por consequência também o pagamento de tais encargos e impostos, implicando em multas futuras. Assim, sempre que o Governo altera tais tabelas estas devem ser também alteradas no sistema de folha de pagamento, assim, como o Salário Mínimo, pois se desatualizado, além de pagar menos para quem o recebe, implicará no cálculo errado do adicional de insalubridade sobre ele incidente.

Atualização ainda se faz necessária quando as passagens(tarifas) de ônibus sobem de preço, pois, isto implica no cálculo de Vale Transporte deixando o desconto a menor se permanecer indevidamente o preço antigo no cadastro. Da mesma forma o valor do Vale Refeição ou Alimentação quando o preço se altera.

Alguns sistemas de folha precisam ainda que o usuário atualize o nº de dias úteis e domingos e feriados de cada mês para o cálculo do DSR sobre variáveis (horas extras, adicional noturno, etc).

Atualmente a imensa maioria das folhas de pagamento são informatizadas, o que requer que usuário de tais softwares tenha bom domínio de informática e de cálculo manual da folha, pois isto é útil, para realizar as conferências e explicar os contra-cheques aos empregados.

Quando se opta por uma folha de pagamento informatizada, inúmeras vantagens passam a ocorrer representando agilidade e menor número de erros pelo usuário.

Algumas delas são:

- Cálculo automático de todos Proventos e Descontos, além dos encargos, não só da folha de pagamento, 13º salário, como de férias e rescisões de contratos de trabalho, bem como geração e impressão de guias, avisos e recibos de férias, rescisões e de salários;

- Lançamento em uma única vez de eventos fixos que passam a automáticamente se repetirem a cada mês, não mais precisando o usuário digitá-los;

- Integração com outros softwares da empresa e de outras áreas como a contábil, financeira, comercial, demais subsistemas de RH, etc, reduzindo trabalhos de todos;

- Integração com softwares de registro de ponto eletrônico, recebendo a importação dos mesmos sem a necessidade de digitação;

- Monitoramento automático das escalas de férias, permitindo um melhor controle das mesmas para evitar a dobra destas;

- Automatização de todos os documentos admissionais, entre eles contratos de trabalho e fichas de registro de empregados findando digitações paralelas, pois, os sistemas de folhas de pagamento possuem contratos e fichas próprias que aproveitam os dados nela cadastrados;

- Inúmeros tipos de relatórios informatizados de controles e custos, gerados de modo seguro e rápido;

- Monitoramento de afastamentos por licença maternidade, auxílio doença, acidente do trabalho, etc;

- Elaboração antecipada de rotinas anuais como RAIS e DIRF para entrega nos devidos prazos;

- Controles de recebimento e entrega de Vales Transportes de modo informatizado;

- Geração automática de CAGED e GFIP (SEFIP) integrando-se com tais programas do Minstério do Trabalho e da Caixa Econômica Federal;

- Geração automática de um arquivo bancário para pagamento das remunerações em qualquer banco;

- Possibilidade de back-ups de todas as operações evitando perdas.

Para operar um software de folha de pagamento com eficácia, deve o usuário ter um bom domínio sobre todos os tipos de cálculos manuais e demais tarefas de departamento pessoal, além, de legislação trabalhista e previdenciária e receber um treinamento completo, quem já possue experiência em outros softwares de folha de pagamento ao trocar de emprego para uma empresa que possua outro tipo, se possível deve passar por um treinamento básico, mas nada impede que se consiga rodar a folha sem tal, desde que o usuário domine bem as lógicas de operação de folhas e seja autoditada, fatos estes que já participei.

Existem diversos softwares de folha de pagamento disponíveis no mercado com custos compatíveis ao benefício que geram, os principais deles que já trabalhei por vários anos operando, treinando usuários e parametrizando (gerando as regras dos cálculos de implantação de cada software nas empresas que gerenciava o RH) folhas de pagamentos e que indico sem detrimento a outros que não conheço, são o Rubi desenvolvido pela empresa Senior, o Protheus desenvolvido pela empresa Microsiga e o RM Folha desenvolvido pela RM Sistemas.

O assunto sobre folha de pagamento é bastante amplo, minha idéia aqui é apenas dar uma introdução a ele e a sua forma informatizada sem, porém, esgotar o assunto, que é muito rico.