Ferramentas de Gestão : Indicadores de Eficiência e de Eficácia

Para podermos entender bem esta postagem, precisamos anteriormente entendermos com clareza os conceitos de indicadores, metas e das palavras eficiência e eficácia.

No meio empresarial os indicadores são ferramentas usadas como formas de medição do desempenho de alguma área, departamento ou equipe de uma empresa, sendo normalmente quantitativos, ou seja, numéricos e tem como principal objetivo permitir o monitoramento e a melhoria contínua dos processos de uma empresa. Um indicador pode ser também qualitativo,  normalmente quando se refere ao tempo cronológico ou quando aborde respostas qualitativas como, por exemplo numa pesquisa de satisfação que aponte respostas como satisfeito, insatisfeito, plenamente satisfeito, etc, ao invés de números.

Quanto ao objetivo, os indicadores podem medir a rotatividade, também conhecida como turnover, o absenteísmo, a ocorrência de acidentes do trabalho, o volume de vendas, a quantidade resíduos, a satisfação de clientes, entre inúmeros outros.

O resultado de um indicador deve ser comparado com a meta proposta, pois, para cada indicador devemos sempre criar uma meta a ser alcançada ou superada.

As metas quando falamos de indicadores são vistas como um limite mínimo numérico a ser alcançado pelo o resultado do indicador.

Enfim um indicador indica uma situação de algo que foi por ele medido, enquanto uma meta é um alvo fixado neste caso por um limite numérico que deve ser igualado ou superado pelo resultado do indicador em casos positivos como, por exemplo, volume de vendas, quanto mais o resultado se igualar ou superar a meta melhor. Nos casos negativos como ocorrências de acidentes do trabalho, a meta deve no máximo ser igualada, mas jamais ultrapassada pelo resultado do indicador.

A empresa precisa permanentemente não só calcular os indicadores, como mais que isto, precisa constantemente analisar o resultado de cada um deles criticamente de acordo com a meta, e tomar sempre ações corretivas quando a meta não for alcançada nos casos positivos ou for ultrapassada nos casos negativos.

Estas ações corretivas se dão a partir da identificação da causa ou das causas que levaram ao seu não alcance da meta nos casos positivos ou em que fiquem acima dela nos casos negativos, e a seguir pela busca da solução das mesmas.

Para o cálculo dos indicadores, estes precisam ser constantemente alimentados por informações, por exemplo, o indicador de absenteísmo, precisa ser constantemente alimentado pela digitação da quantidade de empregados que faltaram ao trabalho com ou sem justificativas. Isto faz com que a pessoa responsável pelo indicador precise acompanhar os cartões ponto para visualizar e computar as faltas de empregados e os atestados médicos e outras justificativas apresentadas pelos empregados ausentes para computá-los.

Esta necessidade de alimentação faz com que por vezes que o indicador tenha a sua manutenção vista por alguns profissionais como trabalhosa, fato que leva muitas empresas a não adotarem esta essencial ferramenta de gestão estratégica. Há outros casos que o indicador até é alimentado, mas não tem seus resultados comparados com a meta de modo crítico e as ações corretivas normalmente não são adotadas ou adotadas de modo inadequado ou insuficiente.

O tempo de análise de um indicador depende de cada situação e de cada empresa, podendo, ser diário, semanal, mensal, semestral, anual, etc. Mas a maioria dos indicadores são analisados de forma mensal pelas empresas.

Os indicadores normalmente são construídos e mantidos a partir de gráficos, podendo usar-se tanto de programas específicos ou o Microsoft Oficce Excel. A seguir podemos visualizar um modelo de um gráfico de colunas gerado por um indicador, vejam a linha reta e paralela na parte superior dele, ela significa a Meta. As colunas variam de altura, pois, são decorrentes dos resultados do cálculo do indicador que é variável, todas as colunas que ultrapassam a linha da meta estão acima dela, e, portanto, indicam que foi superada a meta, quando a coluna estiver abaixo da linha da meta significa a meta não foi alcançada, se ficar em cima dela significa que a meta foi atingida. Trata-se um gráfico facilmente criado no Microsoft Office Excel.

   Imagem guiadoexcel.com.br

Na prática os indicadores são usados principalmente nas empresas certificadas em sistemas de gestão da qualidade pela norma ISO 9001/2008, ou nas empresas participantes do PGQP, além outros programas da qualidade. Os indicadores também são muito utilizados nas áreas de segurança do trabalho para controlar acidentes de trabalho, na produção para monitorar a matéria prima, resíduos e produtividade, assim como na área de RH para monitorar a rotatividade e o absenteísmo dos empregados e para o PLR - participação nos lucros e resultados. Contudo, nas empresas que adotam a gestão por processos, o uso dos indicadores é obrigatório para a essência deste modelo de gestão.

Em relação à eficiência e a eficácia, os indicadores são feitos para atender a ambas e se dividem em dois tipos: os indicadores de eficiência e os indicadores de eficácia.

Os indicadores de eficiência estão relacionados com os recursos usados para atender as necessidades de clientes internos (setores da empresa em relação a cada um deles no que um depende do outro, empregados com relação à empresa) ou externos (os clientes propriamente ditos), de forma que os recursos sejam minimizados e que sejam evitados os desperdícios, mas mantendo a qualidade do produto ou serviço oferecido.

 Os indicadores de eficiência tem um reflexo indireto nos clientes e normalmente se relacionam com a produtividade, redução de custos, redução de desperdícios, utilização de recursos, etc.

Já os indicadores de eficácia estão ligados ao monitoramento de clientes internos (setores da empresa em relação a cada um deles no que um depende do outro, empregados com relação à empresa) ou externos (os clientes propriamente ditos). A eficácia deve atender ou superar as necessidades e expectativas dos clientes, com reduzida variação, ou seja, não pode haver um exagero da superação, pois, isto pode levar o produto ou serviço a ter um custo alto ou até mesmo incomodar o cliente. Um exemplo comum disto, é quando um cliente compra um aparelho eletrônico que atenda as suas expectativas e necessidades, mas por este modelo exceder em excesso as mesmas, traz consigo uma série de opções que acabam por dificultar o uso prático que o cliente busca, tornando por vezes, difícil e chata para o cliente a operação, além de nada objetiva e rápida.

Os indicadores de eficácia tem impacto direto nos clientes, e normalmente se relacionam com a satisfação, exatidão, pontualidade, confiabilidade, atendimento, etc, de todas as questões voltadas estreitamente ao cliente.

Em termos conceituais eficiência significa alcançar um resultado parcialmente a cada parte e a eficácia significa alcançar plenamente um resultado ao seu final, ambos os conceitos andam juntos, o que gera muita confusão e dúvidas nos conceitos.

Assim, alguém (pessoa) ou algo (setor, máquina, etc) pode ser ao mesmo tempo eficiente e eficaz, o que é o ideal, eficiente e ineficaz, eficaz e ineficiente e no pior dos casos ineficiente e ineficaz.

É provável que neste final da postagem, você leitor deva estar achando mais complicado entender agora, mas com um exemplo simples e real, fecharemos a sua leitura com chave de ouro e em compreensão total.

Então vamos ao exemplo que muito uso em minhas aulas de gestão por processos e teorias das administração, para explicar o conceito de eficiência e de eficácia aos meus alunos, portanto, vamos começar pensando na seleção brasileira de futebol da Copa do Mundo de 1982 na Espanha.

Aquela seleção juntou vários craques e jogava bem e com um futebol de arte em todos os jogos, com placares na maioria amplos, sem dúvida foi uma seleção eficiente, mas que, porém, não foi campeã mundial, perdendo para a seleção da Itália, o que fez com que aquela seleção fosse Ineficaz ainda que Eficiente.

Já a seleção brasileira de futebol da Copa do Mundo de 1994 nos Estados Unidos, fazia jogos normais e com resultados moderados contras as demais seleções, tanto é que empatou com a Suécia na primeira fase e venceu o próprio Estados Unidos por apenas 1 a 0 num jogo difícil, apesar da fragilidade deste adversário. A seleção ainda venceu com muita dificuldade outros jogos contra a Holanda e Suécia com placares apertados e mesmo na final foi campeã apenas nos pênaltis contra a Itália. Não há dúvidas de que esta seleção foi ineficiente, pois, não fazia belos jogos e tinha com placares apertados na maioria dos seus jogos, vencia quase sempre sofrendo, mas, sem dúvida foi uma seleção eficaz, pois, se sagrou Tetra Campeã Mundial naquela copa. Logo, a seleção de 1994 foi Ineficiente, mas Eficaz.

Cito como penúltimo exemplo a seleção brasileira de futebol da Copa de Mundo de 1970 no México, era uma seleção brilhante cheia de craques, dentre eles Pelé, que jogavam muito bem na maioria dos jogos e a seleção ainda fazia alguns placares amplos contra os seus adversários. Tratava-se sem dúvida de uma seleção eficiente, e que na final venceu com folga e com brilho a Itália se sagrando Tri Campeã Mundial, sendo, portanto, sem dúvida uma seleção Eficaz e Eficiente..

Por último, citamos a seleção brasileira da Copa do Mundo de 1990 na Itália, era uma seleção que fez uma copa sofrível vencendo os jogos com placares apertados e jogando muito mal, até contra adversários fracos como a Costa Rica e ainda foi eliminada precocemente pela Argentina nas oitavas de final, sem dúvida foi além de uma seleção Ineficiente, e também Ineficaz.

O Serviço Social como uma Estratégia de RH!

Nesta postagem vamos abordar o Serviço Social como um Subsistema de Recursos Humanos. Na realidade nem todas as empresas se atentaram para a inclusão desta importante área como um subsistema de RH. Algumas por questões de porte e custos, outras mesmo tendo uma área de RH estruturada e com capacidade financeira, por não perceberam ainda a necessidade deste serviço, embora sempre existente.

O Serviço Social Organizacional ou Corporativo é a área ligada ao Sistema de RH que monitora e busca suprir as necessidades sociais dos colaboradores (trabalhadores). Estas necessidades sociais, não são apenas as necessidades de moradia e educação que popularmente conhecemos, mas sim, além delas outras várias.

Quando se tem um Serviço Social dentro da empresa, este setor é gerido por um profissional com formação superior na área e devidamente registrado conselho regional da profissão, o Assistente Social, que se reporta ao Gestor de RH. Quando gerenciei o RH de uma transportadora, certo dia concluimos pela necessidade deste serviço para suprir a lacuna deixada por nossos motoristas de caminhões de viagem como chefes de famílias. Como sabemos os motoristas de caminhão viajam pelo Brasil inteiro, inclusive, diversos países da América do Sul, ficando, portanto, fora de casa por períodos prolongados, é comum neste segmento o colaborador ficar entre 1 e 3 meses fora de casa, e por vezes, até mais que isto.

Imagem www.objetivabordados.com.br

Assim, é natural a condição do motorista de caminhão de viagem, ainda que a contragosto deles, como “Pai Ausente”, pois, devido as necessidades desta profissão, ele precisa ficar afastado de casa viajando por longo tempo.

Não é preciso dizer-se, que os problemas sociais ocorrem com sua família enquanto ele está fora e distante, tirando do mesmo o foco na sua viagem de trabalho, pois, isto lhe gera preocupação e ansiedade, podendo afetar, inclusive, os clientes. Diagnosticando esta situação em nossa empresa, tratamos de montar mais uma estratégia de RH para se somar a outras que já tínhamos, criamos todo um plano estratégico de serviço social organizacional e contratamos uma Assistente Social para compor o quadro do RH.

O trabalho se desenvolveu a partir de entrevistas sociais individuais com os motoristas, ocasião, na qual era apresentada a proposta do serviço e neste ato era obtido junto a ele uma autorização escrita e assinada da sua inclusão, pois, o trabalho envolveria visitas sociais domiciliares e entrevistas sociais familiares, algo bastante íntimo. O motorista antes de assinar, sempre tinha um tempo para obter a opinião de sua família, assinando o documento apenas depois do aval dela.

Assim, a Assistente Social realizava visitas domiciliares a todas as famílias, entrevistando as mesmas na busca da identificação das necessidades sociais destas e em seguida fazia relatórios, apresentando soluções para a gestão de RH.

As principais estratégias não eram de dispor de recursos financeiros para suprir os problemas, o que seria assistencialismo, mas sim, como dizemos ensinar o “pescador a pescar”, assim, a Assistente Social realizava a Educação em Economia Doméstica às famílias e esclarecia e encaminhava os direitos legais e civis no aspecto social público para as famílias.

O serviço social de nossa empresa apoiava na internação de filhos usuários de crack em clínicas públicas de recuperação gerenciando todo o processo com as famílias, zelava para que o Plano de Saúde e de Odontologia subsidiado pela empresa atendesse todas as necessidades de saúde das famílias (antecipando consultas e exames médicos e odontológicos, facilitando internações hospitalares) e intermediava a obtenção de vagas em escolas públicas pelas famílias na falta de vagas.  Quando algum colaborador tinha um filho portador de necessidades especiais, este também recebia atenção e tinha seus direitos sociais encaminhados. Havia ainda o apoio para a inclusão de PCDs filhos ou parentes dos empregados na Educação Especial em outros Programas Sociais ou Previdenciários. Havia ainda acompanhamento do Serviço Social aos empregados afastados por Acidente do Trabalho ou Doenças do Trabalho, bem como por gozo de outros benefícios previdenciários como Auxílio Doença, inclusive, nas situações de altas médicas, ou mesmo em benefícios negados ou cancelados pelo INSS.

Em momentos de dor o Serviço Social estava sempre presente, fazendo visitas aos colaboradores internados em hospitais ou doentes, assim como, aos seus familiares e representava a empresa em enterros, amenizando o sofrimento organizando as questões necessárias para isto (atestado de óbito, funerárias, etc). O Serviço Social mantinha um cadastro de funerárias com preços e condições facilitadas, mantendo constante pesquisa dos custos disto, a fim de que o colaborador reduzisse seus custos e a sua dor, pois, é natural em momentos como este faltar tempo e até concentração para se pesquisar preços. Havia ainda o cuidado de sempre através do Serviço Social realizar-se a compra e o envio de uma coroa de flores em nome da empresa, e de sempre formar uma equipe para comparecer ao local, envolvendo além, da Assistente Social, a chefia do colaborador, o gerente de RH e alguns colegas de setor do mesmo, mostrando que a empresa e seus colegas estavam ao seu lado.

Mas a vida não é feita só de momentos de dor e as ações do Serviço Social também, assim, nos momentos de alegria este setor organizava as Festas de Final de Ano, Excursões, Confraternização do Dia do Motorista, controle de Aniversários e presentes, participação em formaturas e homenagens, SIPAT (Semana Interna de Prevenção a Acidentes), com palestras e brindes, e também em momentos de louvor à vida, ou seja, o nascimento de filhos de colaboradores, visitando a gestante e ao bebê levando uma lembrança, sem hesitar em também socorrê-la para levá-la ao parto quando necessário.

O Serviço Social gerenciava ainda ações sociais como campanhas do agasalho no inverno, do brinquedo no dia das crianças e do material escolar no começo de ano. Era responsável ainda por todas as ações de Responsabilidade Social da empresa, organizando o subsídio de uma creche sem fins lucrativos.

O trabalho do Serviço Social deu tão certo, que os nossos motoristas, passaram a ter uma viagem mais tranqüila e focada, pois, suas famílias em quaisquer problemas telefonavam a Assistente Social que ficava disponível 24h dia e os próprios motoristas passaram a requerer seguidamente os serviços antecipadamente, o outro ponto maior, foi que isto ajudou sensivelmente na soma com outras estratégias de RH que tomamos a reduzir a Rotatividade de Motoristas do nível extremamente elevado para um nível extremamente baixo, beirando a nulidade.

Outra prova do sucesso do trabalho, foi de que expandimos a atuação do Serviço Social para as áreas de Mecânica e Depósito e em curto espaço de tempo para a empresa inteira.

Apesar do êxito deste case e das dicas que o mesmo fornece para o sucesso deste subsistema de RH, lembramos que de nada adianta fazê-lo isoladamente sem ligação com as ações nos demais subsistemas de RH, na prática alcançamos este resultado por que também fizemos outras ações estratégicas em paralelo nos demais subsistemas que somadas ao serviço social nos levaram a conquista do nosso objetivo, o de reduzir a rotatividade dos nossos motoristas de caminhões de viagem.

Pode-se incluir também nas responsabilidades do Serviço Social a participação em programas de inclusão e integração de empregados PCDs na empresa, preparando o ambiente físico de trabalho, a acessibilidade, os equipamentos e também os colegas de setor em como lidarem como novo colaborador em sua condição de PCD. Aqui no Sul infelizmente é bastante comum ocorrerem catástrofes ambientais como vendavais e enchentes, estando nosso Serviço Social também em ação nestas situações.