Ferramentas de Gestão : Benchmarking

O benchmarking é uma ferramenta de gestão de origem americana que permite encontrar um ponto de referência ou padrão para que os processos de uma empresa possam ser comparados com os de outras, e, em seguida avaliados e principalmente melhorados.

A referência de modelo deve ser buscada, preferencialmente, junto às empresas concorrentes ou de reconhecida excelência de gestão portadoras das melhores práticas em seus processos e deve ser realizado continuamente, pois, somente assim a empresa consegue tentar sempre se manter à frente da sua concorrência.

Benchmarking na língua inglesa significa análise competitiva. De acordo o autor Oliveira (2006) o benchmarking pode ser executado em quatro tipos:

- Benchmarking Interno é aquele realizado pela comparação dentro da empresa entre cada um dos processos seus próprios processos.  O benchmarking permite ainda melhorias internas, tendo como padrão de exemplo os melhores processos internos a terem sua filosofia de gestão seguidas pelos demais processos.

- Benchmarking Competitivo é aquele realizado pela comparação entre os processos da empresa com os processos de empresas concorrentes diretas.  Pela ética empresarial é impossível espionar, no entanto, as informações, ainda que mais bem difíceis do que nos demais tipos de benchmarking, podem ser obtidas através de clientes, jornais, livros, revistas, sites e ex-empregados destas empresas.

- Benchmarking Funcional é aquele realizado pela comparação entre processos de uma empresa com os processos de empresas similares, ou seja, não concorrentes diretas.

- Benchmarking Genérico é aquele realizado pela comparação entre processos internos da empresa com os processos de empresas não concorrentes direta ou indiretas, nem similares, que sejam de reconhecida excelência em gestão com qualidade de seus respectivos processos no mercado e que cujas práticas de bom desempenho possam ser adaptadas na empresa.

Imagem informandoedetonando.blogspot.com.br

Afora o benchmarking Competitivo, os demais tipos de benchmarking, possuem a sua coleta de informações realizadas também a partir de entrevistas presenciais ou por telefone, análise de documentos, além de visitas técnicas nas sedes das empresas referências. 

Para a implantação de um benchmarking a empresa deve observar as seguintes etapas:

1º Formar uma equipe interna responsável pelo benchmarking e definir o seu coordenador, com irrestrito apoio da alta direção da empresa, para implementarem na empresa uma gestão por processos de modo a conhecerem profundamente todos os processos da organização, inclusive, os pontos fortes e fracos dos mesmos;

2º A equipe responsável pelo benchmarking deve identificar as principais empresas concorrentes no seu mercado e as principais empresas líderes no mercado com excelência de gestão no processo a ser comparado, caso não seja concorrente, ou os processos internos de referência no caso de benchmarking funcional;

3º A equipe responsável pelo benchmarking deve identificar as técnicas mais apropriadas para a coleta de informações de acordo com o tipo de benchmarking proposto, realizar a coleta de informações em seguida tabular as mesmas;

4º Comparar as informações obtidas sobre os processos pesquisados com os processos da empresa.

5º Incorporar as informações adaptáveis a realidade dos processos da empresa e procurar melhorá-las para superar os processos concorrentes.

6º Monitorar permanentemente as mudanças realizadas a partir de indicadores de desempenho visando sempre a melhoria contínua dos processos.

Geralmente em empresas adeptas pela gestão por processos o benchmarking é realizado na etapa de análise de processo, imediatamente após a etapa de mapeamento de processo.

Complementarmente a leitura desta postagem sugiro além da leitura das demais postagens de ferramentas de gestão, a leitura da postagem chamada de “A Gestão por Processos: Conceito, Exemplo e Mapeamento de Processos” de janeiro de 2012 presente neste mesmo blog.

Introdução ao PGQP - Programa Gaúcho de Qualidade e Produtividade

O Programa Gaúcho de Qualidade e Produtividade tradicionalmente conhecido sob a sigla PGQP surgiu no ano de 1992 no estado do Rio Grande do Sul e se disseminou por vários estados do Brasil levando conceitos de qualidade. Antes do PGQP os programa da qualidade se limitavam apenas à algumas grandes empresas no Rio Grande do Sul.

A partir da criação do PGQP pelo governo gaúcho ocasião na qual foi feito pelo então governador do estado do Rio Grande do Sul Alceu Collares o convite ao renomado e competente empresário Jorge Gerdau para gerenciar o processo, sendo tão bem sucedido o programa que houve desvinculação do Governo e passou a se tornar uma organização do Terceiro Setor, passando assim a recrutar adesões de organizações de todos os portes para a metodologia de gestão pela qualidade. Hoje o PGQP já conta com a adesão de mais 10.000 organizações.

Anualmente é realizada a cerimônia de entrega Troféus nas modalidades Diamante, Ouro, Prata e Bronze e de Medalhas do Prêmio Qualidade RS à dezenas de organizações que se destacam na busca pela excelência em gestão, processos e inovação como campeãs da qualidade

O prêmio de dá via reconhecimento as empresas que se candidatam e alcançam os requisitos definidos pelo PGQP e abrange empresas de todo o estado do Rio Grande do Sul de todos os portes e segmentos, inclusive, públicas.

Este reconhecimento se dá mediante o trabalho de examinadores devidamente treinados que participam do processo de seleção das organizações vencedoras. O sistema de avaliação do PRGQP mede a evolução das organizações na implementação da metodologia de gestão pela qualidade.

As empresas interessadas participam como candidatas a partir da assinatura de um termo de adesão ao PGQP e da seleção de alguns de seus colaboradores para participarem do curso de avaliadores do programa.

A metodologia do PGQP estimula mudanças no papel dos gestores e colaboradores de empresas, incentivando a todos a contribuírem com ideias para o alcance de melhores resultados e na melhoria contínua dos processos e suas estruturas, bem como a busca pela satisfação e fidelização dos clientes.

Para isto o PGQP conta em sua sistemática com um eficiente e eficaz ferramenta de gestão através do seu Sistema de Avaliação que permite o diagnóstico da situação gerencial das empresas e dos caminhos para a melhoria continua em sua gestão e processos.

O Sistema de Avaliação do PGQP foi elaborado com base nos critérios de excelência do Prêmio Nacional da Qualidade-PNQ, conforme o modelo do Malcolm Baldridge National Quality Award nos Estados Unidos com um instrumento que permite que qualquer empresa, independente do segmento e do porte avalie o seu sistema gerencial e o seu desempenho.

Os critérios de avaliação do PGQP normalmente abordam e pontuam itens como: Liderança,  Estratégias e Planos, Clientes, Sociedade, Informações e Conhecimento, Pessoas,  Processos e Resultados.

O primeiro passo no caminho da busca pela excelência de gestão ao aderir o PGQP é a empresa preencher e sempre manter atualizado um Termo de Adesão no qual ela se compromete a contribuir para o alcance do programa incentivando a participação de seu pessoal nas comissões técnicas, setoriais ou regionais do programa. A seguir a organização deve propiciar em até 12 meses ao seu pessoal de nível gerencial a participação num curso de preparação de 40h sobre gerenciamento pela qualidade reconhecido pelo PGPQ.

Depois designar um coordenador interno para o processo de gerenciamento pela qualidade, que dedicará no mínimo dois dias por mês para ações relacionadas ao PGQP e por fim, elaborar anualmente um Plano de Aperfeiçoamento do Sistema de Gestão com base no diagnóstico da metodologia adotada pelo Sistema de Avaliação do PGQP.

Logo a empresa define a forma com que irá contribuir financeiramente com o PGQP de acordo com uma tabela por porte disponibilizada pelo próprio programa. Depois a empresa organiza e segue um cronograma que envolverá ainda uma autoavaliação de si própria por seus avaliadores treinados e depois por examinadores externos.

 O PGQP ainda realiza constantemente uma série de eventos para a difusão da qualidade e competitividade das empresas e vem fornecendo notáveis avanços na economia gaúcha.