O fluxograma é uma ferramenta de gestão que demonstra graficamente através de uma linguagem simbólica e escrita todas as etapas operacionais e seqüenciais de um processo, permitindo detalhá-lo,
entendê-lo e melhorá-lo.
Os fluxogramas são grandemente
usados na gestão por processos para
mapear os mesmos permitindo o detalhadamento,
entendimento e o aperfeiçoamento destes.
Os fluxogramas podem ainda ser usados para comparar
processos de uma empresa com outra, como, por exemplo, no benchmarking.
Um fluxograma permite em um processo a visualização
dos momentos de decisão, a
identificação de quais as entradas e
saídas, assim, como o seu fluxo operacional,
além de todas as suas operações. O fluxograma permite ainda se descrever toda a sequência de etapas de um processo.
Normalmente os fluxogramas utilizam como símbolos as figuras
geométricas (círculos, triângulos, retângulos, losangos, etc) e setas que as unem de acordo com cada roteiro de um processo, onde cada símbolo tem um significado.
Como tipos de fluxogramas cito os seguintes:
- Fluxograma Linear: também conhecido como diagrama de blocos, é uma espécie de diagrama mais simples que permite uma rápida noção de um processo
colocado na forma de blocos e sem envolvimento de decisões. É usado para instruções de
trabalhos simples ou para demonstrar supercialmente os macros fluxos de
processos;
- Fluxograma Funcional: representa o fluxo de um processo entre as áreas de uma empresa através de linhas verticais ou horizontais usadas para
definir as responsabilidades e as relações entre cada área empresarial. É
mais voltado ao fluxo de trabalho e responsabilidade de pessoas e departamentos.
É usado para processos que não se completam em uma única área e com
responsáveis diferentes;
- Fluxograma Geográfico: representa o fluxo de um processo entre
localidades como uma espécie de mapa elaborado sobre uma planta de um setor
ou de uma fábrica;
- Fluxograma padrão ANSI, é o mais
complexo, completo e mais usado, conhecido por este nome por seguir o
padrão ANSI (American National Standards Insitute), Instituto Nacional
Americano de Padronização que desenvolveu este padrão de fluxograma vertical
que analisa melhor as interações e detalhes
de cada etapa dos processos.
Este fluxograma tem origem na programação de sistemas, mas atualmente é também bastante usado nos processos de negócios e na gestão da qualidade. A seguir um exemplo de um fluxograma padrão ANSI.
Este fluxograma tem origem na programação de sistemas, mas atualmente é também bastante usado nos processos de negócios e na gestão da qualidade. A seguir um exemplo de um fluxograma padrão ANSI.
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| Imagem blogs.msdn.com |
Alguns dos principais símbolos internacionalmente usados na realização de fluxogramas padrão ANSI são:
Símbolos
/ Significados
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Círculo Alongado
= Limites : Serve para estabelecer o início ou o fim de um processo com
estas palavras escritas no interior do respectivo símbolo.
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Retângulo
= Operação : Utilizado para informar operações de qualquer tipo com uma
breve descrição das mesmas dentro da sua figura.
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Losango = Ponto
de Decisão: Usado em etapas do processo nas quais se necessite de uma
tomada de decisão com as opções de sim e não como respostas em duas das
vértices de sua saída de acordo com o sentido da seta de fluxo.
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Seta Fina =
Sentido do Fluxo : Usada para mostrar o sentido e a sequência das etapas
do processo, podendo apontar para todos os lados, além da direita.
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Círculo Pequeno
= Conexão: Indica que uma saída de
uma parte do fluxograma será usada como entrada em outra parte. Cada saída
deve ser definida por uma letra diferente e pode reingressar no mesmo
processo em diversas etapas.
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Os principais passos para realizar um fluxograma
são:
1º - Escolher um processo;
2º- Listar todas as entradas, saídas, decisões, operações simultâneas e
não simultâneas;
3º- Organizar as operações de modo seqüencial conforme a sua realidade,
respeitando a simultaneidade ou não entre elas;
4º- Construir o fluxograma com as devidas simbologias e dentro delas
colocar os nomes das operações;
5º- Unir os símbolos com setas e respeitando as sequências do processo;
6º- Analisar todo o fluxograma, conferindo o mesmo e verificando a sua
correta e fácil visualização e entendimento, inclusive, por pessoas de fora do
processo.
O bom fluxograma é aquele que além de completo, permite
uma rápida visualização e um rápido entendimento do processo para
todos aqueles que precisam ler e interpretar o mesmo, inclusive, daqueles que
não tenham participado da sua elaboração ou que não conheçam o processo, pois,
o fluxograma além de ser uma ferramenta de gestão, é uma ferramenta
de comunicação empresarial também.
Os fluxogramas estão também entre
as sete ferramentas da qualidade
para definir, analisar e propor a solução de problemas nas empresas que venham
a afetar a sua qualidade, além de serem uma eficaz ferramenta de gestão.
Dentre outros erros que devemos
evitar ao conferir um fluxograma de processos, os principais erros são o uso de
simbologias de pontos de decisão sem as palavras sim e não, ou apenas com uma
delas, ou ainda usando abreviaturas, mistura de idiomas, as ausências de pontos de decisão, a falta de simbologias de início e
fim ou mesmo destas palavras nelas, falta de setas, setas sem flechas nas pontas para indicarem o sentido, setas tortas, colocação de mais
de um início ou fim, setas de sentido duplo numa mesma linha, falta de setas
para conexões, conexões misturando números e letras ao invés de se padronizarem apenas para um tipo, conexões ímpares sem o par de entrada e saída, simbologias sem palavras de conceito, uso errado de simbologias, etapas deixadas soltas sem rumo num fluxo, repetição ou omissão de
etapas e não fidelização às reais sequências de um processo escolhido.
Um dos recursos tecnológicos para
a criação de fluxogramas, é o software free Canva, que é uma ferramenta de
design gráfico permite a criação de fluxogramas de forma simples e fácil de
forma gratuita, a partir de uma variedade de modelo já prontos. O link para fluxogramas do
software é https://www.canva.com/pt_br/graficos/fluxograma/
Há ainda neste software outros modelos de
gráficos, diagramas, organogramas e mapas mentais nos links a seguir:
ola meu nome é Felipe!
ResponderExcluirQueria saber como surgiu o fluxograma,estou procurando e não estou conseguindo encontrar resposta,se puder me ajudar fico grato!
abraços..Felipe!
Prezado Felipe Boa Noite, realmente a origem dos fluxogramas nas literaturas que tenho lido sobre o assunto também não tem sido claramente abordada pelos autores, mesmo em livros de Gestão da Qualidade que são os que mais se aprofundam no assunto. Assim por enquanto, tenho ciência apenas de pistas para lhe passar, a primeira é de que o grande propulsor dos fluxogramas, mas não seu criador, foi o guru da qualidade e professor japonês Kaoru Ishikawa que conseguiu na década de 1960 divulgar e obter grande aceitação das suas idéias que definiram que as sete ferramentas da qualidade são capazes de resolverem 95% dos problemas das empresas estando entre elas o fluxograma. A maioria das literaturas não se preocupa em fixar a real exatidão da proposta do nobre professor, mas sim, em determinar que a experiência tem demonstrado de que as sete ferramentas da qualidade resolvem senão todos, a farta maioria dos problemas das empresas que as usam e entre elas estão os fluxogramas. Assim sabe-se que o uso mundial dos fluxogramas de modo mais intenso ocorreu a partir da década de 1950, embora antes disto o fluxograma já existisse. Outra pista que se tem é de que os fluxogramas tem origem nos diagramas na medida em que uma grande parte da literatura define o fluxograma como um tipo de diagrama, contudo, ainda assim, fica vago na literatura quem foi o criador do 1º diagrama, algo bem antigo, pois, deste surgiram diversos tipos de diagramas que conhecemos (diagrama de Pareto , diagrama de Ishikawa, diagrama de Venn, etc), e principalmente quem dele extraiu o fluxograma como um tipo. Quanto ao modelo mais usado e conhecido de fluxogramas, o modelo ANSI, sabe-se que este instituto americano de padrões criou este modelo. Desculpe, não poder te ajudar muito neste caso, mas estas são as únicas informações seguras que obtive em minhas pesquisas por enquanto e certamente futuramente encontrando alguma literatura que feche esta lacuna, complementarei esta resposta. Obrigado pela sua participação! Prof. Juliano.
ExcluirBom dia meu nome e Jhessyca. Tenho que Elabora um fluxograma padrão ANSI para a situação a seguir.
ResponderExcluirA seção de distribuição de materiais da empresa POWER S.A. solicita a elaboração do fluxograma do processo de inspeção de seus produtos. Os fluxos das operações segundo o chefe do almoxarife é o seguinte: o auxiliar de almoxarife recebe e identifica o material; realiza-se a inspeção. Se o material estiver em conformidade, recebe a etiqueta aprovada e o material é armazenado. Caso o material apresente não conformidade é emitido um relatório de anomalia e ele é devolvido ao fornecedor.
E eu estou em duvida como elabora esse fluxograma,se vc poder me ajudar ficarei grata.
Abracos
Boa Tarde Jhessyca, para poder fazer bem um fluxograma você além de dominar a ferramenta ANSI precisa dominar a Gestão por processos, podes ler adicionalmente a postagem que fiz sobre Gestão por Processos, Conceito, Exemplo e Mapeamento em Janeiro de 2012 e te sugiro leres os livros de James H. Harrington que é um guru do assunto. Quanto a seu fluxograma ele é simples, existem outros casos muito mais complexos, coloque o título do processo no topo da página e depois fica assim por etapas: 1-Início com simbologia de círculo alongado e com esta palavra dentro, 2-Recebimento do Material, 3- Identificação do Material, 4-Inspeção do Material(com simbologias de operação com retângulo), 5-Material está em Conformidade? (simbologia de ponto de decisão com losango e forma de pergunta), a seguir o fluxograma se desmembra para as respostas de Sim e Não, escreva elas, se Sim da confomidade, ele segue para um lado com a seta e abre-se novas operações. 5.1- Etiquetagem do Material como Aprovado, 5.2- Armazenamento do Material(sendo estas operações estarão cada uma num retângulo), já a outra opção que é o Não que sai do mesmo ponto de decisão, abrem-se novas operações, a 5.1, Emissão de um Relatório de Ananomalia e depois a 5.2-Devolução para o Fornecedor, todas com simbologia de retângulo. Estas numerações são apenas para facilitar a minha explicação das etapas, não devem constar no seu fluxograma, as últimas eu repeti as numerações pois elas saem de um ponto de decisão. Depois disto tanto das operações que tiveram resposta sim como nas de não você faz setas que chegam a simbologia de Fim, que corresponde a um círculo alongadoe com esta palavra dentro. Use as setas no fluxograma de acordo com o que expliquei lá no texto da postagem e siga o exemplo da imagem que postei, porém adaptando agora estas dicas. Dentro de cada simbologia, você coloca as ações de textos que aqui citei. Abraços e qualquer dúvida adicional podes voltar, obrigado por sua participação! Prof. Juliano.
ExcluirBom dia Caro Professor Juliano...
ResponderExcluirFoi de grande importancia a sua ajuda.. Muito obrigada, conseguir perfeitamente tirar minhas duvidas e elabora o fluxograma...
Grande abraço
Jhessyca
Prezada Jhessyca, da nada, fico feliz que tenha conseguido lhe ajudar e sanar as suas dúvidas, voltes sempre e fiques a vontade em ler as demais postagens do meu blog. Abraço! Prof. Juliano
ExcluirOlá, preciso mapear um processo. Gostaria q o senhor me indicasse referências bibliográficas que me auxiliem no trabalho.
ResponderExcluirBoa Noite Leitor, te recomendo a ler aqui as outras postagens neste blog que tratam do assunto (Gestão por Processos, Hierarquia de Processos, Ferramentas de Gestão: 5W2H, PDCA, Benchmarking, Diagrama de Ishikawa, Brainstorming, que são usadas em mapeamento ou análise de processos), a ler os seguintes livros a seguir: Aperfeiçoando Processos Empresariais, autor Harrington, H. James. São Paulo: Editora Makron Books, 1993. E ainda Gestão por Processos, autoras Josefina Maria F. Coutinho e Rosa Paula Pires, Coleção EAD, Editora Unisinos, 2010, de São Leopoldo/RS.Obrigado por sua participação! Prof. Juliano.
ExcluirBoa noite professor preciso que me ajudem com um fluxograma para processo seletivo de 3 funcionários para a área de marketing de uma empresa com 150p funcionários
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