Como Realizar uma Entrevista de Saída ?

A entrevista de saída, também conhecida como entrevista de desligamento, se trata de um diálogo franco e aberto entre um entrevistador, geralmente pertencente ao RH da empresa e um empregado que está se desligando ou sendo desligado por uma demissão.

O objetivo desta entrevista é permitir ao RH obter informações, idéias e percepções a partir da visão de alguém que está de saída da empresa sobre as relações humanas, clima organizacional, remuneração, benefícios, seleção, treinamento, comunicação, estilos das chefias, etc.

A entrevista de saída precisa ser feita com todos os empregados que saem da empresa, sejam, eles demitidos sem justa causa, ou com justa causa, e mesmo por pedidos de demissões ou por términos de contratos de experiência. Assim, pode-se coletar a opinião do empregado sobre os motivos que lhe levaram a ser demitido, assim, como as reais razões que levaram empregados a pedirem demissão.

A entrevista de saída ainda tem como objetivo fazer com que o empregado reconsidere as suas percepções negativas em relação à empresa de modo há ao menos reduzir as mesmas e melhorar a imagem da empresa.

 

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Dentro do possível, com alto bom senso, experiência e tato, pode-se ainda na entrevista de saída fornecer alguns detalhes do real motivo que levou o empregado a ser demitido, mas de modo objetivo a fim de não gerar maiores conflitos, isto ainda depende muito de cada situação e do perfil de cada empregado que sai e principalmente de uma alta dose de experiência do entrevistador para não piorar a situação. Na dúvida o ideal é se possível não ingressar em detalhes que levaram a empresa a lhe demitir, abordando isto somente se pelo entrevistado for perguntado e ainda assim com alta objetividade e bom senso.

A entrevista de saída deve ser realizada em local apropriado, uma sala reservada, com boa ventilação e iluminação e livre de interrupções. O agendamento da entrevista de saída deve dar imediatamente a seguir da comunicação de demissão ou pedido de demissão do empregado, preferencialmente para coincidir com o dia no qual o empregado retorne com sua carteira de trabalho e demais devoluções que fará ao Departamento Pessoal ou RH, evitando custos de tempo e deslocamento extras ao empregado.

Precisa-se para um maior sucesso da entrevista de saída em obter dados mais significativos, a conscientização do empregado que está saindo para a importância dela, para isto deve o entrevistador esclarecer ao empregado que o objetivo da mesma é lhe dar uma oportunidade de ser ouvido e de que a partir das suas idéias e percepções serem analisadas futuras melhorias na empresa e que a participação do empregado não afetará seu pagamento ou futuras referências profissionais, pois, a mesma será sigilosa e os dados apenas apresentados à diretoria via relatório (o relatório deve ser um resumo das abordagens, sem a presença de palavras hostis pro acaso citadas pelo empregado, por questão ética).

O entrevistador deve ter uma atitude imparcial, evitando qualquer crítica ao entrevistado, e anotando todas as críticas dele, mesmo que eventualmente hostis com respeito e sem rebater ou dar conselhos, salvo se pedidos pelo empregado. O entrevistador ainda deve ter uma postura de bom ouvinte e procurar obter o máximo de fatos e levar todas as críticas que o entrevistado apresenta para um lado construtivo.

A entrevista de saída precisa ser realizada de modo estruturado num roteiro com perguntas que abordem diversos itens da empresa como percepções sobre as relações humanas, clima organizacional, remuneração, benefícios, seleção, treinamento, comunicação, equipe de trabalho, processos de trabalho, recursos ou posturas das chefias, além de idéias que o entrevistado que está de saída queira deixar, assim como uma pergunta sobre o que ele acha da empresa em termos gerais. Alguns profissionais aplicam entrevistas livres, mas é menos comum.

Uma parte dos entrevistadores ao realizar a entrevista de saída, preenchem o formulário em frente ao empregado que sai sempre de modo fiel as suas posições colocadas, podendo, inclusive, pedir para que ele assine.

Em minha experiência com entrevistas de saída, percebi que as entrevistas livres quando aplicadas ocupavam uma posição muito genérica e informal, assim, as entrevistas estruturadas via formulário ficavam muito formais. Pesquisando diversos modelos e com leituras criei um modelo híbrido de entrevista de saída no qual consegui alcançar os resultados que eu buscava, inclusive, informações do clima organizacional e da rotatividade de pessoal da empresa.

O modelo que fiz foi criar um questionário com perguntas objetivas fechadas e outras dissertativas abertas, com uma breve introdução em seu cabeçalho o qual pedíamos que o empregado desligado ou que estava se desligando preenchesse e assinasse. A entrega se dava quando este retornava à empresa para devolver documentações finais ao RH da sua demissão alguns dias depois da mesma, pois, aí o empregado já havia digerido melhor a saída e normalmente estava mais calmo e menos triste o que favorecia uma maior ausência de emoção em favor da razão no preenchimento do questionário.

Findado o preenchimento, o empregado em seguida devolvia o mesmo ao RH, no caso eu próprio e a seguir nos reuníamos numa sala fechada na qual eu realizava uma entrevista livre e informal e em seguida abordava item a item da entrevista estruturada com ele, entendendo detalhes do que ali estava escrito e somando outros.

Nesta soma, o que chamo de modelo híbrido de entrevista de saída, pois, mesclo a entrevista livre com a entrevista estruturada, obtém-se as vantagens dos dois modelos e praticamente se anulam as desvantagens de cada um.

Para isto é importante quando se desenvolva o formulário da entrevista de saída, colocar nele uma breve introdução, que seja um modelo de fácil entendimento e rápido preenchimento, pois, isto facilitar o aceite do empregado para a participação. Além disto, deve-se ter o cuidado de no documento sempre citar apenas entrevista de saída e não de desligamento, pois, a palavra saída é mais branda. Inclusive, no diálogo com o empregado, deve-se ter no palavreado sempre o termo saída ao invés de desligamentopor estas mesmas razões.

Ao final da entrevista de saída deve-se despedir-se do empregado, desejar-lhe sucessos nos novos desafios e agradecê-lo pela participação. Findando isto, se faz um relatório da mesma com bom senso e palavras adequadas (omitir palavrões, substituir palavras agressivas por sinônimos, etc) e arquivar ou enviar para a diretoria se for padrão da empresa.

As informações das entrevistas de saídas precisam ser permanentemente tabuladas, tanto quantitativamente, como qualitativamente e integradas as informações das entrevistas de saídas passadas, assim, como receberem as informações das entrevistas de saídas futuramente realizadas. Com base nestas tabulações quantitativas e qualitativas, devem ser sempre criados e analisados os indicadores e trabalhadas todas as melhorias possíveis, principalmente as que reiteradamente se apresentam a cada entrevista de saída realizada.

Ainda que algumas das entrevistas de saída possam eventualmente não atingirem todos os seus objetivos em casos em que o empregado de saída se negue a falar ou participar da mesma, ela gera mesmo assim um maior respeito do empregado para com a empresa, pois, esta lhe deu o direito a ser ouvido.

Para os empregados que saem das empresas, quando convidados a participarem de entrevistas de saída, sugiro que participem, pois, isto pode permitir o alcance de melhorias para os colegas que ficam e ainda permite que você possa ser ouvido, ainda que a entrevista de saída na imensa maioria dos casos não mude a situação da demissão e nem é o seu objetivo principal. Porém, você pode deixar uma boa impressão ao RH e como alguém disposto a colaborar com as melhorias.

Como Funciona o Processo de Comunicação!

Quando se fala em comunicação, se fala em um dos maiores desafios de todas as pessoas e empresas, ou seja, de que as pessoas se comuniquem bem e cada vez melhor nas suas relações pessoais dentro e fora das empresas. Quem nunca ouviu de falar de erros e problemas gerados pela má comunicação ou pela falta dela.

Comunicação é um processo de transformação das informações para a compreensão humana nas relações entre pessoas.  Este processo se dá de modo oral (verbal), escrito ou corporal (por gestos do corpo, olhar).

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O processo de comunicação é composto por três elementos básicos, embora alguns autores considerem outros além destes:

·Emissor ou Fonte: é a pessoa que gera a mensagem;

·Canal: é o instrumento usado para expor a mensagem;

·Receptor ou Destinatário: é a pessoa que recebe a mensagem.

Antes, durante e até depois do processo de comunicação, podem surgir as chamadas barreiras de comunicação que são obstáculos que atrapalham ou até impedem que o processo de comunicação entre as pessoas funcione corretamente. Estas barreiras precisam sempre ser levadas em conta, tanto, pelo emissor, quanto pelo receptor da comunicação de modo a serem superadas, pois, senão as barreiras gerarão o chamado ruído de comunicação que significa a distorção, ampliação ou redução da mensagem.

Para superar as barreiras de comunicação é fundamental que se entenda cada uma das principais delas que citamos a seguir:

-Não Ouvir ou Ouvir o que se espera: o não ouvir é causado normalmente por barreiras físicas como paredes, distância, problemas de saúde quanto à audição, etc. O ouvir o que se espera é o caso natural e por vezes até inconsciente do ser humano de querer ouvir o que é bom para si, criando inconscientemente uma barreira, por exemplo, alguém vai comprar o carro de seus sonhos e pede a um amigo que dê sua opinião tende a querer que haja um endossamento das qualidades que ele entende já existir no veículo.

-Tom de Voz Inadequado: falar alto ou baixo demais e uso gritos, fazem com que o receptor perca a concentração na recepção da mensagem.

-Diferenças de Palavras para cada tipo de pessoas: as pessoas tem diferentes nível de instrução, cultura, idade, profissão, costumes, etc. O vocabulário de cada pessoa pode ser grande, médio e pequeno em termos de uso de palavras, assim, deve-se ter o cuidado de usar um vocabulário adequado para cada tipo de pessoa. Ocorre isso por exemplo, quando alguém de uma área específica usa palavras técnicas como se todo mundo entendesse, ou de um jovem que use gírias com pessoas de todas as idades, etc.

-Não Avaliação da Fonte: quando se recebe uma mensagem deve-se avaliar a fonte, verificar se ela tem crédito, se esta pessoa por acaso não costuma fazer fofocas e intrigas por exemplo. Em minhas aulas de comunicação sempre cito que “se todas as pessoas avaliassem a fonte não existiriam os fofoqueiros e os intrigantes”.

-Emoção: sentimentos de felicidade, irritabilidade ou de tristeza em demasia afetam a concentração das pessoas fazendo com elas se esqueçam de partes da comunicação, por exemplo, duas pessoas que acabaram de discutir e ainda estão exaltadas e tentam chegar a um acordo sobre quem errou, estarão ainda emocionadas para o uso correto da razão e da comunicação, o ideal é retomarem o diálogo depois.

-Preconceitos: são os pré-julgamentos de pessoas para pessoas, achar que alguém é orgulhoso, apenas pela aparência dele sem conhecê-lo e assim criar assim uma antipatia que barra a comunicação, ou o oposto, simpatizar com alguém que você mal conheceu e sair confiando de imediato em tudo o que ele fala, sempre também digo nas minhas aulas “todo estelionatário é simpático e fala bem”. Para vencer esta barreira devemos aprofundar nossas percepções sobre as pessoas procurando conhecê-las melhor antes tirarmos quaisquer conclusões sobre elas, tanto negativas, quanto positivas.

-Hostilidades: quem se sente bem tentando se comunicar com uma pessoa hostil?

O assunto comunicação é extenso, pois, envolve ainda o aprofundamento de diversos detalhes como feedback, percepção, formas de comunicação oral, escrita e corporal, etc. Assim, em futuras postagens vamos abordar com maior profundidade tais assuntos.