Como Realizar uma Descrição Cargos?

A descrição de cargos é uma tarefa ligada ao subsistema de recursos humanos chamado de administração de cargos e salários.

Descrever um cargo nada mais é do que do que após entender e analisar os cargos de uma empresa documentar os mesmos de modo impresso ou informatizado para consulta e compreensão de todos os interessados.

A descrição de cargos serve para que todos aqueles que precisarem consultá-la entendam com clareza as tarefas, responsabilidades e requisitos de cada cargo da empresa.

Muito embora a descrição de cargos seja fundamental para a avaliação dos cargos e a conseqüente definição de salários de cada cargo dentro do subsistema de RH de administração de cargos e salários, ela também é usada para outros fins.

No subsistema de RH chamado de recrutamento e seleção a descrição de cargo permite que o recrutador entenda o cargo e seus requisitos para que a seguir este capte profissionais no mercado de acordo com a descrição. Já o subsistema de RH de treinamento e desenvolvimento se baseia nas descrições de cargo para realizar programas de capacitação aos colaboradores e o subsistema de avaliação de desempenho, para firmar suas avaliações de performance de acordo com a mesma. A descrição de cargos pode ser usada pelo subsistema de RH contencioso trabalhista para servir como prova em reclamatórias trabalhistas movidas por empregados ou ex-empregados da empresa, principalmente em casos de discussão judicial sobre equiparação salarial. As descrições de cargos tem ainda impacto direto no subsistema de qualidade da empresa, principalmente aquelas empresas certificadas pela ISO 9001:2008, sendo normalmente documentos auditados nas auditorias internas e externas da qualidade.

Sugere-se os seguintes passos para se realizar uma descrição de cargos com qualidade e que atenda a todos os interessados nela numa empresa:

Passo 1: Realizar um análise da empresa: Conhecer melhor a empresa, seu negócio, sua cultura organizacional, seus processos de trabalho por áreas, sua hierarquia e organograma, o funcionamento e as políticas de RH existentes, cargos existentes e nº de ocupantes nos mesmos, entre outras informações.

Passo 2: Elaborar um projeto e um cronograma: Definir as metas de descrição, por exemplo, 2 cargos por dia, e divulgar ambos à Direção da empresa, sua chefia e posteriormente as demais chefias de área e empregados da empresa para que todos tenham claro os objetivos e as necessidades da descrição de cargos.

Passo 3: Definir as ferramentas que serão usadas para a descrição: Se dividem em questionários, entrevistas, observação direta ou uma soma destas. Para o uso de questionários é recomendável que os ocupantes dos cargos tenham no mínimo ensino médio completo, em relação às outras duas ferramentas citadas, estas servem para qualquer grau de escolaridade. As ferramentas são aplicadas aos ocupantes dos cargos, mas não necessariamente a todos do mesmo cargo, mas ao menos uns três e posteriormente à chefia dos mesmos para conferência.   Normalmente quando descrevia cargos, usava combinação das ferramentas, ou seja, mais de uma para um mesmo cargo, pois, na prática existem algumas situações em que você apenas compreende lendo e vendo o funcionamento do cargo.

Passo 4: Realizar a análise dos cargos: Após ler e entender os questionários e consultar as anotações do que foi anotado nas entrevistas e observações locais, bem como, da opinião expressa pela chefia dos ocupantes dos cargos.

Passo 5: Finalmente, então descrever os cargos: Documentando em detalhes as tarefas, responsabilidades e requisitos dos mesmos que foram obtidos com o uso das ferramentas de descrição de cargos.

Quando você for descrever os cargos deve se atentar sempre para que sua descrição responda as seguintes perguntas: O que faz? Como faz? Porque Faz?

Por exemplo, descrevendo uma das tarefas do cargo de Auxiliar de Departamento Pessoal, teremos dentro da descrição de cargos: - Realiza processos de admissão de novos colaboradores (respondeu-se o que faz) emitindo documentos necessários e coletando assinaturas (respondeu-se como faz)  para registro legal (respondeu-se por que faz).

Você deve ainda acrescentar tarefas relativas ao cargo, que porventura, estivessem sendo feitas por outros cargos indevidamente e tirar de cada cargo as tarefas que não são suas repassando para o cargo afim.

Deve definir os requisitos (grau de instrução, experiência, conhecimentos, responsabilidades, etc) de cada cargo com a chefia da área e com a gerência de RH.

A descrição de cargos é uma atividade trabalhosa, exige que o profissional de RH que descreva o cargo tenha bom senso, seja detalhista, tenha capacidade crítica e principalmente habilidade de escrita para passar para o papel tudo o que obteve pelas ferramentas de descrição de cargos. Também precisa ter habilidade mental para entender diferentes cargos, operacionais, técnicos, administrativos, gerenciais e diretivos, e igualmente de área diferentes (RH, contabilidade, financeiro, comercial, produção, operações, etc).

A descrição de cargo deve começar pelo título do cargo, seguida do departamento e uma descrição sumária (resumida que dá uma introdução geral do cargo) e depois de uma descrição detalhada (complexa com todos os principais detalhes do cargo). Depois a quem o cargo se reporta e por fim todas as especificações do cargo que são compostas por requisitos que citamos.

Abaixo, como exemplo, segue o modelo da Descrição de Cargos que costumo usar em minhas descrições de cargos:

DESCRIÇÃO DE CARGO

TÍTULO DO CARGO: RECEPCIONISTA-TELEFONISTA

DEPARTAMENTO/SETOR: ADMINISTRATIVO

DESCRIÇÃO SUMÁRIA

Opera terminal central telefônico ou PABX atendendo, transferindo, cadastrando e completando chamadas telefônicas. Auxilia os requisitantes externos interpretando mensagens e encaminhando-as ao setor respectivo. Monitora o fluxo de ligações. Recepciona e presta serviços de apoio a visitantes. Arquiva e organiza documentos.

DESCRIÇÃO DETALHADA

- Opera terminal central telefônico ou PABX atendendo, transferindo, cadastrando e completando chamadas telefônicas nacionais e internacionais, comunicando-se formalmente; -  Interpreta mensagens de requisitantes externos encaminhando as ligações para o departamento mais indicado; - Transfere chamadas internas resgatando ligações de usuários indisponíveis; - Responde a chamadas telefônicas, transferindo ligações para ramais solicitados e retomando as mesmas em caso de ramais ocupados ou não atendidos; - Completa chamadas nacionais e internacionais lançando as ligações para os usuários; -  Anota o fluxo diário de ligações para análise CPD; - Cadastra informações, registrando números de telefones e ramais de empresas, clientes, fornecedores e colaboradores no terminal; - Recepciona os visitantes, anunciando as respectivas chegadas e encaminhando-os para os diversos setores; - Presta serviços de apoio anotando, transmitindo telefonemas e recados e retornando ligações; - Fornece dicas de telefonia interna e externa e monitora a integridade do serviço, requisitando correções quando necessário; - Transmite e recebe sinais de fax; - Organiza e mantém arquivos pertinentes à área; - Emite correspondências internas e externas através de e-mail eletrônico e de impressos físicos; - Efetua outras atividades correlatas ao cargo.

SUBORDINAÇÃO HIERÁRQUICA

Reporta-se ao supervisor administrativo.

ESPECIFICAÇÕES DE CARGO

COMPETÊNCIAS

EDUCAÇÃO

Escolaridade

Ensino médio completo.

Cursos e Treinamentos Complementares

Microinformática e noções de sistemas de gestão da qualidade ISO 9001:2000.

Conhecimentos

Domínio geral de operações telefônicas e PABX, microinformática nível usuário (planilhas eletrônicas e editores de texto).

Habilidades

Boa comunicação e organização.

Atitudes

Bom relacionamento interpessoal, discrição e disciplina.

EXPERIÊNCIA

A partir de um ano adquiridas no exercício do próprio cargo ou em funções similares.

FORMA DE SUPERVISÃO RECEBIDA

Recebe supervisão esporádica para orientação de procedimentos a serem adotados e para a avaliação de resultados.

NÍVEL COMPLEXIDADE DAS TAREFAS

Realiza tarefas rotineiras, com reduzida variedade e sem dificuldades para a correta execução do trabalho.

NECESSIDADE DE ESFORÇO MENTAL/VISUAL

Exige-se concentração mental intermitente para detalhes e informações requeridas.

GRAU DE RESPONSABILIDADE POR ERROS

Realiza tarefas sujeita a erros, sempre identificáveis e sem embaraços de maior proporção.

GRAU DE RESPONSABILIDADE POR VALORES

Não aplicável.

GRAU DE RESPONSABILIDADE POR CONTATOS

Mantém contatos telefônicos freqüentes com clientes, fornecedores, colaboradores, sócios da organização e outros órgãos externos, exigindo-se em todas as situações tato e desenvoltura para o estabelecimento de diálogo, anotação de recados e para o pedido e fornecimento de informações.

GRAU DE RESPONSABILIDADE POR DADOS CONFIDENCIAIS

Acessa constantemente a dados sigilosos cuja divulgação pode ocasionar embaraços de média proporção.

FORMA DE CONDIÇÕES DE TRABALHO

Atua em condições de trabalho normais de escritório mediante o uso de sala privativa com iluminação e ventilação adequadas e com exposição moderada a riscos ergonômicos.

APROVAÇÃO ........./......../............                                                                 Elaborado por Juliano Correa da Silva

DIRETORIA                               GESTOR DA ÁREA                           GESTOR DE RH

A Segurança e a Medicina do Trabalho como Subsistemas de Recursos Humanos

O SESMT – Serviço Especializado em Engenharia de Segurança e em Medicina do Trabalho é o subsistema do RH que trata das questões relacionadas à Segurança e à Saúde no Trabalho objetivando em manter a integridade física e promover a saúde dos colaboradores.

Quando falamos em Recursos Humanos como Sistema, devemos ter claro que as áreas de Segurança e de Medicina do Trabalho estão ligadas a ele como subsistemas, pois, existe uma interação e uma interdependência constante entre estas áreas com as demais áreas que compõe o RH como sistema.

Você não pode, por exemplo, sequer pensar em estruturar programas de motivação e de qualidade de vida no trabalho aos colaboradores, sem lhes propiciar condições de segurança para manter a integridade física e a saúde deles no desempenho de suas tarefas. Para isto, se busca continuamente reduzir os riscos de acidentes e de doenças no trabalho.

Imagem www.botonscipa.com.br

O SESMT então é composto por duas áreas, uma voltada à Segurança do Trabalho e ou outra à Medicina do Trabalho, mas ambas estão intensamente integradas e muito relacionadas. Dentro dos demais subsistemas de RH, ambas, são um das que mais possuem uma dependência mútua entre si ao ponto de até ocuparem um espaço físico muito próximo nas instalações das empresas.

A composição do SESMT é regulada legalmente pela NR-04 (norma regulamentadora expedida pelo Ministério do Trabalho que complementa a CLT nas questões de segurança e saúde do trabalho), através de um quadro anexo a ela que varia conforme a graduação do risco da atividade principal e com o número total de empregados do estabelecimento. Assim, a existência ou não de um SESMT numa empresa, o número de integrantes dele e os cargos dos profissionais que lhe comporão variam muito em função disto.

Os profissionais que conforme a variação do risco e do nº de empregados compõem o SESMT são: Técnico de Segurança do Trabalho, Engenheiro de Segurança do Trabalho, Técnico de Enfermagem do Trabalho, Enfermeiro do Trabalho e Médico do Trabalho. Logo, uma empresa pode precisar ter um SESMT completo, ao passo que outra precise ter apenas um Técnico de Segurança do Trabalho e outra não precise de nenhum deles conforme o quadro anexo à NR-04. Porém, na ausência do SESMT, havendo CIPA, ela assume esta função, existindo ambos, estes precisam atuar em sintonia.

Dentre as diversas funções do SESMT está a de ajudar a organizar e a composição das eleições da CIPA, treinar a mesma e manter constante entrosamento com ela. O SESMT é responsável pela compra, controle e entrega de EPIs-Equipamentos de Proteção Individual aos colaboradores, bem como de treinar e fiscalizar o uso dos mesmos pelos colaboradores. Os EPIs comprados precisam sempre ter CA – Certificado de Aprovação do Ministério do Trabalho.

Segundo a NR-09, todas as empresas são obrigadas legalmente a elaborar anualmente o Programa de Prevenção de Riscos Ambientais - PPRA, visando à preservação da saúde e da integridade dos trabalhadores, através da antecipação, reconhecimento, avaliação e conseqüente controle da ocorrência de riscos ambientais existentes ou que venham a existir no ambiente de trabalho, tendo em consideração a proteção do meio ambiente e dos recursos naturais.  Deste PPRA, sai um laudo feito por um Engenheiro de Segurança ou um Médico do Trabalho que aponta todos os riscos existentes na empresa e sugere formas de controle. Os EPIs regulados pela NR-06 são adquiridos com base nas necessidades levantadas por este laudo PPRA.

Também com base nos riscos apontados neste laudo surge o PCMSO – Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional regulado pela NR-07, que trata dos exames médicos na empresa e os fará de acordo com os riscos levantados no PPRA. A cada ano ele deve ser revisto em sintonia com o PPRA.

Os exames médicos se dividem quanto ao tipo em:

-Exame Médico Admissional: é aquele realizado antes do empregado ser contratado;

-Exame Médico Demissional: é aquele realizado da demissão do empregado até a data do pagamento legal da rescisão de contrato de trabalho;

-Exame Médico de Retorno ao Trabalho: é aquele realizado no dia do retorno do empregado que ficou afastado por tempo igual ou maior que 30 dias por motivo doença ou acidente do trabalho ou não, e por parto.
-Exame Médico de Mudança de Função: realizado quando o empregado muda de função, desde que o risco a que esteja exposto também mude nesta troca de funções.

- Exame Médico Periódico: é aquele realizado a cada dois anos nos colaboradores com idade entre 18 a 45 anos e anualmente para os de demais idades ou para trabalhadores expostos a certos riscos, podendo haver ainda intervalos inferiores para a realização a critério médico.

Quanto à forma de realização os exames médicos se dividem em exames clínicos (normais) e exames complementares (sangue, urina, audiometria, eletrocardiograma, eletroencefalograma, acuidade visual, etc), e variam de acordo com os riscos para a saúde do cargo que o colaborador ocupa ou ocupará conforme definido no PPRA.

Por exemplo, um colaborador que trabalhe no escritório poderá precisar de fazer apenas um exame médico clínico, enquanto outro que trabalhe na produção da fábrica precisará fazer além deste exame clínico, um exame complementar de audiometria por haver ruídos altos na mesma acima dos limites legalmente tolerados pela legislação, ao passo no escritório não existem ruídos.

Após cada realização dos exames médicos clínicos, somados a avaliação dos exames médicos complementares, se houver, o médico do trabalho emitirá um ASO – Atestado de Saúde Ocupacional com a indicação do colaborador de Apto ou Inapto para o trabalho.

Se porventura, a empresa for isenta da necessidade de ter um médico do trabalho pelo quadro da NR-04 levando em conta o grau de risco e o nº de empregados, os demais componentes do SESMT controlarão esta tarefa e encaminharam os colaboradores para exames com médico terceirzado, caso a empresa esteja totalmente desobrigada a ter qualquer um dos integrantes do SESMT, o Departamento Pessoal, controlará a rotina dos exames médicos fazendo o controle dos mesmos e encaminhando os colaboradores conforme vencimentos dos prazos, e terceirizarão apenas o atendimento médico.

Imagem draednaferraz.site.med.br 

Ao Subsistema de RH Segurança do Trabalho cabe cumprir e fazer cumprir todas as NRs expedidas pelo Ministério do Trabalho dentro da empresa, assim, o SESMT, cuida das ações que envolvam trabalhos em espaços confinados (tanques, forros, silos, etc), realiza treinamentos de segurança do trabalho, prevenção e combate à incêndios, trata das condições sanitárias e de conforto no trabalho, ergonomia, edificações, transporte, armazenagem e manuseio de produtos, sinalizações de segurança, controle de resíduos, enfim a Segurança do Trabalho gerencia, controla e fiscaliza o cumprimento de todas as atividades que possam gerar, evitar ou reduzir os riscos de acidentes e de doenças aos colaboradores.

Enquanto isto a Medicina do Trabalho como Subsistema de RH trata de todas as questões de promoção da saúde dos colaboradores coordenando e realizando os exames médicos e organizando ações de prevenção às doenças como combate ao tabagismo, sedentarismo e ao álcool, campanhas de vacinação, palestras e atendimentos de primeiros socorros.

Uma Introdução à Área de Recursos Humanos-RH e a sua Relação com o Departamento Pessoal!

* O que é a área de Recursos Humanos-RH e qual a sua diferença para o Departamento Pessoal?

Todas empresas são compostas por um Macrosistema que é composto pelas diferentes áreas, citamos algumas como Administrativa, Comercial, Financeira, Produção, TI, Recursos Humanos-RH, entre outras que são chamadas neste todo como Sistemas dentro do Macrosistema chamado empresa. Sistema significa um conjunto de partes que interagem, ou seja, falam entre si e o funcionamento de cada uma depende da outra. Dentro disto, os Sistemas se dividem em Subsistemas. Se as áreas citadas, assim como a área de Recursos Humanos são tidas como Sistemas, então os Subsistemas são aquelas partes que estão dentro destas áreas.

O Sistema Recursos Humanos se dividindo em Subsistemas gera assim o Departamento Pessoal como um deles, que é o que trata das relações legais entre os empregados e a empresa abordando assuntos com Férias, Admissões, Demissões, Folha de Pagamento de Salários, etc. No Sistema RH constam ainda outros Subsistemas como Recrutamento e Seleção (responsáveis pelas contratações de pessoal), Treinamento e Desenvolvimento (pela capacitação de pessoal), Segurança e Medicina do Trabalho (pela manutenção da saúde e pela redução dos riscos de acidentes de pessoal), entre outros. Em outras palavras o Departamento Pessoal é então um Subsistema do Sistema de Recursos Humanos, o que na realidade ocorre com muitos é alguma confusão de conceitos. Por fim, a área de Recursos Humanos é um Sistema de cada empresa que tem na sua função tratar de todas as questões que envolvam as relações humanas nesta, em especial os empregados, agora vistos como colaboradores, ou seja, parceiros da empresa no alcance de resultados. Assim a área de RH se preocupa com a seleção, contratação, treinamento, motivação, avaliação, remuneração, segurança, saúde, legalização e desligamento dos colaboradores da empresa.