domingo, 6 de janeiro de 2013

Ferramentas de Gestão: Brainstorming


O brainstorming é uma técnica de criatividade grupal criada pelo executivo e publicitário americano Alex Osborn na década de 40, quando ele percebeu que as reuniões tradicionais de negócios não geravam pleno espaço para o uso da criatividade dos seus participantes. Assim ele criou esta técnica para isto, que é muito usada nos Estados Unidos nas áreas de publicidade e propaganda, mas que dada as suas qualidades migrou também para uso tanto nos Estados Unidos como em diversos países do mundo para as áreas da administração, em especial, nas áreas da qualidade, processos, projetos, marketing e RH objetivando a proposição de melhorias ou a solução de problemas.

 Imagem belemcoworking.wordpress.combelemcoworking.wordpress.com
O brainstorming é uma ferramenta de gestão que privilegia a concepção de idéias para a resolução de um problema buscando eliminar as suas causas, fato este que leva esta ferramenta a também ser muito conhecida como tempestade de idéias ou tempestade cerebral. Além disto, o brainstorming se trata de uma dinâmica grupal que permite aos participantes exporem sugestões para a se atingir melhorias em diversos e diferentes processos.

O brainstorming é uma ferramenta que pode ser usada adicionalmente para complementar outras ferramentas de gestão na busca pela resolução de problemas, como o diagrama de Ishikawa por exemplo. Pode ainda ser usado como técnica de treinamento com o objetivo de criar idéias para atingir soluções de questões ligadas ao conteúdo do treinamento, o que permite com que o grupo participe do próprio aprendizado, interaja entre si e desenvolva a sua criatividade.

Assim, o brainstorming somente deve ser aplicado em temas cujos participantes tenham clareza quanto ao tema, logo, esta técnica somente deve ser aplicada após a ministração dos conteúdos aos participantes em casos de treinamento. Para casos de resoluções de problemas reais ou de melhorias de processos, é necessário que o grupo tenha algum conhecimento sobre os fatos e causas do problema.

O brainstorming independente da sua aplicação, se para treinamento, se para melhoria de processos ou resolução de problemas se trata de uma técnica grupal, que, no entanto, deve ser aplicada apenas a pequenos grupos de quatro a dez participantes.

A reunião de brainstorming se divide em duas fases essencialmente divididas e observadas tão logo seja apresentado ao grupo a situação sobre a qual se busque uma solução, a primeira fase é a de criatividade e a segunda fase é a de avaliação das idéias.

A fase de criatividade requer que se deixe a imaginação de todos os participantes totalmente livre para a sugestão de idéias relativas ao problema ou melhoria, sem que durante a exposição delas haja qualquer censura, autocrítica, crítica ou análise das idéias, neste momento o que vale é a quantidade de idéias e a rapidez delas construídas pelo grupo, mesmo as que inicialmente algumas possam parecer absurdas.

O princípio válido é de quanto maior a quantidade de idéias, maior igualmente será a chance de encontrar-se idéias melhores, assim as idéias sofrem melhorias contínuas a partir de idéias anteriores, mesmo uma idéia ruim, pode levar a uma idéia boa durante as associações da reunião. Assim, entende-se que uma idéia tenda a levar a outra e assim, sucessivamente.

É importante ainda nesta fase, que todos ouçam com atenção as idéias dos outros, o permite que não haja repetição idêntica de idéias, mas sim novas idéias ou a associação livre de uma idéia à outra, ou seja, que uma idéia já existente traga outra como complemento. Dado a esta avalanche de pensamentos que geram uma grande reflexão e um alto número de idéias, é de que esta ferramenta também seja chamada de tempestade de idéias ou de tempestade cerebral.

Cada idéia é sugerida por vez, assim, cada participante levanta normalmente levanta a sua mão para expor sua idéia.

A fase de avaliação consiste na etapa na qual é realizado pelo o julgamento das idéias levantadas na fase de criatividade da reunião de brainstorming, ao oposto da primeira fase, nesta fase é realizada uma análise crítica sobre a viabilidade de cada idéia apresentada de modo que de que apenas as viáveis permaneçam.

Nesta fase as idéias aprovadas como viáveis são organizadas por ordem de qualidade e destas selecionadas as dentre cinco e dez melhores idéias para solução do problema ou implantação da melhoria.

Esta técnica requer que haja a presença de um coordenador que ocupa uma posição central na sala para presidir a reunião e para instruir os participantes sobre a metodologia e os princípios da técnica, bem como, para apresentar verbalmente em detalhes a eles o problema ou a necessidade de melhoria usando em conjunto preferencialmente um quadro branco onde escreva, um data-show com slide ou um material escrito.

Cabe ao coordenador ainda cronometrar o tempo de duração da reunião e de suas fases, assim como liderar cada uma delas. A duração da reunião de brainstorming deve ter entre 30 minutos e no máximo 1 hora sob pena de ficar muito cansativa e isto com certeza prejudicará as sugestões das mesmas.

O coordenador conta ainda com a ajuda de observadores em torno de um para cada três participantes preferencialmente, que também não podem se manifestar e se limitam apenas a anotar as idéias sugeridas pelos participantes.

O resultado final da reunião de brainstorming é o surgimento de um grande número de idéias viáveis para a solução de um problema ou para a realização de uma melhoria e um forte aprendizado aos participantes.