Ferramentas de Gestão: Projeção de Cenários

As empresas como um todo estão sempre inseridas no cenário gerado por um ambiente, que é vivo, portanto, propenso a comportamentos variáveis e que sempre impactam às empresas, seja de modo direto ou indireto.

Esta variabilidade do ambiente, leva às empresas a precisarem conviver com as incertezas, pois, o ambiente está sempre envolvido com mudanças presentes e futuras, pequenas e grandes, algumas delas, inclusive, de difícil previsão.

Assim, o bom administrador de empresas, precisa estar sempre atento ao cenário do ambiente, para que tome as suas decisões de modo menos inseguro e mais consciente, diminuindo assim os riscos na tomada de decisões empresariais.

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O cenário empresarial, representa a cena, ou seja, a situação em que o ambiente se apresenta para a empresa, este cenário se divide em dois ambientes: o ambiente interno e o ambiente externo.

O ambiente interno, também chamado de microambiente, é o ambiente menor no qual a empresa tem maiores condições de controle, enquanto o ambiente externo, também chamado de macroabiente, é o ambiente maior no qual a empresa tem poucas ou nenhumas condições de controlar.

O ambiente interno de uma empresa possui como principais variáveis a mão-de-obra, o clima organizacional, a cultura da empresa, sua infraestrutura, etc. Já o ambiente externo de uma empresa é composto por variáveis econômicas, políticas, sociais, legais, tecnológicas, demográficas, ambientais, entre outras.

Assim, por exemplo, uma mudança na tecnologia gerada pelo ambiente externo pode levar uma empresa que contava com tecnologias de ponta, a contar agora com tecnologia ultrapassada, ou uma mudança na legislação, com por exemplo, a alteração da carga horária semanal máxima de 44 horas para 40 horas semanais, afetará todos os horários dos empregados e toda a estrutura de mão-de-obra da empresa, talvez levando à necessidade de contratação de mais trabalhadores.

Um clima organizacional ruim, que é uma variável interna, pode levar os empregados a produzirem menos e pior.

Enfim, todas as variáveis, seja do ambiente interno, seja do ambiente externo afetam à empresa, podendo, isto se dar de forma positiva ou negativa.

Assim, cabe a empresa identificar primeiramente o cenário no qual está exposta e as variáveis do ambiente interno e do ambiente externo, para a seguir analisar os mesmos e em cima disto planejar ações presentes e futuras através de um planejamento de ações, que chamado de Projeção de Cenários.

Uma vez projetados os cenários,  cabe a empresa classificar as variáveis positivas e as negativas conforme o seu grau de impacto sobre a empresa e criar planos de ação em cima destas de modo preventivo. Além disto, pode tomar decisões menos inseguras e com uma maior chance de acerto.

Aconselha-se que a Projeção de Cenários seja feita a partir da realização de um Mapa Conceitual, ocasião na qual se interpreta o mesmo e dele se traça a Projeção de Cenários, para isto recomendo a leitura adicional da outra postagem que fiz sobre Ferramentas de Gestão: Mapa Conceitual.

A Projeção de Cenários, além ser usada para a tomada de decisão, pode ser usada no Planejamento Estratégico das empresas e no Planejamento de Carreiras dos profissionais.

Referência: Luz, Lucas Henrique. Formação Profissional do Administrador: Reflexões à Profissão e ao Planejamento de Carreira. Ed. Unisinos: São Leopoldo, 2010.

O Ensino a Distância – EAD

O ensino ou educação a distância, popularmente conhecido pela sigla EAD, ou pela palavra de origem inglesa e-learning, que significa aprendizado a distância, vem se destacando e ocupando com alta velocidade espaços notáveis, tanto no segmento econômico da educação formal (cursos superiores, cursos de pós-graduação e cursos técnicos), como também na educação corporativa (capacitações realizadas pelas empresas) e pelo ensino livre (cursos de qualificação ou de aperfeiçoamento).

Apesar deste avanço altamente significativo e com notado aumento do seu reconhecimento frente ao mercado e aos profissionais, o EAD não é algo totalmente novo na educação.

Na realidade o EAD já existe desde os tempos que o ensino se dava por correspondência, eram os chamados cursos por correspondências muito presentes no passado, assim como alguns outros que já existiam pela televisão ou rádio. O EAD como modalidade de ensino, muito embora em certos casos adequado e realizado já com qualidade em épocas passadas, sofria um alto índice de preconceito por conta da grande distância de formação que existia e por alguns maus cursos ofertados.

Muito embora a distância física ainda exista, com o avanço da internet e de outras tecnologias o EAD tem superado e reduzido muito tais preconceitos, estando hoje bem mais próximo do aluno e proporcionando um aprendizado com os mesmos moldes de qualidade e reconhecimento de um curso presencial convencional.

Na educação corporativa o EAD, que no ambiente empresarial é mais chamado de e-learning se faz presente como uma das metodologias de capacitação e desenvolvimento de pessoas pela área de RH, seguindo os mesmos princípios da educação à distância presente nos cursos de universidades e escolas, sendo muito usado também em programas de auto-instrução, principalmente das empresas que possuam universidades corporativas. No mercado o e-learning para auto-instrução se faz ainda bastante presente em cursos de inglês e em programas preparatórios para concursos públicos e vem obtendo boa aceitação e resultados, principalmente com vídeoaulas.



Imagem elearning2006.no.sapo.pt

A internet é fundamental para a viabilidade da educação a distância e suas interações entre o aluno e o tutor.

Uma tecnologia para o EAD muito importante é a vídeoconferência que é uma ferramenta de EAD que se caracteriza pela comunicação em tempo real entre diferentes grupos ou pessoas situadas em diferentes locais geográficos permitindo discussões e até reuniões ao vivo.

No ensino à distância a vídeoconferência é normalmente usada para o ensino presencial conectado com aulas ao vivo e com interatividade entre o tutor e os alunos de modo on-line, numa espécie de teleaula dialógica, onde, inclusive, as perguntas e respectivas podem se dar à distância em tempo real semelhante a uma sala de aula presencial. A videoconferência tem ainda como vantagem a possibilidade de ser gravada para fazer parte de um acervo para consultas ou pesquisas bibliográficas futuras.

Uma das principais e mais essenciais ferramentas na modalidade EAD são os Ambientes Virtuais de Aprendizagem, os chamados AVAs, também conhecidos como Comunidades Virtuais de Aprendizagem, as CVAs, que hoje permitem uma proximidade cada vez maior entre o aluno e o tutor, que é um instrutor ou professor on-line. O AVA é um espaço onde as aulas virtuais são desenvolvidas e que permite uma interação on-line entre o aluno e o tutor através da internet, assim, como permite a postagem de exercícios, textos e a posterior devolução pelo aluno dos exercícios, assim a correção pelo respectivo tutor. No mercado o principal AVA que tem se destacado para a modalidade EAD é a plataforma conhecida como Moodle.

Normalmente os AVAs ficam disponíveis na internet a partir dos sites de cada empresa que os aderem ou de universidades que os usam na educação à distância, a partir do acesso com login e senha.

Dentro do Ambiente Virtual de Aprendizagem, o AVA, são realizadas atividades síncronas e assíncronas. A diferença é que nas atividades síncronas a comunicação ocorre em tempo real, por meio de um chat ou web conferência, entre o tutor e os alunos, enquanto nas atividades assíncronas a comunicação entre o tutor e os alunos ocorrem em tempos diferentes. Nas atividades assíncronas o aluno realiza tarefas variadas conforme definido no plano de curso e com base nos materiais e leituras disponibilizados dentro do AVA (textos, gráficos, slides, imagens, vídeos, etc), e atividades como tarefas, questionários, wikis e fóruns de discussão coletiva entre os alunos e tutor.

Existe ainda o correio eletrônico que permite a comunicação assíncrona através do envio e recebimento de mensagens, podendo ainda anexar arquivos, sendo bastante similar ao popular e-mail, porém, situado num canal de mensagens dentro do AVA e restrito apenas para os seus participantes.

Outra ferramenta de grande importância e de alta inovação é chamada web conferência, que permite uma interação em tempo real entre os alunos e o tutor com recursos de áudio, imagem, vídeos e troca de mensagens escritas na forma de bate-papo e arquivos, além de uma infinidade de outros recursos. A principal ferramenta que vem se destacando nesta metodologia é o Adobe Connect que pode estar conectada ou não em um AVA.

O EAD como modalidade de educação permite uma série de vantagens como:

- Otimização de recursos, por evitar custos de deslocamento e de instalações, além de aproveitar o uso das tecnologias;

- Flexibiliza o tempo, tanto do aluno como do tutor;

- Favorece uma maior autonomia e iniciativa do aluno, além de um maior senso de disciplina deste.

Na educação a distância é fundamental ainda para o sucesso desta modalidade de ensino, além da internet e da tecnologia, a alta capacitação dos tutores e professores, tanto didaticamente e técnicamente, quanto também tecnológicamente.

Somado a isto devem ser observados ainda para a eficácia do ensino, a permanente interação entre o tutor e os alunos, envolvendo feedbacks precisos e constantes, além de conteúdos objetivamente construídos e numa linguagem clara e envolvente.

Existe ainda um modelo misto entre o ensino presencial convencional e o ensino à distância, é o chamado ensino semipresencial.

É importante salientarmos que alguns autores entendem que haja uma diferença entre o ensino a distância e a educação a distância, ao passo, que uma boa parte dos outros tratam ambos como sinônimos.

Ambos são igualmente importantes e tratados pela sigla EAD, porém, para os autores que entendem haver uma diferença a educação a distância é uma modalidade da educação formal, sendo, portanto, mais complexa, e, inclusive, regulamentada por Lei. Já o ensino a distância seria menos complexo e de regulamentação livre. Para os que defendem os sinônimos haveria um único conceito.

Hoje a educação a distância está tão avançada e confiável, que já existem cursos superiores e de pós-graduação realizados totalmente à distância, tendo apenas suas provas de avaliação realizadas presenciais no chamados Polos, reconhecidos pelo MEC e que possuem qualidade idêntica à dos cursos presenciais convencionais, sendo realizados, inclusive, por universidades renomadas.

Na minha experiência como Professor Tutor na educação a distância dos cursos superiores de graduação da Universidade do Vale do Rio dos Sinos – UNISINOS tenho presenciado esta modalidade de ensino e de aprendizado na prática e usado de avançadas tecnologias e ferramentas de ensino que constato colocarem a educação a distância no mesmo patamar de qualidade, eficiência e eficácia da educação presencial convencional.

Um exemplo de sucesso na EAD que posso citar são os cursos superiores de graduação a distância disponibilizados pela UNISINOS, o que tem feito a universidade ser uma referência também na modalidade de educação à distância no Brasil e exterior, além de manter o seu alto patamar já presente na educação superior na graduação presencial.

Ferramentas de Gestão: Análise Matriz SWOT

Nesta postagem vamos falar da ferramenta de administração estratégica Matriz SWOT, também muito conhecida como Análise SWOT, e como de hábito procurarei juntar a formalidade necessária para explicar este conhecimento, porém, de um modo mais claro o possível, para que não só permita o entendimento de profissionais experientes na área ou alunos de cursos superiores, como também de alunos de quaisquer outros cursos e demais leitores interessados no assunto. A Matriz SWOT é uma das principais e das mais usadas das ferramentas para a elaboração de um Planejamento Estratégico empresarial.

As empresas em todo o mundo são afetadas por um mercado cada vez mais competitivo e globalizado, onde os clientes ficam cada vez mais exigentes e os concorrentes cada vez mais fortes e multiplicados.

Nesta situação as empresas que querem crescer e sobreviver, precisam contar em sua administração com conhecimentos e ações estratégicas.

Precisamos assim inicialmente clarear o conceito de estratégia, estratégia é um modo de pensar antecipadamente levando em conta todos os riscos, recursos e resultados previsíveis, positivos ou não, criando alternativas conforme os mesmos para o alcance do sucesso antes de se tomar uma decisão e por conseqüência uma ação.

A estratégia minimiza os riscos de erros, poupa recursos, aumenta os acertos, reduz erros, e ainda permite um planejamento futuro, reduzindo o grau de incerteza sobre fatos futuros. No mundo empresarial, quando falamos de administração estratégica, isto significa que queremos buscar e propor uma forma de gerenciar uma empresa sempre com estratégias.

Para uma administração estratégica, o administrador precisa fazer uso, além de outros conhecimentos, de ferramentas de gestão, que são diversos tipos de instrumentos que lhe facilitam a criação de estratégias de gestão numa empresa. Aqui estudaremos a Matriz SWOT como ferramenta de gestão, mas antes disto vamos esclarecer os conceitos que a cercam.

Temos como cenário a forma como os ambientes estão ocorrendo atualmente e forma como tendem a acontecerem no futuro, por exemplo, quando falamos de ambiente em termos de aspectos econômicos, temos que levar em conta o atual momento do país e as suas tendências futuras, isto reduz o risco da empresa ser pega de surpresa por alguma mudança econômica previsível.

O ambiente é composto por tudo aquilo que está em torno ou dentro de uma empresa e que pode lhe afetar de modo positivo ou negativo e se divide em dois tipos: ambiente externo quando está fora da empresa e ambiente interno quando está dentro dela.

O ambiente externo de uma empresa é representado por diversos fatores e entidades, podemos citar como alguns exemplos os aspectos econômicos, políticos, sociais, legais, sindicais ou tecnológicos.  Fazem parte do ambiente externo ainda os clientes, concorrentes, fornecedores e outros agentes externos.

O ambiente interno de uma empresa é representado por diversos fatores como: maquinários, infraestrutura, processos de trabalho, empregados, clima organizacional, estilos de chefias, rotatividade de mão de obra, treinamentos, etc.

A Matriz SWOT que é uma ferramenta de gestão estratégica competitiva que serve de instrumento de análise estratégica do ambiente interno e do ambiente externo de uma empresa, tratando-se de uma confiável, eficaz e fácil ferramenta de gestão, desde que usada com bom senso, racionalidade e conhecimento.

É um instrumento que leva em conta os principais e diferentes cenários que envolvem uma empresa e que é bastante usado por consultores, gestores e executivos de primeira linha para o alinhamento das estratégias organizacionais.

A Matriz SWOT é um modelo muito usado nos Estados Unidos na administração estratégica das empresas e que vem sendo usada também no Brasil e em diversos outros países do mundo,  este instrumento é um diagnóstico apresentado como uma espécie de fotografia real dos cenários que atingem direta ou indiretamente uma empresa e que permite fazer, prever e antecipar as ações estratégicas de uma organização. É uma ferramenta fundamental e muito usada na elaboração dos Planejamentos Estratégicos das organizações.

A partir da Matriz SWOT consegue-se identificar as forças, fraquezas, ameaças e oportunidades de uma empresa mapeando os ambientes interno e externo que da empresa para a definição de estratégias de gestão.

As forças (representadas nome SWOT pela letra S inicial de Strenght em inglês),  são representadas pelos pontos fortes da empresa e que estão dentro dela, que favorecem o aproveitamento das oportunidades e o combate as ameaças vindas de fora da empresa. Já as fraquezas (representadas nome SWOT pela letra W inicial de Weakness em inglês),  são o contrário, são vistas como os pontos fracos da empresa e vem de dentro dela, que dificultam o aproveitamento das oportunidades e o combate as ameaças vindos de fora da empresa.

As oportunidades são fatos positivos que devem ser aproveitados pela empresa, pois, podem lhe permitir vantagens, ganhos, redução de custos ou crescimento. (são representadas no nome SWOT pela letra O inicial de Oportunitty em inglês).  Já as ameaças são fatos negativos que tendem a prejudicar a empresa e que precisam ser eliminadas ou evitadas por ela. (são representadas no nome SWOT pela letra T de Threat em inglês).

Os pontos fortes de uma empresa devem ser usados para atacar e reduzir as ameaças e para aproveitar ao máximo as oportunidades e sempre que possível melhorados.  Já os pontos fracos, devem ser constantemente observados buscando-se reduzir ao máximo os mesmos e realizar as suas defesas.

Para isto a Matriz SWOT permite uma análise de todo este cenário e a criação de ações de administração estratégica para o alcance destes objetivos acima citados, a fim de terminarmos esta postagem vamos para um exemplo final por etapas para facilitar o entendimento.

1º Analise o ambiente externo a partir de suas oportunidades e ameaças presentes e futuras;

2º Analise o ambiente interno verificando a capacidade dele para aproveitar as oportunidades e atacar as ameaças fazendo um cruzamento das informações obtidas, os pontos que tiverem capacidade de aproveitar oportunidades e combater ameaças serão identificados como pontos fortes, os pontos que ao contrário não tiverem capacidade para aproveitar as oportunidades e atacar as ameaças serão identificados como pontos fracos;

3º Crie ações estratégicas que permitam usar os pontos fortes para aproveitarem as oportunidades, ou para com elas se tornarem mais fortes ainda;

4º Crie ações estratégicas para usar os pontos fortes para proteger os pontos fracos e se possível eliminar ou reduzir os mesmos;

5º Crie ações estratégicas para melhorar os pontos fracos a partir de aproveitamento de oportunidades, ou ajuste dos mesmos se possível, e em paralelo indicadores de controle e de observação permanente dos mesmos para reduzir os riscos destes;

6º Compare os pontos fracos com as ameaças, e se a situação for extrema, crie ações estratégicas que conduzam a empresa a sair deste caso de alto risco.

Os pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças de uma empresa tendem a ser mais de um sempre, não existindo número máximo, porém, e nem todos estão sempre diretamente relacionados.

Por exemplo, uma empresa tem como forte o seu forte poder financeiro e como ponto fraco a rotatividade de seus empregados. Como uma oportunidade a empresa tem a possibilidade de comprar um terreno ao seu lado a um bom preço para ampliar a sua estrutura e como ameaça a entrada de um novo concorrente no mercado.

O ponto forte de poder financeiro poderia ser usado para aproveitar a oportunidade realizando a comprar do terreno e a ampliação da empresa, assim, como para reduzir o ponto fraco de rotatividade de empregados proporcionando-lhes a partir do resultado de uma pesquisa de clima, se nela fosse constatada como um dos motivos um reajuste e melhoras nas suas condições de trabalho. No que se refere à ameaça dos concorrentes, o ponto forte ao ser usado, permitiu que a empresa possa crescer aumentando a sua distância dos mesmos e reduzir ainda o risco de que seus empregados vão para o mesmo.

Imagem digaasnovas.blogspot.com.br

Ao final passe para o mais usado modelo da Matriz SWOT conforme ilustração acima colocando em cada um dos quadrantes as respectivas forças (pontos fortes), fraquezas (pontos fracos), oportunidades e ameaças por você identificados e juntamente com eles as ações da administração estratégica a serem seguidas, podendo ainda fazer este exercício transcrevendo o nosso exemplo do penúltimo e antepenúltimos parágrafos anteriores à figura para uma maior compreensão prévia.

Educação e Universidade Corporativa: Uma Estratégia de Treinamento e Desenvolvimento de Pessoal

Embora o tema educação e universidade corporativa já esteja em divulgação no Brasil desde a década de 90, com certa freqüência ainda percebe-se em boa parte dos empresários, e, inclusive, em alguns profissionais de RH uma falta de conscientização quanto à mesma e em certos casos até mesmo de compreensão mais crítica.

Educação corporativa é a busca por um novo conceito da visão de treinamento e desenvolvimento voltados a umespírito e a ação inovadora a partir de um processo onde a educação seja vista como estratégica pela organização e que seja integrada em todos os patamares organizacionais.

A universidade corporativa, conhecida sob a sigla UC, é uma instituição de ensino voltada aos próprios colaboradores de uma empresa atendendo as necessidades do negócio dela, normalmente, centrada em empresas com grande estrutura, no entanto, a educação corporativa independe de haver ou não um prédio. Isto se supre a partir da elaboração de políticas de análise e concessão de bolsas de estudos aos colaboradores para instituições reconhecidas pelo MEC, bolsas para cursos livres e de idiomas, eventos em hotéis, etc, desde que todos tenham alguma serventia ao desenvolvimento de competências profissionais usadas na empresa.

A educação corporativa tem um foco proativo às necessidades futuras da empresa, existe uma coesão de todas as políticas de educação da empresa, com alcance estratégico para a melhoria do negócio tendo o envolvimento de todos como educandos dos eventos, inclusive, os próprios empresários.

Nela o papel do instrutor, é mais amplo, precisa ele dominar bem as tecnologias, inclusive, da EAD- educação à distância, pois, em se tratando e de educação corporativa o conhecimento é realizado sob diversas formas, tanto em salas de aulas, como fora delas, com uso freqüente das tecnologias da informação. Assim o domínio do instrutor, é além do domínio de softwares como power point, mas também de um ambiente virtual de aprendizagem, o chamado AVA.

O instrutor precisa dominar técnicas de ensino e didáticas tanto tradicionais e presenciais, como modernas e virtuais. Deve ser ainda ser uma pessoa com profunda experiência e boa formação, munido de um senso criativo, pesquisador e obstinado na busca incansável pela melhoria contínua do ensino e do seu desempenho.

Imagem ufpi.br

Ainda que a educação corporativa não necessariamente necessite de um prédio, pois, parte-se do princípio de que o conhecimento tenha e possa de ser obtido em qualquer lugar e tempo, inclusive, pelo próprio educando, uma sala de treinamento adequada é recomendada, o que não impede que seja locada apenas eventualmente, pois, em paralelo permanecem também algumas das metodologias tradicionais, que agora são inovadas, mas não totalmente extintas. Por exemplo, dependendo do conteúdo e dos educandos, alguns temas tendem a ser mais recomendados para uma aula presencial como por exemplo, treinamentos comportamentais que envolvam dinâmicas de grupos.

Na educação corporativa oconhecimento é sempre o alvo e também pode se dar via TV corporativa, revistas, biblioteca e videoteca, podendo, inclusive, ser virtuais.

O conteúdo dos programas é pautado nas competências essenciais para o negócio e não mais apenas para o desempenho dos cargos e a didática privilegia um aprender interagindo e não apenas o aprender ouvindo, ou seja, na educação corporativa o educando é sujeito da sua própria educação contando com o apoio do instrutor.

O processo de aprendizagem dos educandos é contínuo a partir de matrizes de desenvolvimento de competências, planejadamente feitas de acordo com o negócio e constantemente revisadas e busca uma educação integral e duradoura do educando.

A abrangência da educação corporativa tende a ultrapassar os limites da empresa, sendo estendida também àcomunidade, clientes e fornecedores, no qual estes dois últimos passam a ser vistos como parceiros vitais do negócio.

No entanto, para o seu sucesso é imprescindível que a educação corporativa conte um comprometimento da alta direção da empresa e das demais lideranças, pois, sua atuação é global, devendo assim, antes da implantação desta política um sensível e intenso programa de conscientização de todos e de que seus projetos levem em consideração à cultura organizacional da empresa também, de modo a se adequar à ela.