Ferramentas de Gestão: 5S

Umas das ferramentas de gestão da qualidade mais conhecidas e menos complexas de aplicação é o método 5S, que embora muito popular no segmento empresarial, nem sempre é usado pela maioria das empresas.

Como sabemos realmente há algumas empresas alheias, ou mesmo resistentes aos programas de gestão da qualidade, onde alguns gestores vêem as políticas da qualidade como algo que engessa a empresa. Contudo, o que vejo ainda com mais preocupação é e com relativa frequência é a existência de empresas certificadas pela norma ISO 9001/2008, que não aderem a ferramenta do 5S. Algumas com a alegação de que a certificação já contempla os requisitos do programa, o que improcede, pois, nem todos os mecanismos do 5S estão na norma ISO, outras porque entendem que seria apenas mais um programa para a empresa se preocupar, e há casos, em que até a empresa é favorável, mas o programa não é alimentado por parte dos seus gestores por resistência a mais um programa da qualidade para o qual terão que ajudar a gerir.

Entendo, ser perfeitamente compatível e saudável a existência conjunta de mais de um programa da qualidade, inclusive, em empresas já certificadas pela norma ISO 9001/2008 ou mesmo participantes de outros programas da qualidade como o PGQP, muito avançado aqui no Sul.

Também sou convicto que para um programa de 5S funcionar bem, isto independente da empresa possuir ou não certificação pela norma ISO 9001/2008, PGQP ou algum outro programa de gestão da qualidade, logicamente a existência destes ou de outros programas até facilitam a implantação do 5S, mas não são pilares únicos para ele, mas ao oposto, tenho até sugerido à alunos e profissionais que me consultam, que primeiramente implantem o 5S antes de outros programas mais avançados da qualidade. Afirmo isto, porque todos os programas da qualidade precisam de um tempo de amadurecimento para funcionarem bem e para que Cultura Organizacional da empresa a eles se adapte e aceite, reduzindo assim as resistências. Então por ser mais simples, ter um impacto mais flexível e por ser bem menos oneroso, entendo que o 5S é um ótimo programa da qualidade a ser implantado primeiramente, pois, certamente preparará o terreno para os demais programas mais complexos e causará um impacto com menores resistências a alguns gestores e colaboradores, ou seja, os empregados de uma empresa. Enfim, o 5S é base para a Qualidade Total, ou seja, aquela que dissemina a gestão da qualidade pela empresa inteira.

Importante ainda clarear, que o programa 5S, assim como diversos outros programas da qualidade, é aplicável a empresas de qualquer porte, desde microempresas até multinacionais, e tem um custo baixo de implantação.

O 5 S é uma ferramenta de gestão da qualidade que surgiu no Japão, logo após a Segunda Guerra Mundial, e que conjuntamente com outros fundamentos da qualidade ajudou aquele país a se reerguer e ser a potência atual ainda que é. O fundamento do 5S como programa de gestão da qualidade, se refere a 5 palavras de origem na língua japonesa que iniciam pela letra S e que na língua portuguesa foram precedidas da palavra Senso e seguidas da tradução de cada uma, assim SEIRI significa Senso de Utilização, SEITON que diz respeito ao Senso de Ordenação, SEISO que é Senso de Limpeza, SEIKETSU que representa o Senso de Saúde e SHITSUKE que é o Senso de Autodisciplina.

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Agora vamos a questão de como implantar um programa de 5S numa empresa?

1 - Primeiramente obtenha a autorização e o apoio da Diretoria da empresa, pois, o sucesso de todos os programas da qualidade dependem do endosso e do comprometimento da alta direção. Vindo de cima o programa obtém maior autoridade e respeito frente a todos na empresa, mas mesmo assim, os demais membros da empresa precisam ser conscientizados e motivados a colaborarem. Você será o Representante da Direção frente aos Programas da Qualidade e deverá periodicamente enviar para ela relatórios do andamento dos programas e negociar com a mesma os recursos necessários para o bum funcionamento da qualidade;

2- Assim, secundariamente, planeje e organize um forte treinamento de conscientização para todos os empregados da empresa sobre o programa 5S, incluindo como participantes além deles, também os próprios gestores das áreas, pois, todos serão corresponsáveis pelo bom funcionamento do programa, isto, ainda servirá para reduzir as resistências. Neste treinamento não apenas deve-se abordar os fundamentos e o funcionamento do programa 5S, mas também, as vantagens que o mesmo trará tanto à empresa, como aos próprios gestores e empregados. Crie um espaço para esclarecer as dúvidas e principalmente ouvir as ideias dos participantes que possam ser acrescidas ao programa 5S, isto tende a motivar e comprometer uma grande parte deles, pois, tendem a se sentir colaboradores do programa;

3- Em terceiro mapeie todas as áreas da empresa buscando compreender os pormenores do funcionamento de cada uma delas, os recursos envolvidos, em resumo o processo como um todo, para a seguir em conjunto com os gestores definir a forma como que cada área participará do programa e criarem ainda indicadores de monitoramento do desempenho de cada área;

4- Crie um Comitê de Gestão da Qualidade sob sua presidência por ser o Representante da Direção na qualidade, envolvendo representantes de diferentes setores, treinando este pessoal para serem auditores do programa. Eles devem receber além de um treinamento mais profundo sobre o programa 5S, um treinamento dos princípios da qualidade e das técnicas de avaliação e de auditoria da qualidade a ser feita periodicamente em todos os setores da empresa. É vital que nenhum auditor audite a sua própria área, tanto para ser imparcial, como principalmente, porque quem está de fora tem uma maior facilidade para perceber melhorias, pois, não está habituado com o funcionamento atual de cada área. Defina ainda o calendário anual de Auditorias e a Periodicidade delas, que deve ser no mínimo semestral, mas se for por prazo menor melhor, pois, mantém o programa 5S mais forte ainda.

O 5S envolve conceito de qualidade no o uso e na disponibilidade de tudo, tanto no produto, como nos processos, operações e ambientes de trabalho, incluindo,  documentos, ferramentas, máquinas, equipamentos, materiais, infraestrutura, ambiente e principalmente todas as pessoas de uma empresa. Assim, todas as pessoas da empresa, independente, dos cargos, devem participar, assim, como todas as áreas, sejam elas administrativas, comerciais, operacionais, produtivas ou mesmo gerenciais e diretivas.

É aconselhável que se implanta cada S por etapas, observando a ordem abaixo:

1ª Etapa: SEIRI - Senso de Utilização: Este S consiste em separar com bom senso tudo o que é útil do que é inútil, o que for útil deve não apenas permanecer como ter o seu uso intensificado, o que for inútil, deve ser descartado, ou dependendo do caso, adequado de forma que se torne útil. O princípio é que selecionando aquilo que é necessário, do que for desnecessário, melhora-se a organização e o espaço do setor e consequentemente a facilidade, precisão e rapidez para o acesso à informações, documentos, etc. Facilita ainda a higienização do setor e organização e redução de arquivos, estoques, etc.

É muito importante que a realização do deste senso seja feita exclusivamente pelas pessoas ligadas ao setor e que dominem muito bem o funcionamento do departamento e suas necessidades, principalmente quando tal fato envolver documentos. Não se pode estabelecer uma regra geral para descarte de documentos levando em consideração apenas prazos ou datas internas, pois, existem documentos legais e que devem respeitar a Legislação Fiscal ou Trabalhista, sobretudo, nos setores de Contabilidade, Finanças e RH, além de alguns outros.

2ª Etapa: SEITON - Senso de Ordenação: Este S busca organizar cada coisa no seu devido lugar, e se alguma coisa ainda não tem lugar definido, propiciar a definição dele. Assim, o princípio é que estando as coisas sempre ordenadas, evita-se além da desordem e falta de espaço, a perda de tempo e o desgaste mental e por vezes físico para encontrá-las, pois as coisas estarão sempre organizadas para um acesso imediato.

Na prática, deve-se identificar as coisas e ambientes com etiquetas, estantes, placas e outras sinalizações, além é claro de mantê-las sempre em ordem.

3ª Etapa: SEISO - Senso de Limpeza: É o S que preza pelo ato de todos de não apenas limpar as coisas, como também, mantê-las limpas. Isto envolve tanto a higiene dos setores, como também das pessoas que nele trabalham. Logo, o princípio é que zelar pela higiene, além de permitir uma saúde mental e física, também propicia um clima mais harmônico de trabalho, pois, se todos estiverem comprometidos com a higiene, evitam-se conflitos.

Esta limpeza envolve tudo, ou seja, o chão, as paredes, os tetos, as mesas, as gavetas, os armários, as estantes, os arquivos, os computadores, as ferramentas, máquinas e equipamentos, banheiros, etc, e mesmo a higienização pessoal de cada um, como barba, cabelos e unhas aparadas, vestes limpas, sapatos adequados, etc.

4ª Etapa: SEIKETSU -  Senso de Saúde: Trata-se um S que busca tornar os hábitos saudáveis como um padrão abrangendo as questões humanas em geral, como um todo, portanto, ligadas à aspectos físicos, mentais, sociais, financeiros e ambientais. É um princípio que defende que pessoas saudáveis produzem mais e melhor, envolve tanto à saúde pessoal de cada um, como também a saúde coletiva e laboral, o que faz que neste caso a empresa também deva investir em boa iluminação, boa ventilação, em melhorias nos ambientes de escritórios e chão de fábrica, assim como naqueles ambientes de uso comum como banheiros, refeitórios, portaria, estacionamento e pátio, observar aspectos ergonômicos, disponibilização de EPIs e EPCs, que são os equipamentos de proteção individual e coletiva para os empregados, etc.

É importante ainda que a empresa se preocupe com a saúde mental dos seus membros, para isto, deve-se evitar a ocorrência do Assédio moral ou Sexual, assim, prezar-se pela prevenção e administração dos conflitos e pela manutenção de um bom ambiente de trabalho, tanto no aspecto físico, como mental.

5ª Etapa: SHITSUKE - Senso de Disciplina e Autodisciplina: É um o S que preza pelo cumprimento dos deveres e das responsabilidades de cada um, onde todos devem mutuamente seguir as normas e procedimentos. Trata-se de um princípio amplo que ainda envolve a ética, o comprometimento e a educação de cada pessoa, levando em consideração tanto à disciplina dela quanto às normas da empresa, como a sua autodisciplina, ou seja, que a pessoa faça as coisas também sem fiscalização.

Uma vez implantado o programa 5S, deve-se zelar pela manutenção do programa, tanto pela medição periódica dos indicadores em cada área, como pela realização periódica de auditorias internas na empresa, preferencialmente através de duplas de auditores, devidamente capacitados, que sejam analíticos, que tenham bom senso e relacionamento interpessoal, além de imparcialidade com setores que não devem ser os seus.

Os eventuais problemas ou falhas encontradas no cumprimento do programa 5S pelas áreas nas auditorias internas realizadas, devem ser registrados  em relatórios de não conformidade com o programa do 5S, e uma vez aberto tal documento de não conformidade, deve-se criar um plano de ação para a correção do problema a ser realizado pelo gestor da área não conforme, no plano deve constar um prazo adequado para a solução do problema.

As não conformidades, podem ser enquadradas em um ou mais Sensos, por exemplo, a ausência injustificada a um treinamento fere o senso de disciplina apenas, e se for um treinamento ligado à segurança e saúde no trabalho fere então dois Sensos, incluindo o senso de saúde. Os descumprimento dos padrões de descarte seletivo do lixo, realização de refeições fora do refeitório e uso de copos sobre as mesas de trabalho, ferem tanto o senso de disciplina, como o senso de ordenação. As sanções disciplinares recebidas por um empregado que tenha cometido uma falta grave, ou mesmo, atrasos e faltas ao trabalho não justificadas, podem ser enquadradas no senso de disciplina.

Numa das empresas onde atuei normalmente registrávamos por fotografias e até vídeos todas as melhorias propiciadas pelos programas de gestão da qualidade, dando ênfase ao antes e depois, registrando ambas situações. Isto permite uma visão clara das melhorias por parte de todos, visto que apresentávamos as fotografias em treinamentos, nos murais e na intranet, favorecendo a conscientização e apoio aos programas, além de registrar um histórico das conquistas.

O Antes e o Depois na Qualidade

No geral o programa 5S indiscutivelmente permite à empresa vantagens como a redução de custos e desperdícios, um maior controle, aumento e otimização de seus espaços, administração do tempo, redução de acidentes, conservação de ferramentas, máquinas e equipamentos, melhoria do clima organizacional, entre outras inúmeras vantagens, pois, o programa permite a melhoria contínua numa empresa.

Algumas empresas ainda realizam espontaneamente a premiação dos empregados dos setores que cumprirem os requisitos do programa do 5S fornecendo brindes, cestas básicas, valores, etc, neste caso, deve-se antes de definir tais premiações como regra consultar o departamento jurídico da empresa sobre a possibilidade de se fazer e como se fará para ter-se menores problemas trabalhistas e fiscais, pois, há sério risco de que tais valores sejam enquadrados como salários dos empregados, sofrendo assim, as demais repercussões legais e fiscais.