Como ser um Preposto na Justiça do Trabalho?

Preposto na Justiça do Trabalho é aquele profissional que representa a empresa que lhe emprega ou da qual é sócio, assessorado por um advogado em uma audiência judicial presidida por um juiz do trabalho frente à outra parte, no caso o reclamante, um empregado ou ex-empregado da empresa e assessorado de seu advogado, que ingressou com uma reclamatória trabalhista (processo judicial trabalhista) contra uma empresa, para discutir direitos que não lhe teriam sido pagos, pagos incorretamente ou apenas parcialmente na sua visão.

O Art. 843 em seu § 1º da CLT, exige que o preposto tenha conhecimento dos fatos (de todas as situações que ocorreram e não ocorreram relativas às causas do processo) e ainda que suas declarações prestadas na audiência representam a empresa, ou seja, tudo o que ele falar é como se o empregador fosse, mesmo ele sendo apenas um empregado, portanto, se trata de uma ação de uma grande responsabilidade.

Quando a quantidade de reclamatórias trabalhistas é muito grande, principalmente, em face do tamanho da empresa, algumas empresas tem um empregado que atua exclusivamente como preposto, outras, com um volume médio, envolvem o próprio Gestor de RH ou o Gestor de Departamento Pessoal para acumular a função, sendo, este fato bastante comum. Em empresas menores, na maior parte das vezes é o próprio proprietário assume a função de preposto judicial. Com a Reforma Trabalhista, foi acrescido ao Art. 843 da CLT, que o preposto não mais precisa ser empregado da empresa.

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O preposto precisa ser uma pessoa com bom senso, postura, boa comunicação, educação, equilíbrio emocional, segurança, conhecedor das leis trabalhistas e dos fatos que envolvem a discussão judicial. É recomendável que esteja ao menos cursando nível superior, preferencialmente em direito ou administração e que tenha experiência profissional em Departamento Pessoal.

As atuações do preposto estão ligadas ao Subsistema de Recursos Humanos chamado de Contencioso Trabalhista que trata das relações judiciais entre a empresa e seus empregados e principalmente ex-empregados. 

Dicas para ter uma Boa atuação como Preposto:

- Esteja sempre atualizado na legislação trabalhista que afeta a área, conheça bem o negócio da empresa, como funciona seus serviços, como são seus clientes e fornecedores.

- Ao sair do seu local de trabalho para ir à uma audiência, dê uma margem, além do tempo reservado ao trajeto de um acréscimo de 30 minutos (para eventuais engarrafamentos, furo de um pneu do veículo, acidente de trânsito, etc). Acrescente ainda outros 10 minutos para chegar à Audiência com antecedência, assim, você pode se organizar melhor, procurando a Vara do Trabalho onde esta será realizada com calma e encontrar-se com o advogado da empresa com tranqüilidade. Então sugiro que some ao tempo de trajeto 40 minutos;

- Use roupas e sapatos adequados, se for terno e gravata melhor, mas não é imprescindível, pode-se usar roupas tradicionais como camisas, porém, nem de longe roupas e sapatos esportes como camiseta, jeans e tênis, isto pode passar uma imagem de imaturidade profissional, independente da sua idade;

- Tenha o nº do celular do advogado da empresa e igualmente dê o seu a ele, pois, em caso de problemas que gerem atrasos ambos poderão combinar alguma estratégia. Atente-se para que seu celular esteja com a bateria devidamente carregada e com créditos, e não esqueça também de deixá-lo no modo silencioso, pois, durante a audiência são proibidas interrupções para atendê-lo;

- Seja assíduo e pontual à audiência, caso falhe nisto, a empresa receberá uma pena de revelia (que não permitirá juntar provas) e de confissão (o juiz presumirá que tudo o que reclamante falar seja verdadeiro);

- Leia com antecedência e com absoluta atenção a Inicial (reclamatória escrita realizada contra a empresa), a contestação (defesa escrita contra a reclamatória feita pelo advogado da empresa) e demais documentos que envolvam o fato como data de admissão e de demissão do reclamante, cargo que ele ocupava, motivos da sua saída da empresa, formas de pagamento, horários, etc. Ouça as pessoas que trabalhavam com o reclamante, leia todos os demais documentos que possam impactar no processo, como cartas de advertências e de suspensões (para alguém que foi demitido por justa causa, por exemplo). Enfim, municie-se do máximo de informações possíveis e depois do entender o somatório delas, se foque em seguir a contestação, pois, não pode jamais haver uma contradição das suas declarações com ela;

- Não veja o reclamante com um grande amigo ou inimigo, tenha apenas uma relação profissional e educada com ele procurando da mesma forma contribuir para um clima profissional durante a audiência.

- Tenha plena e intensa sintonia com o advogado da empresa, preste-lhe o máximo de informações e lhe apóie ao máximo, antes, durante e depois da audiência em termos de informações.

- Separe e organize com grande dedicação todos os documentos que serão juntados ao processo judicial (contrato de trabalho, rescisão de contrato de trabalho, ficha de registro de empregados, contracheques, cartões ponto, guias de recolhimento de FGTS, etc) como provas para a empresa, enviando-os ao advogado com antecedência antes da audiência e via protocolo o qual ele assinará o recebimento;

-Jamais esqueça de levar a carta de preposto devidamente assinada pela empresa lhe credenciando, assim, como uma cópia do contrato social da mesma e um documento de identidade seu, pois, tudo isto será exigido;

- Antes da Audiência tente assistir outras na mesma Vara ao chegar, pois são públicas, assim você pode ir percebendo como tende a ser a postura adotada por todos para a sua audiência. Se você está começando na profissão pode fazer isto seguidamente e observar como os demais profissionais depõem;

- Dependendo do que é reclamado no processo trabalhista, você será convocado pelo juiz do trabalho a realizar um depoimento pessoal, neste caso, o juiz lhe fará perguntas sobre os fatos, assim, como o advogado da outra parte pedirá ao juiz para lhe fazer outras perguntas adicionais. Para isto, você precisa estar bem preparado, calmo, seguro e ter uma boa capacidade de comunicação, sendo que quando você estiver depondo, não poderá contar com o apoio do advogado da empresa.  Lembre-se ainda de que você deve conhecer todos os fatos, portanto, respostas do tipo não sei ou desconheço, podem, levar a empresa a uma pena de confissão;

- Tenha sempre com você uma pasta, com caneta, agenda e calculadora, ela é fundamental para agilizar eventuais cálculos de acordo, mas leve sempre uma previsão dos custos de um acordo, mesmo que não seja de interesse inicial fazê-lo, pois, assim você  poderá comparar o mesmo como alguma proposta inesperada que surja da outra parte reclamante.

- Treine o pessoal dos setores de Portaria e Recepção, demonstrando para eles cópias de notificações judiciais e os conscientizando da importância de entrega imediata das mesmas ao setor de RH e as consequências para a empresa do eventual extravio ou atraso das correspondências judiciais. Caso os porteiros e recepcionistas já estejam treinados nesta ação, mesmo assim, verifique com eles eventuais dúvidas.

Em minha vivência profissional, sempre acumulei as funções de Preposto com as funções de Gestor de RH, contudo, dentre todas as minhas atividades esta era a que me tomava maior preocupação em termos de prazos e preparo. Você pode até eventualmente chegar atrasado ao trabalho e justificar, mas em uma audiência jamais, salvo se comprovadamente ficar fisicamente totalmente impossibilitado num grave acidente de trânsito a caminho dela e ainda assim será discutível. Para reduzir minhas preocupações eu tinha uma agenda a qual consultava e atualizava permanentemente e no horário da audiência colocava o celular a despertar no serviço, pois é comum que você esteja envolvido com outras tarefas e sempre existe o risco de se empolgar com elas, quando em casa e com audiências de manhã cedo, cheguei a colocar dois celulares para despertar, algumas pessoas podem até achar isto excesso, mas imagine, quem nunca na vida perdeu um horário para algo, ainda que sem querer e esporadicamente, por isto, cautela nunca é demais quando se fala de ser preposto, somado a isto, uma pena de confissão e revelia por ausência ou atraso do preposto garantem quase que 100% de chances de condenação da empresa e os processos trabalhistas que eu me envolvia oscilavam de R$ 600,00 à R$ 200.000,00, pois, lidávamos também com profissionais médicos bem remunerados e com longo tempo de casa.

Empreendedorismo Parte 1: Como ser um Bom Empreendedor nos Negócios?

                                                                                                                                                                             

Existem diversas vertentes (tipos) de Empreendedorismo como: o Empreendedorismo Social, o Empreendedorismo Organizacional também chamado de Corporativo e o Empreendedorismo Tradicional que abordaremos aqui que é focado na capacidade e na ação de pessoas (conhecidas como empreendedores) em montar, manter e desenvolver negócios empresariais.

O bom empreendedor é aquela pessoa ousada, que busca e encontra desafios sucessivos e que tem uma notável habilidade de criar, manter e desenvolver negócios, assim, o simples fato de alguém possuir ou montar uma empresa, isoladamente, não lhe dá o título de bom empreendedor, caso não tenha ela a capacidade para dar vida prolongada a sua empresa.

Um comportamento de bom empreendedor exige que a pessoa fixe metas e se prepare para alcançá-las através de um planejamento, de um cronograma e principalmente com estratégias de ação. Ser ousado, não significa ser pedante, o empreendedor assume sim riscos, mas faz previamente o cálculo dos mesmos pesando os prós e contras e só age se os prós superarem os contras, ou se ele tiver uma estratégia bem montada para reverter futuramente os contras para os prós.

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Existe neste comportamento uma constante preocupação com ambiente do negócio, onde o bom empreendedor monitora de perto os seus clientes percebendo as necessidades e desejos destes, os seus fornecedores procurando negociar preços e qualidade, bem como ampliar parcerias com outros evitando a dependência de um único fornecedor (existem casos que o fornecedor quebra e deixa o empreendedor a mercê de matéria prima ou que abusa de preços por ser único) e concorrentes identificando previamente os mesmos, não só os atuais como os futuros de modo a estar sempre na frente deles. O bom empreendedor também monitora o seu preço em conjunto com a qualidade do seu produto ou serviço, comparando com as necessidades dos clientes, com seus custos internos e com o realizado pelos concorrentes, evitando assim surpresas de perder clientes inesperadamente.

Faz ainda um acompanhamento da sua imagem no mercado, realizando pesquisas de satisfação com os seus clientes e procura sempre divulgar sua boa imagem para que todos o conheçam pela sua qualidade de produto e de atendimento. Tem ainda um comportamento ético e parceiro com clientes e fornecedores.

O bom empreendedor reserva ainda um tempo diário para o acompanhamento financeiro do negócio, monitorando seus custos fixos (aluguel, luz, água, telefone, salários, etc) e os seus custos variáveis (matéria primas, comissões, etc). Também faz a sua previsão de vendas proporcionalmente a sua capacidade de produção (não vende mais do pode entregar) e com isto também programa suas receitas futuras, controla seus saldos bancários, cheques pré-datados, vendas e compras a prazo, evitando, por exemplo, que os prazos de recebimento de  clientes sejam posteriores aos prazos de pagamento dos fornecedores (parece básico, mas ocorre disto não ser observado por alguns gerando confusão no caixa). Assim, com base em tudo isto aqui exposto o bom empreendedor organiza o seu Fluxo de Caixa diariamente, anotando tudo o que vende e o que paga, comparando e controlando previamente as entradas e saídas de dinheiro no chamado Livro de Movimento de Caixa.

O bom empreendedor jamais mistura o caixa da empresa com o seu caixa pessoal, para evitar isto, após apurar os custos do negócio, ele define um salário fixo mensal para ele, o que chamamos de pró-labore, o qual como falamos deve ser definido de acordo com as condições de negócio de pagá-lo mensalmente, o que não importa em dizer que quando o negócio for melhor, o pró-labore seja reajustado, pois, este valor que sobra deve ser usado para aumentar o Capital de Giro (dinheiro para conduzir a empresa em suas operações comuns e custos normais) da empresa e apenas ao fim do ano caso seja apurado um Lucro final ser distribuído ao empreendedor. Se ao oposto o negócio passar a ir mal sem suportar o pró-labore pode o empreendedor baixá-lo deixando para si créditos controlados via anotação para recuperar depois, mas se isto, persistir, sendo possível deve baixar definitivamente o pró-labore, se impossível, por suas necessidades econômicas pessoais, deve então pensar em trocar de negócio ou dependendo do caso até fechar o mesmo, não deixando para fazer isto apenas quando uma bola de neve estiver formada.

O bom empreendedor em momentos de crise tenta fugir dos cheques especiais, tentando primeiramente outras alternativas como redução do seu pró-labore, antecipação do prazo de recebimento de vendas a prazo mediante negociação com clientes, postergação de pagamentos aos fornecedores mediante negociação prévia com estes, renegociação de preços de matérias primas com fornecedores, venda de máquinas ociosas e somente em última instância procura empréstimos bancários, os quais, entretanto, sempre que quando busca o faz formas bem negociadas diretamente com o gerente de contas bancárias da empresa e comparando mesmo assim as condições oferecidas com outros bancos.

O bom empreendedor sempre aproveita as oportunidades de negócios, está sempre se antecipando às chances de crescimento e se previne das ameaças ao negócio, analisando de antemão as mesmas, como por exemplo, a situação econômica do país e os riscos das crises internacionais atingi-la, é uma pessoa que está sempre atualizada, buscando permanentemente informações que possam afetar o seu negócio no presente ou no futuro, está atento aos noticiários, lê jornais, revistas, pesquisa na internet, mantém contato próximo com clientes e fornecedores obtendo informações.  É uma pessoa com persistência e dedicação para o seu negócio, parece óbvio, porém, não existem casos de empreendedores que por serem donos do negócio não se dedicam ao mesmo com todas as forças, outros desistem na primeira barreira desanimando, quando na realidade deveriam vê-las apenas como obstáculo que deveria ser vencido. Entretanto, não se pode confundir persistência com teimosia, persistência é tentar vencer os obstáculos analisando de antemão a possibilidade de superá-los, teimosia seria não fazer isto e insistir em vencê-los.

Por fim, nesta postagem abordamos aqui o comportamento adequado do bom empreendedor, o que não implica dizer que todos sigam os mesmos, contudo, se assim fizerem com certeza aumentarão muito suas chances de sucesso, pois, o estudo do empreendedorismo somente fornece os caminhos mais adequados para o alcance do sucesso e não uma receita de bolo como se fosse  infalível  para o mesmo.                                                  

Como Funciona uma Entrevista de Seleção por Competências?

A entrevista de seleção por competências é um tipo de entrevista onde a grande maioria das perguntas são realizadas de modo aberto com verbo de ação no passado, ou seja, não há como o candidato a emprego responder apenas um sim ou não, pois, as perguntas exigem uma resposta com uma ação feita no passado pelo candidato que evidencie ser ele portador da competência questionada.

Por exemplo, um entrevistador pode fazer a seguinte pergunta ao candidato a emprego: “Conte-me uma situação em que você agiu com iniciativa”. Como se vê a pergunta é aberta, pois, não há como respondê-la como apenas um sim ou não, mas de outra forma apenas, esclarecendo abertamente uma situação em que a capacidade de iniciativa foi usada pelo candidato.

Se a pergunta fosse feita assim: “ Você tem iniciativa”, trata-se de uma pergunta fechada e passível de apenas um sim ou não, assim, ela praticamente não usada em seleções, por sua pobreza de respostas.





Como vimos no texto de Gestão por Competências já postado neste blog, competência significa um conjunto de conhecimentos, habilidades e atitudes, assim, as perguntas elaboradas neste tipo de entrevista devem ter sempre em mente este conceito, no exemplo citado o entrevistador estava investigando se o candidato portava a competência iniciativa.

A entrevista de seleção por competências precisa ainda, ser elaborada a partir das competências essenciais (que decorrem das necessidades do negócio da empresa) e das competências específicas (que decorrem das necessidades do cargo).

Vamos exemplificar citando uma das situações que eu muito vivenciava quando era entrevistador de uma transportadora rodoviária de cargas, lá precisávamos com grande freqüência entrevistar candidatos a emprego como motorista de caminhão. Em transportadoras rodoviárias uma competência essencial presente em todas elas é a de foco no cliente, pois, existe uma grande necessidade de responsabilidade com a carga, evitando atrasos de entrega, avarias na mesma, acidentes de trânsito e roubos. Assim, ter isto como competência essencial do negócio é vital para qualquer transportadora que se preze. 

Para o cargo de motorista de caminhão como exemplo de competência específica que usávamos, dentre outras, vamos abordar a própria competência iniciativa na medida em que esta é vital neste cargo, visto que, o motorista de caminhão precisa ter iniciativa para perceber e reparar pequenas panes mecânicas no caminhão, para atender ao cliente no ato da entrega ou de recebimento da carga para o transporte e para resolver por conta própria sempre que possível os problemas que possam levar a atrasos da carga, entre outras situações. Imagine, por exemplo, um motorista de caminhão sem iniciativa, ele não se preocuparia em ver e em muito menos tentar resolver as eventuais pequenas panes mecânicas e perguntaria ainda, mesmo que a milhares de quilômetros de distância da sede, a chefia via telefone o que fazer, um motorista de caminhão sem iniciativa ao atender o cliente para recebimento ou entrega da carga seria passivo aguardando apenas a manifestação do mesmo, e ainda agiria assim em todas as outras situações, mesmo nas mais simples, portanto, não resolveria quaisquer problemas para evitar atrasos da carga, como, por exemplo, ao perceber um engarrafamento, ficaria parado sem ao menos perguntar a um policial rodoviário ou colega de profissão se a previsão de liberação do trecho existe e qual será para analisar se é possível ficar ali esperando, ou se terá que desviar a rota avisando a empresa, principalmente em casos de carga perecível.

O entrevistador ao elaborar as perguntas por competências deve além de construí-las de modo aberto, colocá-las com os verbos conjugados no passado.

Imagem Juliano Correa da Silva

Neste tipo de entrevista de seleção por se tratarem de perguntas feitas abertas e por competências, é necessário que o entrevistador dê um tempo adequado, embora não muito longo, para que candidato a emprego pensar na resposta, pois, a maioria dos candidatos a emprego não está acostumada com este tipo de entrevista, uma vez, que grande parte dos entrevistadores realiza entrevistas livres. A duração da entrevista por competências também é mais longa que as demais, pois, como as perguntas são abertas e exigem a descrição das situações pelo candidato a emprego, isto toma um maior tempo. Dependendo da pergunta deve-se ainda depois que o candidato narre a situação por ele vivenciada na competência, pedir a ele que justifique o por que acha que o caso por ele citado se encaixe em demonstrar que ele teve a competência solicitada na ação que tomou.

Se você é candidato, deve se preparar para este tipo de entrevista levando em conta situações profissionais em que você tenha usado as suas competências, assim, você levará menos tempo pensando e, além disto, terá respostas mais adequadas e preparadas. O rol de competências que podem ser cobrados uma entrevista é imenso, não havendo como citar aqui todos, mesmo assim vamos citar alguns: Iniciativa, Liderança, Foco no Cliente, Trabalho sob Pressão, Trabalho em Equipe, Persistência, Planejamento, Organização, Dinamismo, Comunicação, Administração de Conflitos, entre diversas outras. Assim para se preparar, se você tem iniciativa, deve pensar numa situação profissional em que você a teve, e assim sucessivamente nas demais competências não hesitando em extrapolar as aqui mencionadas, lembrando ainda de se preparar para se solicitado justificar suas colocações para o entrevistador.

Quanto ao entrevistador sugere-se que a entrevista seja realizada de forma semi-estruturada, ou seja, com perguntas padrões e previamente montadas e algumas outras perguntas livres conforme a necessidade que o entrevistador perceba durante a entrevista de fazê-las, levando em consideração as competências essenciais e as competências específicas da empresa e do cargo.

Outro ponto que sugiro ao entrevistador é fazer anotações das respostas dos candidatos a emprego, previamente combinando isto com eles, pois, como são diversas perguntas e com respostas por vezes longas e mais de um candidato, fica difícil ao entrevistador lembrar de todos os detalhes levantados nas entrevistas. Já para o candidato a emprego, a dica é de que ele não se preocupe com o conteúdo as anotações feitas pelo entrevistador, pois, a maioria de nós entrevistadores, realizamos apenas a descrição resumida do que o candidato responde como lembrete, a avaliação das respostas, fazemos mentalmente na hora e depois da entrevista apenas passamos para um relatório confrontando com as anotações. Digo isto, pois, já presenciei candidatos preocupados com as anotações pensando que se tratavam da avaliação feita pelo entrevistador, olhando mais para as folhas das mesmas no intuito, por vezes, até inconsciente de lê-las, do que para o entrevistador. Para evitar isto, eu quando entrevistador, explico previamente ao candidato a emprego a minha metodologia já no começo da entrevista, inclusive, que as anotações serão apenas um lembrete do que ele fala não uma avaliação minha ainda.

A entrevista de seleção por competências é um tipo de entrevistas que pode ser aplicada tanto em profissionais com experiência no mercado, neste caso as perguntas serão respondidas por ele com base na vida profissional, como a candidatos a 1º emprego sem experiência, neste caso as respostas abordarão a vida pessoal e principalmente acadêmica do candidato a emprego. Se você pergunta ao candidato a 1º emprego se ele tem liderança, ele pode responder que sim, pois, é capitão do time de futebol da escola, se pergunta se ele trabalha em equipe, ele pode responder que sim por fazer trabalhos em grupos na escola, na prática ainda perguntamos em cima disto o por que de tais respostas a ele, pois, ser capitão de time ou trabalhar em grupos, não significa isoladamente que detenha as competências liderança e trabalho em equipe. Aí, por exemplo, ele lhe responde que como capitão consegue que os demais membros do time apóiem suas decisões sem conflitos e joguem unidos e como aluno no grupo, ele diz que consegue interagir bem com todos os colegas fazendo com eles um trabalho coletivo e harmonioso, logo, este candidato a 1º emprego tende a possuir as competências liderança e trabalho em equipe. Se ao oposto o candidato justificasse, acho que tenho liderança por que o pessoal me obedece pela hierarquia do time e que trabalha em equipe apenas para dividirem cada parte do trabalho acadêmico e juntando o todo depois, assim, os indícios são da inexistência destas duas competências.

Por fim, temos que a boa entrevista de seleção por competências: aborda as competências essenciais e as específicas; é feita com verbos conjugados no passado e com perguntas abertas; o ideal é que seja estruturada; que seja dado um tempo para o candidato pensar e responder; que o entrevistador faça anotações e que ao final ele faça um relatório e que a duração tende a ser maior que os demais tipos de entrevistas de seleção.

Como faço uma CIPA funcionar apoiando a Segurança e Medicina do Trabalho dentro de uma empresa sem entrar em atritos com a Empresa e os Empregados?

A CIPA é uma comissão interna de prevenção a acidentes que visa a promoção da saúde e da segurança no trabalho instituída de acordo com a NR-05, composta por representantes dos empregados por eles eleitos e por representantes da empresa por ela indicados em número igualitário.



No mercado muito nos deparamos com a fama da CIPA de ser uma comissão que não funciona, que não consegue negociar e muito menos impor as necessidades dos trabalhadores e que é composta apenas por trabalhadores que buscam uma estabilidade no emprego ou para criar conflitos com a empresa (pois a legislação garante proteção ao cipeiro contra a despedida sem justa causa desde a inscrição e se eleito, até  um ano após o mandato que é de um ano, ou seja, 2 anos).

Isto infelizmente até procede, mas em parte, tudo depende mesmo de quem faz parte da comissão e de como pensam e agem. Em minha carreira profissional tive a honra de ser membro de 3 CIPAs na área de saúde, 1 no setor automotivo e 5 no setor de transportes, sendo que Presidi 6 delas, nas demais fui membro indicado pelo empregador.

Como presidente da CIPA (que pela lei é indicado pelo empregador) meu lema é conscientizar não só os trabalhadores, como também os próprios empregadores que a mim indicavam da importância dela quebrando o paradigma de disputa dentro da comissão, nela todos éramos iguais na busca de um objetivo comum, fazer a CIPA funcionar, mas beneficiando mutuamente as duas partes, ou seja, aos empregados e a empresa sempre foi meu alvo. E realmente funcionou bem, pois, quando você coíbe a disputa, une forças e os dois lados estão juntos são mais fortes.

Nas nossas CIPAS, as reuniões tinham sempre o seu calendário cumprido, as tarefas e responsabilidades eram todas divididas mediante consenso, quem assumia um compromisso, até eu mesmo como presidente, era obrigado a dar um retorno já na próxima reunião ou até antes dela, a cada reunião debatíamos a ata anterior colocando as soluções obtidas, e criando estratégias para aquelas que não havíamos alcançado, além disto, a cada reunião todos os presentes eram provocados a dar uma idéia. O clima das reuniões sempre foi harmonioso e cordial, e muito profissional focado exclusivamente em questões de segurança e saúde do trabalho, eventuais dispersões de assunto eram educadamente trancadas. Enfim, todos os cipeiros participavam ativamente dando idéias, buscando soluções, interagindo com colegas, participando das reuniões de modo aberto, nossas CIPAs eram verdadeiramente unidas e focadas, os conflitos quando ocorriam eram de imediato estancados via negociação.

Em uma das CIPAs tivemos a presença de um sindicalista como membro eleito pelos empregados, fato este que por si só, em outras empresas poderia ser sinônimo de conflito, mas na nossa CIPA não, a transparência, foco, trabalho em equipe e liderança eram tão fortes, que um sindicalista conservador dialogava e negociava com bom senso, inclusive, com cipeiros indicados que eram Gerentes da empresa.

Mas quais são as dicas básicas para uma CIPA funcionar bem afinal?

- Elimine preconceitos, barreiras hierárquicas e de áreas: Na CIPA não pode existir barreiras em que um cipeiro não possa manifestar sua opinião por temer sua chefia, não pode haver espaço para preconceito em achar que um cipeiro eleito pela produção e que tenha pouca escolaridade seja menos competente que um cipeiro de nível superior indicado pelo empregador.

- Evite ou estanque os conflitos: Os conflitos são naturais, porém, não se pode deixar com tomem propensão que fuja ao diálogo e bom senso, o presidente precisa ter a capacidade de liderança para intervir educadamente amenizando ânimos, preferencialmente até antes que estes se enalteçam.

- Crie um Clima de Trabalho em Equipe: Quando você divide responsabilidades, dá espaço para a liberdade de opiniões, age com transparência, tem bom senso e empatia com a comissão e dissemina isto entre todos os membros consegue fazer com que todos se ajudem e consequentemente a você também, aos empregados e à própria empresa.

- Divida as Responsabilidades e Atribuições: Você deve fazer todos os cipeiros quererem trabalhar como motivação, para isto, dê a cada um uma tarefa afim com suas possibilidades de alcance, se preciso, faça duplas de trabalho, unindo alguém mais forte com outro mais fraco em termos de atuação.

- Cobre Resultados Pré-Combinados: Quando você convence todos a participar e pré-combina com eles a forma de atuação e de cobrança, eles aceitam ser cobrados depois, pois já sabiam disto. Além do mais, mesmo assim aja com educação e bom senso. A cada reunião distribua tarefas aceitas voluntariamente por cada um e na outra reunião leia a pauta da ata anterior cobrando deles os resultados, se alguém atingiu dê baixa da ata do problema, se o assunto está em andamento mencione isto, se ele não conseguiu, veja o que falta para isto e providencie o recurso ou repasse o assunto a outro cipeiro com o aval dele. Em casos extremos assuma a tarefa, pois, como presidente tem mais forças.

- Mostre que a CIPA Funciona: Quando você faz parte de algo que funciona você se motiva, então mostre aos cipeiros os resultados que estão alcançando, motive eles a cada reunião e debata as conquistas.

- Tenha e Mantenha o Foco: A CIPA precisa estar unicamente focada em questões que envolvam a segurança e a saúde no trabalho dos trabalhadores, portanto, não se pode perder o foco com assuntos alheios a comissão como discussões salariais, futebol, etc. Quando você percebe que o foco pode sair, retome o caminho de modo educado retornando a pauta, havendo,  por exemplo, insistência em se manter o tema, negocie com o cipeiro tratar com ele após a reunião no setor específico e ajudá-lo a obter maiores informações.

- Seja Ativo, Dinâmico e Líder: Se o próprio presidente não tiver tais atributos, ele mesmo desmotiva e desabilita a CIPA, alguns presidentes nem sempre apóiam a CIPA, contudo, esquecem-se que o não funcionamento dela, é o não funcionamento dele em termos de competência e liderança.

- Seja Político e Negociador: O bom cipeiro e principalmente o bom presidente sabe negociar, não impõe, e é extremamente político, pois, precisa ajudar empregados, mas também e muito a sua empresa, portanto, deve negociar o funcionamento da CIPA até mesmo com seus Diretores, sempre com educação e bom senso.

- Treine, Faça e Propicie Cursos: Os cursos de CIPAs devem ser anuais, não só pela lei, mas por também ser uma reciclagem aos cipeiros reeleitos e um aprendizados aos novatos. Portanto, cabe ao presidente sempre buscar condições para que o curso seja sempre realizado e com qualidade. A CIPA ainda deve sempre realizar a SIPAT – Semana Interna de Prevenção a Acidentes em conjunto com o SESMT, não só  por ser uma obrigação legal, mas por ser um espaço para treinamento dos cipeiros e também dos empregados. Somado a isto uma SIPAT bem organizada e bem realizada, com palestras adequadas e brindes para os empregados (obtidos em fornecedores sem custo), valorizam a imagem da CIPA e conscientizam a todos.

- Seja Persistente: Fazer uma CIPA funcionar é uma tarefa possível, mas que exige persistência, tanto é que diversas CIPAs não funcionam, outras funcionam em um ano e noutro não, tanto o presidente como os cipeiros precisam ser persistentes no alvo do funcionamento. Persistência, porém, não é teimosia, deve-se se saber que nem tudo o que se busca será possível, portanto, deve-se ter bom senso para saber quando é preciso persistir ou parar num certo assunto.

- Apóie o SESMT, mas não dependa só dele: O SESMT é um setor de segurança e medicina do trabalho existente em algumas empresas conforme NR-04, quando existem a CIPA deve apoiar e ser apoiada por ele, deve haver uma plena sintonia, mas não pode ser dependente deste, pois o que deve prevalecer é um apoio mútuo e não uma dependência, a CIPA deve ter autonomia desde que aja com bom senso. Deve-se ainda convidar os membros do SESMT para participarem das reuniões e ações da CIPA criando maior sintonia.

- Seja Estratégico: Para a CIPA ter força ela precisa ser estratégica para a empresa e para os empregados, qual empresa não gostaria que sua CIPA reduzisse o nº de acidente, que aumentasse o nº empregados que usam os EPIs(equipamentos de proteção individual), por exemplo. Qual o empregado não gostaria de apoiar uma CIPA atuante que lhe traz benefícios.

-  Respeite a Cultura Organizacional da Empresa e Conquiste o crescimento gradativo da CIPA: Toda a empresa tem sua cultura, que precisa ser respeitada e trabalhada com calma, principalmente, em empresas onde a CIPA ainda não conseguiu demonstrar a importância da Segurança e Medicina do Trabalho. Neste caso, o trabalho da CIPA tem que existir e buscar o funcionamento sim, mas, de um modo mais discreto, demorado e político, conquistando aos poucos o seu espaço. Sempre que presido uma CIPA pela 1ª vez numa empresa, vamos realizando as coisas devagar e conquistando as mudanças aos poucos. Sempre tem o que fazer, houve situações que começamos tratando de problemas pequenos como tomadas de uma única sala e limpeza de um locoal e depois com o tempo chegamos a tratar de problemas que envolviam alto custo como, por exemplo, ajustes e compras de EPIs modernos e mais caros para trabalhos em espaços confinados ou em altura.

Como o Departamento Pessoal calcula as suas Horas Extras?

Um dos cálculos mais usados no Departamento Pessoal são os cálculos das horas extras, normalmente, todos os profissionais desta área dominam bem este tipo de cálculo, porém, com a informatização dos sistemas nem todos sempre o praticam.

Porém, o objetivo aqui não é ensinar o cálculo aos profissionais, no máximo relembrá-los se preciso, mas sim aos leitores que trabalham em outras áreas e gostariam de conferir por si próprios o cálculo que aparece em seus contracheques quando realizam horas extras, ou para aqueles que buscam aprender mais para ingressarem na área de Departamento Pessoal.

Algumas vezes atendi no Departamento Pessoal trabalhadores de outras áreas querendo compreender o cálculo do valor de suas horas extras para aprenderem a conferir os próprios contracheques ou então para entender porque um outro colega fez a mesma quantidade de horas extras mas recebeu um valor diferente.  Quando se fala em horas extras, se fala também de salário mensal, salário-hora e carga horária, tudo isto se usa no cálculo, logo, se alguém tem um salário diferente o valor das horas extras também será. É comum para quem trabalha em Departamento Pessoal se deparar com a necessidade de explicar este e outros tipos de cálculos aos trabalhadores e mais comum ainda encontrar trabalhadores decididos a entender e tentar realizar a conferência do cálculo.

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O modo de cálculo das horas extras é fixado legalmente pelo artigo 7º, inciso XVI, da Constituição Federal que garante que a remuneração do serviço extraordinário será superior, no mínimo, em 50% à remuneração do serviço normal, ou seja, sofrerá um adicional deste percentual definido.

Apenas o adicional mínimo é estabelecido pela legislação, o que não impede que ocorram adicionais maiores que decorrem normalmente de questões Sindicais através das chamadas de Convenções, Acordos ou Dissídios Coletivos que fixam direitos adicionais aos trabalhadores.

Vamos então aprender o cálculo das horas extras acrescidas do adicional de 50%:

Passo 1: Primeiramente devemos encontrar a carga horária mensal que é quantidade mensal de horas normais que você faz em um mês de 30 dias (pois todos os cálculos são feitos com base no mês comercial que é sempre de 30 dias, independente de um certo mês ter 28 ou 31 dias). Esta carga horária costuma aparecer nos contracheques mensais ao lado do salário ou estar prevista no contrato de trabalho que você assinou. Porém, nada impede que você a calcule, basta então multiplicar a sua carga horária diária (nº de horas normais que você faz por dia sem horas extras) e multiplicar a mesma pelo nº de dias na semana que você trabalha, por exemplo, de 2ª a 6ª feira, será 5 dias, se até sábado integral, 6 dias. Assim se você trabalha 8h por dia de 2ª a 6ª feira, terá um carga horária semanal de 40h (8 horas x5 dias), se você faz  7h20min por dia, inclusive no sábado, deve primeiramente igualar as grandezas de horas e minutos, pois, não pode misturar duas grandezas diferentes, assim basta dividir 20 por 60 e teremos 0,33 e somar-se isto a 7, ficando 7,33 horas, portanto, agora as grandezas estão iguais (não temos mais horas e minutos, mas sim uma única grandeza de números). A seguir você multiplica como no 1º exemplo, a quantidade horas diárias que você faz, ou seja, 7,33 pela quantidade de dias que você trabalha, no caso 6 dias de 2ª feira ao sábado. Então teremos 7,33 de horas dia x 6 dias = 44h semanais. Cuidado especial deve ter quando em algum ou alguns dias da semana você tiver horário diferenciado dos demais dias, por exemplo, trabalhando de 2ª a 6ª feira por 8h e ao sábado por 4h, aí você não pode multiplicar por 6 (pois no sábado você faz menos horas), mas sim por 5 (dias de horários iguais) , achando 40h e depois somando as 4h do sábado fechando as 44h semanais. Se você multiplicasse por 6 teria erradamente o cálculo de 48h, pois, estaria botando 4h a mais no sábado.

Passo 2: Consultada no contracheque ou no contrato de trabalho, ou então por você mesmo calculada a sua carga horária mensal, precisamos agora encontrar o seu salário-hora, ou seja, o quanto você recebe por hora normal de trabalho.  Para saber quanto você recebe por hora basta dividir o seu salário mensal pela carga horária mensal achando o valor por hora trabalhada.

Passo 3: Aí você soma todas as horas extras que fez no mês pela sua quantidade física, se houverem minutos, iguale as grandezas dividindo os minutos por 60 e depois os some a parte inteira das horas somadas.

Passo 4: Basta então multiplicar o salário-hora por 1,50 (ou seja 1 é a hora, 0,50 o adicional de 50%) e multiplicar pela quantidade horas mensais somadas, pronto, você tem suas horas extras calculadas para sua conferência.

Vamos a um exemplo prático: Sérgio é mecânico e trabalha das 8h às 12h e das 13h às 17h, portanto, 8h de 2ª a 6ª feira e aos sábados das 8h às 12h, portanto, 4h. Então 8h x 5 dias (2ª a 6ª feira) dará, 40h que somadas as 4h do sábado darão 44h semanais. Agora vamos multiplicar pelas 5 semanas do mês comercial que é sempre de 30 dias, então teremos 220 horas mensais de trabalho.

Ele tem um salário mensal de R$ 1.000,00, então vamos achar o salário-hora dividindo os R$ 1.000,00 mensais pela carga horária mensal de trabalho de 220h, ai chegaremos ao salário-hora de R$ 4,55.

Agora vamos acrescer ao salário hora o percentual de 50% definido pela Constituição Federal, pois, nas questões sindicais da empresa de Sérgio, nada se fala sobre maiores adicionais para as horas extras. Então teremos R$ 4,55 x 1,50 (hora acrescida de 50%) = R$ 6,83 por hora extra.

Sergio fez durante 5 horas extras numa 2ª feira e 1h35minutos numa 4ª feira, nos demais dias do mês não fez horas extras, apenas seu horário normal. Logo ele terá 5+1h35min, ou seja, 6h35min a serem pagas. Precisamos ainda igualar as grandezas dividindo os 35 minutos por 60, o nos dará 0,58 e somaremos de novo aos 6 inteiros que já temos, ficando 6,58 horas a serem pagas.

Assim bastará multiplica a quantidade de 6,58 horas extras realizadas por R$ 6,83 que o valor do salário-hora incluso de 50% e teremos um valor final de R$ 44,95 a título de horas extras no contracheque mensal de Sergio. É natural pelo uso de diferentes tipos de calculadoras uma diferença de centavos.

A Lei nº 605/49 em seu artigo 9º gera o direito ao recebimento de horas trabalhados em feriados em dobro caso não lhe seja concedida uma folga compensatória, neste caso o raciocínio é idêntico, a única coisa que mudará é que ao invés de usar o percentual de 50% (multiplicando por 1,50, hora normal acrescida de 50%) você usará percentual de 100% (no caso multiplicando por 2, dobro da hora).

Para quem realizada horas extras a percentuais diferentes, os cálculos seguem da mesma forma mudando sempre apenas o adicional apenas.

O que é a Gestão por Competências em uma empresa?

Hoje muito se fala nas empresas modernas sobre a gestão por competências, que como o próprio nome diz se trata de uma forma de administrar as competências dos colaboradores (trabalhadores). Embora pareça ser claro para todos o conceito de competências, este tem bem maior complexidade do que se imagina. Competência não é apenas o fato de alguém ser eficiente e eficaz em um certo cargo, mas mais que isto,  ter competência é obrigatoriamente ter também um conjunto de conhecimentos, habilidades e atitudes, o conhecido CHA, em seu perfil profissional e pessoal, e ainda, saber colocar tudo isto em prática. Assim, os conhecimentos de um profissional são compostos pela sua formação acadêmica, pelos cursos que realizou, pelas leituras que fez, pelas experiências vivenciadas que lhe geraram entendimentos, pela capacidade técnica, etc. Já as habilidades de um profissional são representadas pelas suas aptidões verbais, manuais, físicas, numéricas, tecnológicas, entre outras e as atitudes são representadas pela forma de agir de cada profissional, sendo ele competente se souber sempre agir com bom senso, ética, educação, etc. Em outras palavras competência significa que um profissional deva ter em conjunto o saber que é gerado pelos conhecimentos, o saber fazer que é gerado pelas habilidades e o saber ser que é gerado pelas atitudes e ter não só a capacidade, mas principalmente a ação para colocar todo este conjunto em prática, pois,  ser competente significa obrigatoriamente agir e usar todo o CHA.

Como exemplo, podemos citar um profissional que seja um advogado e que tenha todos os saberes sobre leis necessários nesta área, ou seja, o conhecimento, obtidos por ele, tanto por sua formação superior, como por pós-graduações e cursos realizados, como também por sua experiência jurídica. Ele ainda deve possuir habilidades e então saber fazer, ou seja, saber redigir bem a defesa de seu cliente, por exemplo, com palavras claras e bem fundamentadas legalmente e ele ainda deve ter atitudes, ou seja, saber ser, sendo cordial e zeloso com o cliente, tendo um relacionamento educado com juízes e outros advogados de modo que possa ter uma relação profissional adequada com estes, tendo todo este conjunto, o CHA, e usando o mesmo podemos dizer que este advogado é Competente.

Outro advogado, por exemplo, tem o saber de leis pelo conhecimento e o saber fazer de redigir defesas com qualidade através das habilidades, porém, não tem o saber de saber ser, pois, em suas atitudes entra em conflito dos advogados da outra parte, sendo desrespeitoso gerando assim um clima pesado dentro da audiência, é ainda orgulhoso com seu cliente não lhe deixando à vontade para lhe fazer perguntas, pois, age com frieza, na soma disto também é visto pelos juízes com um advogado petulante pelos atritos que causa dentro das audiências, neste exemplo, este profissional embora detenha o saber das leis e o saber de redigir uma boa defesa, não tem o saber ser por suas atitudes inadequadas, logo, ele é Incompetente, pois, para alguém ser competente tem que ter o conjunto do CHA, ele ainda não sabe colocar em prática suas atitudes, pois, as faz de modo errado.

Um terceiro advogado pode deter todo o CHA por saber dominar as leis, saber fazer, por ter a capacidade de fazer boas redações para defesas e saber ser, por saber como comportar bem frente à juízes, advogados e clientes, porém, este mesmo advogado detentor de todo o conjunto do CHA, não consegue mobilizar o seu CHA, ou seja, não consegue por em prática este conjunto de conhecimentos, habilidades e atitudes que ele tem, pois, tem uma ação incompleta, não usa de todo o conhecimento que tem por falta de organizar seu tempo e aí deixa de atuar em outros pontos que domina bem, para se focar apenas em alguns, não usa toda a sua habilidade de redação, fazendo defesas objetivas que apesar de muito boas, poderiam ser muito melhores ainda e por fim, da mesma forma não usa todo o seu saber ser, tendo uma atitude apenas discreta frente aos clientes, pois, por ser tímido, não se expõe com eles e mesmo sem querer não cria os deixa a vontade, parecendo até para alguns equivocadamente como uma pessoa orgulhosa por não conversar. Este profissional embora detenha o CHA seria Incompetente, por não saber usá-lo.

Imagem www.furp.sp.gov.br

É muito comum ainda pessoas confundirem o conceito de Competência, julgando alguém como competente apenas pelos seus conhecimentos e habilidades, deixando de lado as atitudes, quem nunca ouviu falar “ o Fulano é muito mal educado com todos os colegas, mas ele é muito competente no que faz e isto leva a empresa a não demiti-lo”, neste caso ouve tipicamente um conceito formado em cima apenas dos conhecimentos e das habilidades dele, esquecendo-se da necessidade de boa atitudes que o tornam então um incompetente.

Quando uma empresa tem uma Gestão por Competências, ela tem políticas de recursos humanos que se focam na mobilização, ou seja, de criar condições para o uso de todas as competências existentes em seus colaboradores.

Para isto ela, primeiramente mapeia as competências essenciais da própria empresa, ou seja, aquelas que afetam os negócios e depois as competências específicas necessárias para cada cargo e com base nestas competências:

Seleciona por Competências: Busca no mercado os candidatos que tenham as competências que ela precisa.

Treina e Desenvolve por Competências: Realiza programas de treinamentos e de desenvolvimento dos seus atuais colaboradores baseados nas competências necessárias pela empresa e para fechar os gaps (lacunas) de competências identificados.

Avalia o Desempenho por Competências: Executa a avaliação do desempenho de seus colaboradores baseado nas competências necessárias para empresa e nas que eles usam em seus trabalhos.

Avalia o Potencial de Competência Individual: A empresa realiza avaliações de potencial, também conhecidas como avaliações de prontidão, para descobrir as competências já existentes nos colaboradores e que ainda não foram por estes mobilizadas a fim de que futuramente possa criar condições para fazer com que as usem, seja na mesma função, ou via promoções, transferências de áreas ou até mesmo entre matriz e filiais.

Remunera por Competências: Define os valores dos salários e das formas de pagamento com base na competência de cada colaborador e não no cargo que ele ocupa.

Promove por Competências: Ou seja, somente quem é competente cresce profissionalmente na empresa.

A gestão por competências por ser um assunto rico, envolve ainda outras ações como formas de mapeamento de competências essenciais e específicas, mapeamento de processos organizacionais, cultura organizacional e a sua disseminação, planejamento estratégico e outras estratégias de recursos humanos, e só faz possível em uma empresa consciente e que cuja área de recursos humanos ocupe papel estratégico e atuante.

Podemos até sugerir que uma área de Recursos Humanos-RH é Competente quando seus integrantes possuem o CHA da área (conhecimentos obtidos por boas formações e experiência como didática para treinamentos, qualidade para entrevistas, etc,  habilidades de trato com público formado pelos colaboradores transmitindo informações corretas, e ter atitudes sendo uma área educada, acessível aos colaboradores e vista por eles como um ponto de apoio e ouvidoria e jamais como uma inimiga ou formada por um pessoal orgulhoso que só atende os setores administrativos, tratando com diferença o pessoal da produção). Somado a isto ela deve ainda ter a capacidade de agir com o seu CHA, ou seja, ser um agente de mudanças positivas em prol da empresa e dos colaboradores.

A Gestão por Processos: Conceito, Exemplo e Mapeamento de Processos

Inicialmente, precisamos esclarecer o conceito de processos de um modo bem didático e simples, embora o tema seja detalhado na prática. Processos são ciclos de trabalho com começo, meio e fim bem definidos. Embora todo o processo tenha um fim, ele é continuo, ou seja, ele termina e recomeça de novo.

Como exemplo, cito um processo de venda existente em lojas estruturadas, o processo começa com a chegada do cliente à loja e com o atendimento padrão do vendedor realizando a abordagem, neste item ele já tem como regra ser prestativo, simpático e educado, tendo dentro do padrão ainda a palavra chave ”Tudo bem posso ajudá-lo?”, se o cliente disser não, pois, somente estaria pesquisando preços, o processo mesmo assim não para, o vendedor diz então seu nome e que ficará à disposição, sai de perto do cliente, mas não deixa de observá-lo e no menor sinal de necessidade reaparece. Caso a resposta do cliente seja afirmativa aceitando a ajuda, o vendedor, mesmo assim se identifica, e começa a esclarecer as dúvidas e necessidades do cliente, além disto, a regra é ir criando uma ligação com ele conquistando sua simpatia não só para fechar a venda, mas também para fidelizá-lo para que ele volte à loja para fazer compras. Se porventura o modelo de mercadoria que o cliente quer não tenha na loja, o vendedor pede a ele um tempo e sobe ao estoque para conferir (mesmo que não tenha isto é útil, pois, demonstra prestatividade), além disto, telefona para outras lojas da rede tentando obter a mercadoria pré-avisando o cliente de que fará isto (mais uma vez a prestatividade aparece) e o cliente vai sendo conquistado, obtendo a mercadoria o resultado positivo é alcançado, porém, se não conseguir o vendedor proporá sempre ao cliente mercadorias similares. A regra deste processo é jamais dizer não sem tentar buscar o sim, pois, somente  com esta tentativa a prestatividade aparece e com ela venda presente ou mesmo futura. Se a mercadoria não existir por falta de estoque o vendedor deverá obter informações da previsão de chegada e tentar negociar o retorno do cliente, não havendo previsão deverá obter o telefone do cliente e se oferecer para avisá-lo. O bom vendedor mesmo informando a previsão de chegada da mercadoria, pode, ainda telefonar para o cliente para lembrá-lo.

Imagem produto.mercadolivre.com.br

Nesta relação o importante é criar uma ligação para causar a fidelidade do cliente, isto será não só ótimo para a loja que venderá mais, mas também para o vendedor, que venderá mais aumentando suas comissões e se destacando na equipe tendo maiores condições para num futuro obter uma promoção, um reajuste ou novo emprego e melhor. Esta última colocação pode gerar dúvida, mas sim, isto pode ocorrer e acontece, o bom vendedor além de conquistar a amizade do cliente, demonstra sua competência e dedicação, quando você é um vendedor de uma loja, atende desde donas de casa, até empresários, logo uma oportunidade pode sim ocorrer, da mesma forma pode-se fechar em caso de um mau atendimento. Retornando a assunto do processo, o ciclo se fecha com o vendedor fechando a venda, organizando a mercadoria para a embalagem e levando o cliente até o setor de caixas, ao fim deve ainda ocorrer uma cordial despedida e o recado obrigatório de “um volte sempre e muito obrigado”. Como o processo é contínuo ele recomeçará a ocorrer de novo já no próximo atendimento feito pelo vendedor, seja para este mesmo cliente, seja para outros.

Citamos aqui um processo, na prática todos nós temos uma noção do mesmo, mas nem sempre associamos à realidade, o que faz parecer um assunto difícil, embora não seja.

A gestão por processos é uma área de trabalho da empresa que busca estruturar, organizar, corrigir e melhorar os processos como este que exemplificamos em toda a empresa, pois, além do processo de vendas, existem diversos outros, como o processo de Compras, RH, Financeiro, Produção, Recepção, entre outros. Quando se fala em processo se fala de funcionamento global de toda a empresa, ou seja, um processo impacta e depende do outro.

No caso que exemplificamos do processo de venda, podemos ver que o Processo de Compras e Estoque lhe afetam, pois, a mercadoria vendida decorre diretamente da mercadoria comprada pelo processo de compras e pela organização do processo de estoque que precisa informar onde estão as mesmas de forma rápida e organizada. O processo de venda por sua vez, impacta no processo financeiro pelo envolvimento dos Caixas, assim como, por gerar a receita financeira para a empresa. Outro processo que aconteceu foi o de embalagem que depende do processo de venda para ocorrer, mas também faz com este dependa dele, pois, uma embalagem mal feita pode manchar a imagem da empresa. Assim vemos que os processos são dependentes.

Quando um processo falha e leva outros vários a falhar com ele, seja pela dependência que se gera, por exemplo, o vendedor faz a venda, mas na hora de separar a mercadoria o faz de modo errado, assim, o processo financeiro cobrará errado, assim como o de embalagem embalará errado. Mesmo que a falha fosse apenas no de embalagem embalando errada a mercadoria que o vendedor havia vendido certo, assim o caixa cobrado corretamente, todos falharão na visão do cliente. Se o caixa cobrar errado, da mesma forma será visto.

Se uma empresa não funciona bem ela tem problemas de comunicação, erros e até conflitos entre os seus colaboradores (trabalhadores), sendo que em grande parte dos casos, senão em todos, o processo será um dos principais causadores destes problemas, por diversas vezes, até sozinho.

Vamos agora sucintamente abordar os principais motivos:

Processos não Estruturados: Todas as empresas tem processos, mas nem todas os estruturam, estruturar um processo significa descrevê-lo e entendê-lo bem, para depois disto treinar a todos os envolvidos. Na prática algumas empresas treinam o colaborador no processo de modo prático, sem lhe fornecer ou apresentar nenhum manual ou fluxograma demonstrando todo o ciclo para que ele perceba onde sua tarefa afeta na de outro colega e como, e por que isto ocorre, pela falta disto os colaboradores ficam com a chamada visão de ilha, se preocupando apenas com o seu processo, muitas vezes sem saber que o processo dele depende de outro e quando o seu sucesso ou fracasso ocorrerem ele estará envolvendo todos e vice-versa.

Processos Errados, Incompletos ou Confusos: Existem processos que embora estruturados, estão desenvolvidos erradamente, muitas vezes, por que quando foram descritos eram para uma realidade que mudou, por exemplo, é natural que em algumas empresas familiares que cresceram, tentar-se e muitas vezes até se insistir em manter o mesmo processo que foi feito com ela quando era pequena, mas se a empresa cresceu ela mudou, tem mais clientes, mais empregados, maior volume de vendas e de receita e despesas, então o processo ou ao menos as necessidades deste também mudaram, mesmo que não seja pelo proprietário reconhecido. Em outros casos, percebe-se processos incompletos, pois, após algum tempo foram criadas novas atividades dentro dele, porém, ninguém incluiu isto formalmente na descrição. Há casos extremos a partir de um mesmo processo incompleto, se geram outros incompletos (subprocessos) e a situação fica drástica, são os chamados processo confusos.

Processos Múltiplos: Os processos múltiplos são aqueles que ocorrem de um modo diferente dentro de um mesmo processo que deveria ser único e padrão, são aqueles em que cada colaborador faz de um jeito diferente, como por exemplo, se cada vendedor atendesse diferente no processo de venda que falamos, esmo que este estivesse correto e estruturado (pulando etapas, ignorando algumas, criando novas situações, etc).

Todos estes problemas citados somente podem ser corrigidos a partir de uma ação que chamamos de Mapeamento de Processos Organizacionais, que é uma análise profunda e completa de todos os processos de todas as áreas da empresa de forma detalhada. O primeiro passo é formar um comitê entre pessoas que detenham senso crítico, fixar um presidente deste, e depois fazer reuniões semanais onde os membros das áreas explicam a eles detalhadamente o processo atual. Nesta fase o importante é entender e não corrigir, o comitê apenas anota tudo, pode e deve até perguntar o por que das coisas para entender, mas jamais propor a solução na hora. Neste ponto tudo é anotado, tanto o que está certo, quanto o que está errado, confuso ou incompleto. Depois da reunião o comitê se reúne e debate as anotações e cria um Processo Padrão, mantendo o que está correto e mudando o que está errado, clareando o confuso e completando o que está incompleto. Fechada a proposta, o gestor da área que em que foi mapeado o processo avalia as alterações e aprova conjuntamente com o comitê, assim, como em certos casos com a Diretoria da empresa.

Este trabalho é bastante rico, pois, precisa envolver todas as áreas da empresa, tendo em vista que um processo depende do outro, somado a isto, muitas vezes um membro do comitê que é, por exemplo, um gerente comercial entendendo de venda, precisa quando for mapear a área financeira aprender como os membros desta área sobre o assunto, sempre é possível e ocorre, mas demora um pouco mais do que alguém que já sabe descreva. Assim, o comitê é multidisciplinar, pois, envolve sempre alguém de cada área diferente para trazer uma visão neutra do tema, percebendo por vezes, situações que alguém da própria área não percebe por estar muito envolvido com a tarefa.

Outro fato é que o comitê deve além de entender, descrever todos os processos, assim como as melhorias e correções no mesmo. Não se pode esquecer ainda de treinar todos os colaboradores nos novos processos, pois, de nada adianta melhorar sem ensinar.

Porém, este trabalho é gratificante, quem é membro do comitê aprende muito, passa a ter uma visão total da empresa e entender como ela toda funciona e somado a isto, a maior gratificação que ocorre depois quando você percebe tudo melhorando, a comunicação ocorrendo melhor, os gargalos resolvidos (pontos que trancam os processos decorrentes de erros, confusões, etc), a redução de conflitos entre colegas de área diferentes ocorrendo assim um ambiente melhor de trabalho e o principalmente um melhor funcionamento da empresa melhorando, inclusive, o atendimento ao cliente.

Saber mapear processos é um diferencial do colaborador no mercado, pois, além de ser um conhecimento importante que afeta diretamente em toda a empresa e em seus clientes, você obtém um conhecimento de diversas áreas que serão importantes em seu currículo.

  O assunto de Gestão por Processos não fica por aqui, pois, além do conceito que aprendemos, dos exemplos e das causas dos problemas processuais, assim como do comitê e do mapeamento dos processos, são estes apenas parte do todo desta área muito rica. Existem ainda organogramas, fluxogramas, técnicas e entre outros conhecimentos que se fazem necessários nesta área e que no decorrer do tempo abordaremos neste blog.