O método Kaizen tem origem no
Japão, e sua tradução de palavra na língua japonesa representa que “Kai”, tem o
significado de “mudar” e de que “Zen”
significa “melhor”, portanto, melhoria, assim o Kaizen tem como princípio o de
trazer mudanças melhores que permitam melhorias contínuas nos processos de uma
empresa, sendo, muito usado nas indústrias, inclusive no Brasil. O princípio
Kaizen é reconhecidamente aplicado com sucesso por exemplo, no Sistema de
Produção das montadoras automobilísticas Toyota e Porsche.
Logo após a Segunda Guerra
Mundial, o Japão devastado pelas bombas atômicas, precisou reorganizar as suas
indústrias para um renascimento, e com este renascer nasceu também a filosofia
do Kaizen, que foi aplicada numa mesma época em diversas indústrias japonesas,
tendo tanto sucesso, que não apenas as mesmas cresceram, como também a
filosofia deste método se espalhou pelo mundo inteiro, abrangendo, inclusive,
outros segmentos empresarias, além das indústrias.
Este nascimento e também esta
difusão mundial do princípio do Kaizen, tem como o seu principal idealizador o
nobre Professor Masaaki Imai, um grande guru japonês da qualidade, que escreveu
vários livros sobre o assunto, além de ministrar diversas conferências sobre o
tema pelo mundo desenvolvido, Masaaki Imai
é também o criador do Instituto Kaizen que conta com escritórios
espalhados por diversos países do mundo, que tem como missão difundir a
filosofia Kaizen pelo planeta.
Assim, se entende que sempre um
processo pode melhorar, por melhor que esteja, pois, em termos da qualidade até
o ótimo pode ser continuamente melhorado, e dentro disto, o Kaizen proporciona
a redução de custos, a eliminação de desperdícios e o aumento da produtividade
de uma empresa, além de melhorar o ambiente de trabalho pelas melhorias que
gera. Também é um método que favorece a inovação e a apresentação de ideias de
todos, não apenas de gestores, mas também dos próprios empregados como
colaboradores de uma empresa, fato este que torna o clima do ambiente de
trabalho mais participativo, democrático e desafiador, sendo, comum que as indústrias
de porte que seguem o método Kaizen, premiarem os seus colaboradores que tem
suas ideias aprovadas dentro do princípio do Kaizen.
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A filosofia Kaizen, entende que
pessoas e os processos estão ligados, e isto permite que as pessoas sejam as
mais indicadas para melhorem continuamente os processos, pois, deles participam
intimamente. Neste mesmo pensamento o trabalho coletivo deve prevalecer sobre o
trabalho individual, pois, sendo os processos interligados numa empresa, da
mesma forma as pessoas devem estar ligadas em seus esforços, e, portanto, a
filosofia do Kaizen exige o envolvimento de todas as pessoas de uma empresa,
desde de o CEO até os operários do chão de fábrica. O método Kaizen assim, como
os demais programas da qualidade, tem o cliente como o seu foco principal.
O método Kaizen para funcionar
bem numa empresa, tem como premissa a conscientização e o apoio da Alta Direção
desta empresa, que deve além de patrocinar o programa, colocá-lo dentro da
programação de todas as estratégias empresariais.
Como o método Kaizen, envolve
toda a empresa como organização, a conscientização deve ser todos, e para isto
a empresa deve promover treinamentos contínuos sobre o método para todos os
envolvidos com a empresa, sejam eles, gestores, sejam eles empregados como
colaboradores. Assim, dentro da filosofia do Kaizen, todos na empresa passam a
ser vistos como solucionadores de problemas, integrando assim os conhecimentos
de todos os envolvidos nos processos, devendo para isto a comunicação fluir bem
na empresa, assim, como a análise de todas as ideias propostas, inclusive, das
mais simples ou muito complexas. Portanto, nenhuma ideia deve ser descartada de
imediato sem uma reflexão, e todos devem ser motivados a apresentarem suas
ideias, tendo espaço para isto e dentro de uma comunicação clara e aberta.
Enfim, toda a empresa sempre tem
e terá um problema a resolver, ou seja, alguma situação que atrapalhe ou mesmo
que impeça o bom andamento das suas atividades, ou uma necessidade de melhoria
a implementar, ou seja, algo que já esteja bom, mas que possa ser melhorado.
Para a implantação do método
Kaizen em uma empresa, desde que a premissa do envolvimento da alta direção da
empresa já esteja concluída e que os demais participantes do método como os
gestores e empregados já estejam devidamente treinados e conscientizados,
normalmente temos 4 fases a seguir:
A 1ª fase é a definição do
problema ou da melhoria a ser buscada através da sua identificação, a partir de
ideias dos empregados colaboradores, ou mesmo da visão de gestores ou de outros
participantes do programa. Nesta fase são ainda interpretadas e medidas as
propostas identificadas, através de um estudo que mapeia sobre a situação atual
do problema ou da necessidade de melhoria a fim de constatar a sua real
existência e a dimensão das consequências atuais que isto esteja causando à
empresa, assim como a viabilidade de aplicação da proposta.
Sendo procedente e viável a
proposta, é realizada a análise na 2ª fase, que visa identificar a causa ou
causas raiz que gera o problema ou da necessidade de melhoria, pois podem ser
mais de uma, bem como o planejamento das correções ou das necessidades de
melhorias que devem ser implantadas, nesta etapa pode usar por exemplo várias
ferramentas de gestão como Diagrama de Ishikawa, o 5 Por Quês, etc para
investigar-se as causas. Nesta etapa são ainda definidos os indicadores que
serão usados para o controle da efetividade das propostas, tanto na
implantação, como depois na manutenção das mesmas nos processos da empresa.
Para o sucesso desta fase, é fundamental que o líder ou gestor envolva todas as
pessoas que estejam implicadas direta ou indiretamente na situação para
participarem da proposição das soluções.
Na 4ª fase ocorre implementação
da correção ou da melhoria proposta, através da prática do que foi planejado na
fase anterior, e por fim na 5ª fase é monitorada constantemente a implantação
da melhoria ou da correção de um problema, a partir da observação permanente dos
indicadores criados na 3ª fase. Isto permite, que não apenas que a melhoria ou
correção do problema funcione bem, como também para que e implementação se
perpetue na empresa, ou seja, que as mudanças para melhor permaneçam.
O Kaizen, é um método que para
funcionar bem precisa se inserir na Cultura Organizacional de uma empresa,
pois, se trata de um método que tem principal característica uma filosofia de
melhoria contínua a ser seguida. Para que o método seja efetivo, a empresa deve
ter uma cultura organizacional aberta a constantes mudanças.
A seguir apresento algumas boas práticas do método
Kaizen que verifiquei no mercado:
- Pontuar e Premiar Ideias
Aprovadas e sua Qualidade e não apenas a Quantidade: Apenas ideais aprovadas
devem ser pontuadas ou premiadas, senão o Kaizen, deixa de privilegiar soluções
e qualidades, e se foca na quantidade, muitas vezes, sem a devida qualidade.
Enfim, quando se pontua ou premia ideias sem análise, isto motiva, que qualquer
sugestão seja apresentada, e não uma ideia propriamente dita e pensada;
- Premiação das Ideias Aprovadas:
Os prêmios normalmente, são nas formas de jantares em restaurantes ou viagens,
mas há empresas que também premiam em valores monetários;
- Premiação por pesos: Cada ideia
aprovada recebe um prêmio proporcional a sua dimensão de melhoria ou de solução
de um problema. Isto permite que quanto melhor for uma ideia, melhor ela seja
recompensada, trazendo uma justa diferença de reconhecimento. Algumas empresa
criam escalas de pesos, por exemplo ideias de pesos de 1 a 10=R$ 100,00; de 2 a
20=R$ 200,00 e assim sucessivamente até um teto, que certas vezes chega a R$
2.000,00;
- Publicação do Ranking do
Kaizen: Normalmente no mural da empresa, assim, como na intranet da mesma, é
divulgado constantemente o ranking de ideias do Kaizen aprovadas pela ordem de
importância e as melhorias que elas trarão, assim, como os nomes de cada
empregado que as criou e a premiação que receberá, dando maior publicidade
interna o Kaizen, incentivando as participações e também solidificando a
transparência do método favorecendo a confiança dos participantes no mesmo.
Pode-se ainda incluir no Ranking, o andamento das análises das ideias, ou seja,
em que patamar e tempo estão em termos de avaliação de eventual viabilidade;
- Retorno das ideias não
aprovadas e as justificativas desta aprovação: As ideias reprovadas, precisam
ter suas justificativas de reprovação divulgadas ao menos aos empregados que as
criarem, ou mesmo publicamente. Isto permite manter a credibilidade do processo
e a melhoria contínua das ideias e do próprio funcionamento interno do Kaizen.
Os motivos de reprovação de ideias são diversos, mas boa parte deles se referem
ao alto custo de investimento para uma solução comparado ao custo benefício, ou
mesmo à situação financeira da empresa.
- Inclusão do Kaizen para a
pontuação das Avaliações de Desempenho: Atrelar o Kaizen as Avaliações de
Desempenho dos empregados, contando pontos para os mesmos em suas avaliações;
- Pontuação do Kaizen para o
título de Empregado Padrão: Há empresas que pontuam a quantidade de Kaizens
aprovados para a definição do empregado padrão de cada mês, ocasião na qual o
empregado escolhido tem uma placa com sua foto destacada no mural da fábrica;
- Monitorar o Kaizen por Funções
e não por Áreas: Isto mantém o senso de justiça para a aprovação das ideias,
pois a participação de todos no Kaizen deve ser um modo justo e equilibrado,
assim, certas áreas, pessoas ou cargos não podem possuir privilégio entre os demais.
Por exemplo, a área de mecânica de manutenção deve ter sua participação no
Kaizen em sua área, a área de produção com a sua, e assim, sucessivamente.
Misturar as áreas permite com que certas áreas tenham mais acesso as
informações ou mesmo tempo que outras. Um mecânico de manutenção circula na
fábrica e se envolve com bem mais tipos de máquinas que um operador de produção
que fica fixo em seu posto e opera uma única máquina, assim, se ambos estiverem
no mesmo processo de Kaizen, o mecânico terá maiores possibilidades de
vantagens.
