domingo, 15 de dezembro de 2013

Festas de Confraternização nas Empresas


As festas de confraternização são aquelas realizadas nas empresas para comemorarem as datas festivas como fim de ano, aniversário de fundação, dias das crianças, São João, Páscoa, entre outras.

Dentre as festas de confraternização, a mais realizada pelas empresas é a festa de fim ano, que normalmente ocorre no mês de dezembro de cada ano, ocasião na qual é proporcionado a todos os empregados um momento de confraternização e de integração. Embora nesta postagem, irei me posicionar mais direcionado para as festas de fim de ano, as dicas aqui trazidas servem para qualquer tipo de festa corporativa.
Atualmente uma grade maioria das empresas proporciona aos seus empregados esta festa, mas apesar disto, uma minoria hesita em promover este evento, vendo-o tão somente como um custo numa época onde normalmente as empresas já tem de ter maiores gastos pelos pagamentos de 13º salários dos empregados, além, do início da maioria dos custos com férias dos mesmos. Outra minoria, opta em permitir com que os empregados organizem a própria festa, arcando eles, inclusive, com os custos da mesma. Fatos este virão um absurdo, primeiro porque por menor que seja uma empresa, sempre é possível que ela patrocine, ainda que modestamente tal evento, segundo por que os empregados não precisam da autorização da empresa para confraternizarem entre si se assim quiserem.

Da minha parte quando Gerente de RH, a festa de confraternização de fim de ano, era garantida sempre no calendário empresarial, pois, é uma forma de reconhecer aos empregados pelo ano de serviço que prestaram à empresa, além de principalmente proporcionar aos mesmos um momento de confraternização.


Eu como Mestre de Cerimônias na
Festa de Fim de Ano da Empresa

Eu próprio gerenciava este evento, contando com a assistente social da empresa em minha equipe, assim como em outras festas, como a de aniversário da empresa, as festas dia das crianças, as festas de São João, entre outras. Nestas festas normalmente era eu próprio quem fazia o cerimonial, atuando como mestre de cerimônias, dando a ênfase da política de RH neste evento, além de evitar um custo desnecessário com a contratação de um profissional externo para isto.

No entanto, uma festa de fim de ano patrocinada pela empresa requer Políticas de RH bem definidas na questão de organização e planejamento do evento, fato este que tenho presenciado que nem sempre vem ocorrendo.

Existem RHs que tratam a festa de fim ano, como uma festa normal, quando na verdade ela se trata de uma festa especial que visa reforçar as relações dos empregados com a empresa, enfim, ela deve estar atrelada ao Endomarketing da empresa e é nesta linha que vou me focar nesta postagem, a da festa de fim de ano como uma ação de Endomarketing dentro da área de RH.

Para tanto, sugiro as seguintes condições a serem analisadas:

-Planejamento: A festa de fim de ano deve ser planejada com antecedência, se numa festa de casamento ocorre isto, porque nesta não haveria de ter? Na prática muitas empresas não fazem um bom planejamento da festa, deixam para optar pelo local e data nas vésperas, o que faz com que os salões de eventos requisitados nem sempre estejam disponíveis, assim, como dificulta um planejamento prévio dos empregados para comparecerem. A decoração e o cardápio do buffet devem ser definidos previamente.

Assim a definição do local e datas devem ser feitos antes do mês de Dezembro, quanto antes melhor. O custo do evento e a presença média de pessoas também deve ser levantado com antecedência, assim, como a autorização do gasto destes e isto deve ser passado ao Setor Financeiro da empresa para provisionar o caixa, fato este que nem sempre ocorre, deixando com este setor seja surpreendido com a chegada dos custos da festa realizada para pagamento em datas desfavoráveis ao caixa, gerando-se muitas vezes um conflito desnecessário entre a área Financeira e a área de RH.

-Organização: É um outro ponto em que muitas empresas pecam, algumas definem datas, horários e locais desfavoráveis a maioria dos empregados. Uma festa de fim de ano bem organizada deve ser realizada em datas e horários de folga da maioria dos empregados, normalmente, em fins de semana. No que se refere à localização ou deve se dar um local de fácil acesso, inclusive, por transporte público, ou a empresa, deve subsidiar o transporte para os empregadas através da locação de ônibus. Na prática em diversos casos isto é ignorado, a festa é realizada em sítios de lazer ou outros locais distantes, na maior parte dos casos desprovidos de transporte coletivo público. Neste caso a festa de fim de ano, perde a sua essência de confraternização, e vira um exclusão, pois, somente os empregados que possuam carro próprio ou carona, poderá comparecer. Muito embora seja inadequada, uma grande quantidade de empresas ignora estas questões, deixando a festa elitizada e exclusiva.

No decorrer das festas também se percebe desorganizações, como em certos casos faltas de lugares para todos os convidados, filas intermináveis na hora do buffet, ambientes mal ventilados e garçons deselegantes e inexperientes.

Tudo isto deve ser evitado, os lugares se organiza como uma lista prévia de confirmações, que, além disto, evitam com que furões alheios à empresa compareçam à festa aumentando os custos e ocupando lugares de empregados. A ventilação local se dá com a exigência prévia de o local do evento esteja com os ares condicionados ligados em torno de no mínimo 2 horas antes do evento, pois, se houver a ligação dos mesmos apenas no começo do mesmo, a climatização fica bem mais demorada pela quantidade de pessoas e o calor humano conjunto. A fila do buffet é amenizada com a numeração das mesas e a liberação destas por nº para se servirem. No que se refere aos garçons, antes do evento já deve ser pactuado com o salão a autoridade do organizador da festa em reclamar do mal atendimento e ser atendido de imediato.

Uma festa organizada tem ainda que possuir um cerimonial, que ao oposto do que muitos pensam, não é simplesmente escrever-se textos intermináveis para que os diretores leiam no dia. Um cerimonial bem organizado, deve sim propiciar a palavra dos diretores, mas a partir do que sentem e querem falar na hora, e não apenas por palavras escritas que soam como decoradas e calculadas, sendo percebidas assim pela maioria dos presentes, dando ainda um ar monótono na festa. Também é absurdo a empresa gastar com um profissional para isto, pois, um bom profissional de RH deve ter habilidades de falar em público e ele mesmo deve ser o condutor do cerimonial como mestre de cerimônias. Deve-se ainda no cerimonial sempre oferecer um momento para que os empregados (colaboradores), participem com suas palavras através de depoimentos públicos.


Eu à esquerda como Mestre de Cerimônia dando a palavra a
 um Colaborador  na Festa de Anivesário da Empresa
Muitas empresas ainda organizam o amigo oculto ou amigo secreto, caso isto ocorra deve-se ser planejado e reservado um momento para isto na festa.

-Controle: Mesmo uma festa de fim de ano deve ser controlada, deve ter horário de início e fim, horário e ordem para a liberação do buffet, do cerimonial e homenagens, deve ter ajuste de som que não pode atrapalhar o diálogo dos presentes, controle de presenças para evitar pessoas não convidadas, controle de consumos e comandas para pagamento evitando distorções com o fornecedor, etc.

-Datas: Normalmente o mês de Dezembro é mais adequado para estas confraternizações pela sua proximidade com o fim de ano, porém, deve-se tomar o cuidado de que a festa seja antes do natal.

-Homenagens: é comum em boa parte das empresas homenagearem os empregados com mais de 5 anos de casa, normalmente com placas, presentes ou ambos, isto deve ser feito de modo organizado e motivador, dando ênfase a este reconhecimento e também deve estar previsto no controle da festa.

-Presentes de Fim de Ano: diversas empresas cedem nesta festa os presentes de fim de ano aos empregados, algumas dão presentes para todos, outras apenas para alguns. Sendo possível recomendo que sejam dados presentes a todos, mas não havendo esta possibilidade, isto deve se dar então mediante sorteio público.

Há casos de empresas darem presentes de reconhecimento a empregados sem ser na forma de sorteio, afirmando que os presenteados estavam sendo reconhecidos por bons serviços prestados, o que até pode proceder, mas que não deveria ser feito publicamente, gerando um desconforto em todos os demais que não eram presenteados, gerando ainda uma desmotivação.

Se os presentes forem por sorteio, deve-se ter o cuidado de evitar com que os homenageados que já receberam um presente, sejam sorteados novamente, há situações onde mais de um homenageado que, inclusive, já haviam recebido presentes melhores, receberam duplamente os presentes dos sorteados, ao passos que outros nada recebiam. Além disto, os acompanhantes dos convidados não devem participar do sorteio, por isto, a numeração deve ser dada exclusivamente aos empregados.

Sugiro ainda, que diretores e gestores da empresa não participem do sorteio, pois, isto deve-se reservar apenas aos empregados, situações distintas destas levam à desmotivação dos empregados vendo pessoas com posses maiores ganharem brindes que para eles tenham maior significância.

É ainda importante, que a empresa organize meios para que os empregados levem seus brindes embora, quando forem estes volumosos como televisores, por exemplo, neste caso uma Vale Presente ajuda a evitar isto.

-Acompanhantes: A presença de acompanhantes tem prós e contras, os contras se dão porque sendo a festa de confraternização um momento de integração entre os empregados, com a presença de acompanhantes isto nem sempre ocorre com eficiência na medida em que muitas vezes os acompanhantes são tímidos ou ciumentos, neste caso o empregado(a) terá que se focar em dar atenção ao acompanhante deixando de se integrar com os colegas. Os prós de se permitir com que se leve acompanhantes é de que assim, tende-se a ter uma presença maior de empregados na festa, pois, muitos somente vão se puderem ir acompanhados. No que se refere a quem seria o acompanhante, eu sugiro que a empresa deixe a critério do empregado e não ficar definindo que sejam apenas cônjuges ou namorados, senão os solteiros estarão em posição de desigualdade, além de em certos casos optarem pela mentira de que o acompanhante seria seu namorado.

-Comportamentos e Vestimentas: Os comportamentos dos empregados na festa deve seguir a mesma linha do comportamento dentro da empresa, pois, a festa é ainda que moderadamente uma extensão da empresa. Portanto, os atos inadequados do empregado tendem a uma repercussão negativa na sua trajetória e até na sua permanência na empresa, muito embora, seja uma festa, o comportamento deve ser adequado e moderado, inclusive, no que se refere ao consumo de bebidas alcoólicas. As vestimentas ainda devem seguir a linha do bom senso. Os diálogos entre empregados devem evitar abordar pontos polêmicos da empresa, e principalmente as questões de sigilo de cada função.

-Entreternimento: é conveniente ainda que se programe alguma forma de entreternimento, deve-se usar ao máximo o cerimonial, as homenagens, sorteio e cessão de presentes e o amigo oculto como técnicas para isto, portanto, deve-se dar o ar de entreter e de motivar os convidados com uma boa fluência verbal e uso adequado do microfone. Algumas empresas optam por karaokê ou bandas musicais, outras por som ambiente. Outra dica importante é passar um breve vídeo institucional da empresa, o que permitirá principalmente aos acompanhantes uma melhor compreensão da empresa.

Assim, entendo que não somente a festa de fim de ano, como todas as outras que sejam realizadas de forma corporativa, como festas de aniversários da empresa, Festas de São João, Festa do Dias das Crianças, entre outras pelas empresas patrocinadas devem ser tratadas como estratégias de RH e como uma Política para a Gestão de Pessoas nas empresas.