As Teorias Científica e Clássica da Administração

Este dia 09 de Setembro, é data magna de todos os profissionais que se formaram como Administradores e Gestores, é o dia do Administrador e do Gestor, data esta na qual foi regulamentada pela Lei nº 4.769/1965, esta nossa profissão na qual orgulhosamente me incluo como administrador, e acumulo com a minha profissão de professor universitário.

Em reconhecimento à esta data magna, estou realizando esta postagem sobre os dois principais Pais da Administração: Frederick  Taylor (1856-1918) e Henri Fayol (1841-1925), que marcaram os estudos mais profundos sobre esta área, e que, indiscutivelmente contribuíram para que ela fosse reconhecida como Ciência Administrativa, a partir de suas teorias.

Inicialmente é importante destacar que o estudo da administração vem de uma longa data envolvendo diversos aspectos históricos e diversas ciências do conhecimento, pesquisas retratam que os estudos começaram com os povos da antiguidade, especialmente com os egípcios na arte de planejar, organizar, controlar, descentralizar e formalizar as ordens, com os babilônios na definição de responsabilidades, na formalização de controles escritos e na cessão de incentivos salarias e com os hebreus nas definições de hierarquias e na eleição de prioridades, além dos povos chineses na padronização de sistemas.

Ainda na antiguidade esta ciência também contou com a contribuição de filósofos gregos como: Sócrates para definir as habilidades pessoais e técnicas, Platão que tratou da divisão do trabalho e de Aristóteles ao definir as políticas de gestão.

Instâncias como a igreja católica e as organizações militares também contribuíram com a ciência administrativa nas questões de hierarquia e de disciplina, além de diversos economistas liberais, que por defenderem a livre concorrência estabeleceram qualidades necessárias ao bom administrador, como a capacidade para realizar previsões e controlar, por exemplo.

Em que pese tais contribuições, a administração ganhou maior força como ciência a partir das Escolas Científica e a Escola Clássica da Administração, propostas pelos estudos dos engenheiros Frederick Taylor (1856-1918), que definiu uma teoria cientifica da administração e Henri Fayol (1841-1925), que definiu uma teoria clássica para a administração.

Frederick Taylor (1856-1918)

Taylor era um engenheiro americano formado no chão de fábrica, com  visão de baixo para cima na pirâmide organizacional de uma empresa, ou seja, possui uma visão que vinha do nível operacional. Neste estilo,  Taylor se destacou em seus estudos de tempos e movimentos para a produção, criando condições para eliminar o máximo de movimentos desnecessários, economizando energia e tempo para produção.

Para isso, Taylor observava detalhadamente todo o processo produtivo, cronometrando, fotografando e ao final estudava profundamente todas as atividades dos trabalhadores visando melhorar o processo produtivo, escrevendo, inclusive, livros a partir dos registros de suas pesquisas, entre eles o clássico Princípios da Administração Científica no ano de 1911.

Seu grande marco foi a criação da Escola da Administração Científica, também chamada de Teoria Científica da Administração, onde traçou uma série de fundamentos que contribuem para a administração eficaz até os dias de hoje, logicamente se articulados com outros conhecimentos contemporâneos e com a prevalência do bom senso. Vamos a eles:

-O objetivo principal da administração é a máxima prosperidade do patrão e ao mesmo tempo do trabalhador: sem dúvida, num mundo contemporâneo deve-se vestir a camiseta das empresas que nos empregam e ao mesmo tempo garantir a sobrevivência das mesmas a partir do lucro, e por consequência, dos empregos. Para o trabalhador, além da manutenção do emprego, a empresa deve lhe propiciar um salário justo;

-Identidade de interesses entre patrões e trabalhadores: é preciso propiciar um equilíbrio nas relações de trabalho, reduzindo o conflito entre capital e trabalho, como nos dias atuais;

-Uniformizar os processos reduzindo a iniciativa do trabalhador: para Taylor o trabalhador era incapaz de ter autonomia, por isso, os processos devem ser uniformes, entende-se porém agora, que embora os processos devam continuar sendo uniformes atualmente por uma questão de padronização e de gestão, a falta de capacidade do trabalhador para possuir autonomia, hoje, não deve ser tratada de forma generalizada, pois, sabe-se que muitos trabalhadores já são criativos e inovadores, portanto, este princípio deve ser aplicado com esta ressalva, para isto, usa-se a moderna Gestão por Processos aliada ao método Kaizen, que visa a melhoria contínua numa empresa a partir de ideias de todos;

-Preparar os trabalhadores através treinamentos para assim, produzirem mais e melhor, como nos dias de hoje deve ocorrer;

-Controlar para que o trabalho seja executado conforme os procedimentos definidos, o nos dias atuais ainda é útil, pois, organiza o processo;

-Distribuir as atribuições e responsabilidades para uma execução do trabalho disciplinada;

-Dividir o trabalho de modo a especializar o trabalhador em uma única etapa, tal princípio, embora existente nos dias atuais, deve ser visto com ressalvas, para não fazer com que o trabalhador se torne tão especialista em uma única etapa do processo que passe a agir mecanicamente sem pensar, e que também não tenha uma visão do todo. Para isto, as empresas conscientes, realizam rodízios de funções por exemplo;

-Realizar a supervisão funcional do trabalhador com vários chefes diferentes, o que atualmente, tende a gerar confusão na rotina de trabalho pelo excesso de chefes, muitas vezes com opiniões diferentes, que disputam entre si o poder sobre os subordinados e que nem sempre se comunicam bem, o que certamente, gera conflitos não apenas entre os mesmos, mas também entre eles os trabalhadores. As empresas atuais, que tem feito, isto colhem estes problemas que citei.

Apesar de suas contribuições para a gestão e por envolver princípios muito produtivos em termos de eficiência, a administração científica pode ser vista como mecanicista, na medida em que o homem é considerado por ela como uma máquina, lhe tratando com um elemento isolado no processo produtivo, sem considerar as suas diferenças e necessidades, tanto é, que neste modelo surgiram e ainda surgem muitas insatisfações entre os trabalhadores.

Pode-se, e até deve-se usar parte dos fundamentos da administração científica nos processos, mas desde que de moda equilibrada e contemporânea, considerando sempre o trabalhador como um ser humano, e observando também as suas necessidades.

Taylor, é considerado o pai da Administração Científica, também conhecida como Taylorismo.

Henri Fayol (1841-1925)

Já o também engenheiro Fayol, que era francês, criou a Escola Clássica da Administração, também conhecida como e Teoria Clássica da Administração, onde Fayol ao oposto de Taylor, tinha uma visão de cima para baixo da pirâmide organizacional de uma empresa, tendo uma visão mais estratégica.

Assim, Fayol, preocupou-se ao oposto de Taylor, com os órgãos e funções que compunham uma empresa, predominando a sua atenção sobre a estrutura organizacional, onde ele dividiu as funções básicas de uma empresa em duas funções: uma operacional e outra essencial.

Como fundamentos, a teoria clássica de Fayol tinha como princípios de fundamentação:

-Divisão do trabalho para que a especialização dos trabalhadores e gerentes aumentem a eficiência, tendo ideias parecidas com Taylor neste ítem, mas com foco maior para as responsabilidades e não para a especialização apenas;

-Hierarquia, definindo quem tem o direito de dar ordens e a quem cabe obedecê-las, vemos isso ainda muito presente nos organogramas das empresas;

-Unidade de Comando: ao oposto de Taylor, Fayol entendia que cada trabalhador deveria receber ordens de único chefe, o que ocorre hoje na maioria das empresas, e certamente, gera menos conflitos e problemas de comunicação;

-Unidade de Direção: cada área deve ter um único diretor, que seja, um cabeça para os objetivos, também muito aplicado nas empresas atuais que dividem suas direções por áreas: Comercial, Financeira, RH, etc;

-Os interesses coletivos devem prevalecer sobre os interesses individuais, o que vemos nas empresa onde o trabalho seja feito em espírito de equipe, conforme já defendia Fayol;

-Estabilidade dos trabalhadores: Fayol, já naquela época percebia, que a rotatividade dos trabalhadores gerava um impacto negativo em toda a empresa, o que ainda ocorre nos dias de hoje, sendo a rotatividade um mal que precisa ser administrado, visto que, a empresa fica suscetível a perder trabalhadores treinados em prol de outros novatos a treinar, a gerar maior fadiga nos trabalhadores que ficam pelo excesso de horas extras, assim, como por vezes, ter falhas produtivas por falta de mão de obra ainda não selecionada, afetando a qualidade dos serviços ou produtos frentes aos clientes;

-Remuneração pessoal justa para a satisfação do trabalhador, o que fecha com as empresas que atuam com o sistema de remuneração por competências;

-Ordem: organização do sistema produtivo, o que embasa os programas atuais de 5 S que vemos na prática, assim, como as empresas que se certificam pelas normas ISO, etc;

-Equidade de modo a equilibrar a disciplina e trabalho de forma justa;

-Iniciativa: como competência para ver um plano e garantir que ele funcione;

-Centralização: a autoridade deveria estar centralizada no topo da pirâmide organizacional;

-Cadeia escalar: linha autoridade, que segue do comando mais alto para o mais baixo.

Fayol ainda, definiu as 5 Funções Universais do Administrador, que são consagradas até os dias de hoje, e que ainda acham pleno espaço e necessidade em todas as ações de gestão de uma empresa moderna, que são elas:

-Prever: é a competência do administrador visualizar o futuro e planejar em cima dele criar planos de ação;

-Organizar: é a competência do administrador para providenciar todos os recursos para o efetivo funcionamento de uma empresa de forma ordenada;

-Comandar: é competência do administrador de dirigir e instruir os seus subordinados de modo a atingir o máximo de retorno dos resultados deles, enfim, é sua competência de liderança;

-Coordenar: é a competência do administrador de unir harmonicamente todos os processos, ações e esforços coletivos;

-Controlar: é a competência do administrador de monitorar para que tudo aconteça conforme as regras, ordens e planos estabelecidos.

Para Fayol, o administrador deveria ainda possuir qualidades como: saúde, intelecto, moral, cultura geral, conhecimentos técnicos e experiência, o que ainda é um requisito que compõe parte das competências que mesmo nos dias atuais um gestor precisa possuir.

Entendo, que tanto a Teoria Científica como a Teoria Clássica da Administração trouxeram contribuição para a Ciência Administrativa, não cabendo discussão sobre se uma teoria está certa ou errada, mas sim, na afirmação que elas se complementam e que devem ser ajustadas de acordo com o contexto de cada empresa e do tempo contemporâneo em que vivemos.

Relações entre a Prática de Esportes e a Gestão de Competências!

Em homenagem à data magna desta semana dos profissionais de educação física, o dia 01 de setembro, consagrado como o dia do profissional educador físico, em face da data em que foi regulamentada esta importante profissão mediante a Lei nº 9.696/1998, optei por fazer esta postagem homenageando os meus nobres professores educadores físicos dos três esportes que pratico atualmente como aluno esportista: Musculação, Natação e Artes Marciais, assim, como aos meus colegas Professores de Profissão, que se voltam à docência na área da Educação Física.

Tal homenagem visa ainda fazer um elo das competências que os educadores físicos ajudam a desenvolver em nós como alunos para o esporte, mas que possuem estreita relação as competências que usamos na vida profissional, e que os alunos que se comportem como bons esportistas, acabam levando para as suas carreiras profissionais, por vezes, até inconscientemente. 

Enfim, talvez, até alguns profissionais de educação de física, ainda não tenham percebido o quanto bem desenvolvem as competências em seus alunos para o próprio mercado de trabalho e para o mundo corporativo, visto que, as competências esportivas em nós alunos desenvolvidas, contribuem no nosso comportamento pessoal e profissional.

Praticar esportes, portanto, exige uma boa quantidade de competências para quem é um verdadeiro esportista no sentido de ser um bom aluno, abaixo discuto algumas delas e traço um link com a relação das mesmas com a realidade empresarial e a nossa atuação profissional nas empresas.

Administração do Tempo: na prática da musculação, o esportista precisa gerir muito bem o seu tempo, porque os exercícios para atingirem um bom resultado precisam ser cronometricamente bem geridos, em especial os intervalos de descanso entre as séries, que não devem ser menores nem maiores do que o prazo estipulado para cada tipo de exercício, sob pena da musculatura relaxar demais em caso de demora, ou se fadigar demais no caso de antecipação de retorno.

Isto vale para todas as modalidades esportivas, onde esportista precisa administrar bem o seu tempo para conciliar o esporte com a sua vida pessoal, e principalmente, profissional, não sendo fácil encontrar e definir uma compatibilização de horários. Na vida profissional sabe-se que administração do tempo, é uma das competências essenciais do mercado, para que sejamos produtivos nas empresas, e além disso, devemos saber administrar e dosar o nosso tempo profissional com o nosso tempo pessoal e familiar.

Concentração: na prática da musculação você precisa ficar concentrado, especialmente quanto à realização dos movimentos de forma correta e dentro de uma velocidade adequada. Quando se trabalha a hipertrofia muscular, a concentração é mais essencial ainda, para que você concentre toda a sua força para vencer cargas de peso cada vez maiores, um dos exercícios de musculação que exige muito desta concentração por exemplo, é o Supino Plano ou Reto, tendo em vista, que o esportista precisa se focar na barra para vencer a carga de peso. Na vida empresarial precisa-se ter atenção aos detalhes das tarefas que desenvolvemos, reduzindo assim, a margem de erros.

Eu praticando um Exercício de Supino Plano na Musculação.

Trabalho Coletivo: é natural em praticamente todas as academias, mesmo as maiores, que os esportistas precisem revezar entre si os aparelhos de musculação, em horários alternativos de menor movimento o revezamento já tende a ocorrer ainda que com alguma moderação, mas isso se amplia muito nos horários de pico, principalmente à noite. Nesta linha, a divisão dos recursos passa a ser uma necessidade presente, e que muitas vezes, ultrapassa a isso, entrando nas vias de colaboração, na medida em que os esportistas que revezam os aparelhos, não apenas colaboram entre si nesta divisão de recursos, como se ajudam mutuamente, no colocar e no tirar dos pesos nas barras e aparelhos, quando as cargas são diferentes. Em uma empresa é natural dividir-se recursos como impressoras, computadores, etc, e especialmente, é essencial se trabalhar coletivamente, principalmente na forma de equipe.

Persistência: em qualquer atividade física, para você evoluir leva algum tempo, que depende muito da persistência de cada um, assim, quando se opta por um esporte você precisa dar uma continuidade eterna na prática do mesmo, os afastamentos de treino mesmo que provisórios por alguns dias ou semanas, quebram o ritmo e por vezes requerem um recomeço geral. Faça sol, faça chuva, no calor ou no frio, o esportista persistente comparece à academia. Por isso, é fato que a maioria das academias, tem bem menos alunos no inverno aqui no Sul. Numa empresa, a persistência é a chave para se buscar o sucesso, muitos são os desafios que se sucedem, por isso, só os persistentes os vencem.

Foco e Determinação: para se evoluir num esporte precisa-se traçar um objetivo, e persegui-lo arduamente, por exemplo, na musculação o ganho de massa muscular e o sonhado abdominal tanquinho, na natação o nado em diferentes estilos, a respiração correta e à longa distância, nas artes marciais as evoluções das graduações de faixas, enfim, o foco é que define o caminho para chegarmos a ele. Também faz parte do foco do bom esportista, a determinação do seu treino como ponto central, evitando se dispersar do mesmo com conversas prolongadas com colegas, com envolvimentos com o aparelho celular de modo demorado, etc. As empresas da mesma forma requerem profissionais focados, que tenham alvos bem definidos e alinhados aos seus, e estratégias para chegar a eles com determinação.

Eu nadando crawl, aprendi a nadar na maior idade, onde alguns vêem como difícil.

Organização: somente consegue realizar um bom treino o esportista organizado, que cumpre fielmente todas as etapas de exercícios, mantendo o cumprimento das quantidades de séries e sequencias estabelecidas pelo seu educador físico, mesmo nas ausências dele. O esportista organizado aprende e decora o seu treino, e evita a todo custo quebrar suas etapas. Na vida empresarial, ser organizado representa cumprir prazos, ter procedimentos definidos, ser metódico e ordenado, etc.

Disciplina: o bom esportista é disciplinado, cumpre todas as recomendações do seu educador físico, jamais treina por conta, exceto quando também for formado em educação física, cumpre à risca os tipos de treinos, etapas, séries e descansos estabelecidos a ele pelo profissional de educação física. Além disto, cumpre as normas das academias, como por exemplo, usa toalhas para enxaguar o seu suor e para não sujar os aparelhos, guarda os pesos nos locais corretos, etc. Esta disciplina nas empresas é caracterizada pela subordinação que os empregados devem aos seus superiores no desenvolvimento dos seus trabalhos, assim, como o cumprimento geral das normas de uma empresa.

Gosto por Desafios: praticar um esporte, é sinônimo de um desafio, pois, por mais que você treine, sempre estará desafiado a melhorar, em esportes a melhoria é contínua, portanto, você precisa gostar de se sentir desafiado, e também gostar, de lutar para vencer estes desafios sucessivos. Pessoas acomodadas são sinônimos de maus esportistas, ficam na mesmice de seus treinos. Pessoas que gostam de desafios, e que busquem vencê-los, nas empresas são chamadas de empreendedoras, são pessoas que inovam e melhoram continuamente os processos.

Coragem: algumas pessoas que nunca fizeram musculação, por vezes, temem os pesos e o risco de se lesionarem, nas artes marciais outras tantas pessoas receiam se machucarem nos combates, e na natação especialmente, muitos temem a água no começo, alguns sequer conseguem evoluir. Para praticar tais esportes, precisa-se desenvolver a coragem para vencer os medos, transformando tais obstáculos em desafios vencíveis. Nas empresas, pessoas com estas características são aquelas consideradas seguras, que tem facilidade e racionalidade para tomarem decisões rápidas e corretas, que não tem medo de errar, pois, o acerto é o seu alvo fruto do planejamento muito bem feito antes de suas ações.

Autoaprendizado: embora muito se aprenda com os educadores físicos, nada impede que se complemente o que com eles aprendemos, através um autoaprendizado assistindo vídeos do Youtube, realizando leituras na internet, etc. Eu por exemplo, aprendi a virada olímpica do nado em vídeos Youtube. Numa empresa isto também é vital, pois, tais pessoas são vistas como autodidatas, não aprendem só nas instituições de ensino, ou com seus gestores, mas também por conta própria.

Paciência: é comum muitas pessoas acharem a prática de musculação enfadonha pela repetição de movimentos e pela demora dos treinos e intervalos de descanso, alguns, pensam o mesmo da natação pelas reiteradas idas e voltas das pontas das piscinas. A paciência para lidar com movimentos repetitivos e com a demora de um treino, é algo que os bons esportistas desenvolvem. Numa empresa, a paciência é essencial, na medida em que lidamos não apenas com nossas chefias e colegas, como também, com clientes. Também lidamos com tarefas que por vezes consideramos chatas, repetitivas e demoradas, mas nem por isso devemos deixar de ser produtivos.

Bom Senso: especialmente na prática de artes marciais, o bom esportista, aumenta o seu nível de bom senso, na medida em que tais artes prezam pela defesa pessoal e não apenas pelo ataque, que é a sua consequência, mas não o seu fim, assim, o bom esportista tenta evitar brigas, pois, usa do bom senso, para entender o poderio de seu corpo frente a oponentes desavisados e se inevitavelmente brigar, age com equilíbrio. Numa empresa, se trata de aceitar correr riscos, desde que calculados e planejados, assim, como evitar conflitos com colegas, subordinados e superiores, primando sempre pelo diálogo. Agressões físicas jamais são permitidas numa empresa, e são passíveis até de uma demissão com justa causa, logo, tendo-se bom senso, também se evita elas.

Eu aplicando um Armlock no Hapkido

Autoestima: a prática de qualquer esporte não apenas mantém, como também aumenta a autoestima de qualquer bom esportista, pois, além de melhorias corporais e na saúde do atleta, proporciona uma sensação de bem estar. Nas empresas da mesma forma, quando temos um bom trabalho, ele aumenta a nossa autoestima. Se nossa autoestima na vida pessoal estiver bem, ela tende a ficar bem na empresa também, portanto, praticar esportes pode nos ajudar a nos motivarmos cada vez mais para o trabalho.

Administração e Prevenção de Conflitos: em todo o local onde exista mais de uma pessoa, há uma predisposição para a ocorrência de conflitos, da mesma forma na realização dos esportes. Nas academias é comum a necessidade de revezamento de aparelhos, sendo isso natural para os bons esportistas, mas para os maus esportistas a privação de uma aparelho para si, em um ato egoísta é a valia. Igualmente, para o mal esportista, a falta de higiene é algo natural e compatível com o seu egoísmo, pois, após o uso dos aparelhos os deixam revestidos de seu suor, sem secá-los com a sua toalha, isso quando à leva. 

Maus esportistas demoram nos banhos, sem se importarem com os demais colegas que aguardam, nadam nas raias das piscinas de forma perigosa e espaçosa, ignorando que dividem a mesma com um colega, se focam no bate-papo ou paqueras trancando os aparelhos de musculação e esteiras, etc. 

Enfim, se você não trabalhar em si a sua capacidade de mais do que administrar conflitos, também de preveni-los, especialmente se for um bom esportista, pois, neste caso serás disciplinado e focado, levando seu treino a sério e será atrapalhado por eles, os maus alunos. Assim você encontrará nas academias um ambiente propício para incomodações. 

Isso ocorre, porque assim como nas empresas, em que existem os bons e maus profissionais, nas academias também existem os bons e os maus esportistas. Para prevenir tais conflitos, por exemplo, eu quando posso, busco treinar em horários alternativos de menor movimento, evito nadar costas ou de peito quando ocupo uma mesma raia com um colega, uso colchonetes nos aparelhos sobre o suor dos maus esportistas, tomo banhos nos banheiros mais distantes e na eventual negativa de revezamento de aparelhos de musculação, peço para o educador físico mediar. Na prática de artes marciais, busco aprender, e jamais agredir, tenho o colega não como opositor, mas como um parceiro na busca do mesmo objetivo de aprendizado. 

Por fim, caso eventualmente haja indisposição com colegas pelas questões acima, o que deve ser evitado, não devemos hesitar em pedir desculpas, pois, a simplicidade também é marca dos bons esportistas, mesmo que tenham sua parcela de razão. 

Ferramentas de Gestão: 5 Forças de Porter

A análise das 5 Forças de Porter, é uma ferramenta de gestão que permite analisar e monitorar previamente e constantemente a qualidade de um negócio de uma determinada empresa, tanto antes dela ser aberta, como durante o seu funcionamento.

Imagem pt.wikipedia.org

Trata-se de uma eficaz ferramenta de gestão criada por um dos Gurus da Administração, o norte-americano Michael Porter no final da década 70, mas que continua atualizada e usada até os dias de hoje por diversos administradores de negócios pelo mundo. Para Porter, a análise competitiva de um mercado, não se limita apenas à análise da rivalidade entre os concorrentes, conforme muitas empresas faziam no passado, e outras menos informadas fazem até hoje de modo incompleto.

Uma empresa além de dever conhecer muito bem todo o seu negócio, incluindo, além de seus produtos e serviços, seus processos internos e externos, precisa conhecer profundamente todos aqueles demais que impactam no sucesso ou insucesso do seu negócio para assim saber lidar com os mesmos de forma estratégica.

Segundo Porter, existem cinco forças, as quais o autor chama de forças competitivas que atingem a competitividade de um certo negócio. Esta competitividade diz respeito ao grau de atratividade que um negócio possui para atrair investimentos de um empreendedor, em relação às suas chances de sucesso.

Assim, Porter defende que sejam sempre analisadas e monitoradas uma a uma cada uma destas cinco forças competitivas de forma que o mercado seja constantemente acompanhado e reavaliado. Em cima disto, a empresa deve criar, manter e atualizar estratégias para competir dentro de um mercado.

Muito embora a análise e o monitoramento de cada força competitiva seja individual, a interpretação e o cuidado com elas é integrado, pois, a mudança e uma das cinco forças competitivas geralmente afeta as demais. Destaco que quando falarmos em produtos, que são ligados à indústria, também estou me referindo a serviços ou mercadorias vendidas, para assim abranger os Setores da Indústria, Comércio e Serviços cumulativamente. Da mesma forma aqui também serão tratados tanto os clientes como os consumidores.

Então quais seriam cinco forças competitivas conhecidas como as 5 Forças de Porter? Vamos a elas:



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1ª Rivalidade entre Concorrentes: Trata-se de analisar os concorrentes diretos, com um produto igual ao da empresa e que em paralelo brigam pelas mesmas fatias do mercado. Deve-se analisar se esta rivalidade é agressiva, onde normalmente impera uma guerra para reduzir preços ou para dar descontos para os clientes, podendo prejudicar as margens de lucros. Há ainda a busca acirrada pela inovação de produtos de modo que um fique a frente à do outro concorrente, o que acaba obrigando ambos a investirem cada vez mais, bem como uso contínuo de ações de marketing igualmente onerosas.  Pode ocorrer ainda de haver um excesso na quantidade de concorrentes, o que torna a guerra maior ainda, e por conseqüente a lucratividade menor.

2ª Poder de Negociação dos Clientes: Trata-se de analisar o poder de barganha de cada cliente no mercado, onde a clientela tem poder para exigir a baixa de preços pelo porte de certos clientes, com alto poder de compra em grande quantidade, ou pela escassez de clientes no mercado, frente a um número maior de fornecedores. Há ainda dentro desta esfera o poder de informação dos clientes, que conhecendo bem o produto e suas próprias necessidades, passam a ser cada vez mais exigentes, não só de qualidade, mas de preço.

3ª Poder de Negociação dos Fornecedores: Pode parecer raro, pois, entende-se que na maioria dos casos o cliente exerça seu poder de compra sobre o fornecedor, mas na prática isto também ocorre, e  pode se inverter quando o poder de força igualmente se inverte. Isto então, normalmente, ocorre quando há poucos ou um único fornecedor para vários clientes ou quando o grau de diferenciação e de qualidade de um único ou poucos fornecedores, superam a maioria dos demais fornecedores. Assim nestas situações, ao fornecedor cabe o poder de fixar preço, prazos e condições de venda, além de optarem para quem, como e quando vender.

4ª Ameaça de Novos Concorrentes: São os riscos de que novos concorrentes, os chamados concorrentes entrantes, ingressem no mercado de uma empresa, aumentando ainda mais a concorrência. Em minhas aulas de administração sempre digo “se existe uma fatia do mercado a ser ocupado, ocupe, senão outro ocupará”, se há espaço para sua empresa crescer “cresça, senão outro ocupará este espaço de crescimento por ela negligenciado”, enfim, por melhor que esteja um negócio ele sempre deve aproveitar as oportunidades e crescer, fechando este espaço aos concorrentes, é a questão do tamanho da empresa contribuindo para a sua competitividade. Porém, há outras barreiras de entrada de novos concorrentes que existem, como por exemplo, as patentes que devem ser registradas, a marca da empresa que deve ter uma imagem impecável, a diferenciação dos produtos e serviços da empresa que devem ser inovadores e diferentes, tendo cada vez mais qualidade agregada dificultando a sua cópia por concorrentes. O acesso aos canais de distribuição, ou seja, aos pontos de venda deve ser cada vez mais explorado, buscando fechar as lacunas aos concorrentes e a empresa deve ter sempre uma reserva decapital, pois, isto lhe dará força financeira frente a concorrentes, através de um seguro capital de giro para as atividades, inclusive, para reserva para épocas de crises. A economia de escala também uma barreira importante a ser implantada, pois, permite que a empresa produza mais e melhor, com cada vez menos recursos, é a chamada gestão da produção e dos processos da empresa. Realizar contratos com grandes clientes, é uma barreira que tende a evitar que um concorrente o invada, e obtenção de incentivos governamentais quando possível também proporciona competitividade frente aos concorrentes, visto que, são procedimentos burocráticos, demorados e de complexa aprovação. Em negócio afetados por legislações em geral para a implantação, como por exemplo, leis ambientais e leis sanitárias, tais questões acabam também por contribuir como barreira que dificulta a entrada de novos fornecedores. Por último, ainda cita as retaliações, que formas que nem sempre prezam pela ética em suas ações, que são situações em que os concorrentes mais antigos visam sufocar o concorrente novato baixando preços e ferindo a sua imagem, justo no momento mais frágil que ele se encontra, ou seja, no seu começo. Contudo, nenhuma barreira de entrada garante 100% que haja ingresso de um novo concorrente no mercado, mas sim, de que haja uma redução do número de entradas dos mesmos.

5ª Ameaça de Produtos Substitutos: São os riscos de que produtos ou serviços parecidos com o da empresa, ainda que jamais idênticos, ocupem parte do espaço de mercado dela. Para reduzir este risco a empresa deve investir em tecnologia tornando seus produtos cada vez mais avançados e se ater muito ao grau de qualidade e de diferenciação do mesmo, buscando tornar cada vez mais distante a semelhança com outros produtos substitutos. É importante ainda que a empresa se foque cada vez mais na confiabilidade do seu produto, pois, isto tende a fidelizar o cliente.

Assim, cabe a empresa criar estratégias para acompanhar cada uma das 5 forças competitivas de Porter, buscando sempre ter ações enfrentá-las e tornar cada vez menor os seus efeitos negativos frente à sua gestão.

Como Realizar um Coaching ?

Atualmente nas organizações modernas e que investem pesadamente no capital humano, um processo vem se destacando com cada vez mais ênfase para o desenvolvimento de pessoas, principalmente de líderes, é o processo chamado de coaching.

Coaching na língua inglesa significa treinamento ou instrução, e na língua portuguesa significa o processo de desenvolvimento realizado pelo coach, que língua inglesa significa treinador ou técnico e na língua portuguesa significa o profissional de conduzirá o processo de coaching, junto ao coachee, que é o profissional que recebe o processo de desenvolvimento, como se fosse uma espécie de aluno consciente e participativo.

Imagem blogs.odiario.com

O Coaching é uma metodologia de acompanhamento de um coachee por meio de diálogos com um coach com foco na pessoa, no seu desempenho, em resultados e competências técnicas e comportamentais a serem por ela desenvolvidas, procurando motivar questionamentos da própria pessoa para o encontro de suas próprias respostas sem dar-se as mesmas, gerando assim uma maior conscientização e responsabilidade, além de permitir que a pessoa desenvolva sua autonomia de reflexão e um autoconhecimento de si mesma, inclusive, de suas aptidões, vocações e mesmo defeitos.

Isto que principalmente diferencia a metodologia do processo de coaching para o processo de mentoring onde se ensina e se dá respostas numa relação de conselhos e tutorias, conforme é muito usado em programas de trainees.

No entanto, o processo de coaching, apesar de apresentar resultados bastante positivos, não é propício a todas as organizações na medida em que além de envolver questões relacionadas a esta aceitação pela cultura organizacional de cada empresa, envolve ainda custos bem altos, principalmente quando o processo for desenvolvido por profissionais renomados no mercado. Assim, nem todas as organizações tem interesse, ou mesmo capital financeiro para bancar um processo de coaching, cujo, alguns profissionais chegam a cobrar honorários de R$ 300,00 a R$ 600,00 por sessões de 1 hora em alguns estados do Brasil, além disto, cada trabalho requer no mínimo 10h em média para cada tipo de competência a ser desenvolvida e de modo individual. O serviço normalmente é feito por sessões quinzenais com 1h de duração em média.

Entretanto, o processo de coaching tende a ter este custo alto quando conduzido por profissionais de fora da empresa em regime de consultoria externa de RH, neste caso normalmente a equipe de coachs é formada por profissionais experientes na técnica, com forte vivência mercadológica e consultiva, e somado isto normalmente são professores de universidades.

Um processo de coaching realizado por um consultor externo de RH tem significativas vantagens, pois, além da excelente bagagem profissional de tais profissionais, estes ainda trazem consigo a isenção de um profissional de fora para tratar desta questão na empresa, favorecendo uma maior imparcialidade e segurança ao processo.

Porém, sou partidário convicto da corrente de pensamento que entende que o processo de coaching pode perfeitamente ser conduzido por profissionais da própria empresa, que neste caso se enquadrem como consultores internos de RH, porém, focados na capacitação e no desenvolvimento de pessoas.

Entendo, que uma consultoria interna voltada ao coaching, se bem conduzida, pode ter resultados similares ao de uma consultoria externa de RH, e em alguns casos até mesmo melhores, pois, o consultor interno de RH embora possa ser visto por alguns como um santo de casa, já está perfeitamente integrado à cultura organizacional da empresa e aos estilos de gestão da mesma, podendo, neste caso existir vantagem sobre a consultoria externa.

Esta integração permite com que o consultor interno de RH, saiba de antemão o chão que está pisando, e como lidar com cada tipo de situação e principalmente de lideranças, criando para isto estratégias de ação baseadas numa experiência real interna na empresa. A resistência das pessoas ao processo de consultoria interna é normal, e também existe para a consultoria externa de RH, ao passo que podem ver o consultor interno de RH como santo de casa, podem também ver o consultor externo de RH como alguém de fora que tenha vindo para se intrometer em processos que internamente estas pessoas já dominam.

No que se refere à confiança das pessoas, muitas vêem o consultor externo de RH como alguém de fora propenso e procurar defeitos e encontrar culpados para a direção da empresa, outros vêem o consultor interno de RH na mesma linha.



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Enfim, entendo que as vantagens da consultoria interna e externa de RH são similares e o que vai definir o melhor modelo para cada empresa é cada situação a ser tratada e as possibilidades financeiras da mesma.

Por exemplo, realizar coachings com a alta direção de uma empresa tende a haver um maior impacto com um consultor externo de RH por normalmente os diretores estarem mais propensos a ouvir opiniões de fora, ao passo, que para com as gerências e supervisões tende a existir um maior sucesso para processos feitos por consultores internos de RH, na medida em que estes ocupando a mesma condição de empregados, e, portanto, da casa e numa mesma situação, tendem a fazer com isto com que os demais se sintam menos inseguros do que frente a consultores externos de RH.

Os custos de uma consultoria externa de RH são bem mais altos que o de uma consultoria interna de RH na questão do valor de honorários. A consultoria externa de RH tem a vantagem ter custos variáveis e passageiros, ao passo que a consultoria interna de RH tem custos fixos por envolver um empregado da empresa, no entanto, nada impede que o consultor interno de RH, além do coaching, conduza outros processos da empresa, como, por exemplo, o de capacitação e desenvolvimento de pessoas, assim isto com certeza pode excluir esta desvantagem.

Na questão experiência e bagagem profissional, normalmente os consultores externos de RH tendem a possuir este quesito como vantagem sobre os consultores internos, mas isto depende muito de cada profissional, havendo casos de empresas que possuem consultores internos de RH com profunda bagagem mercadológica e alguns deles até professores universitários, logo, isto depende muito do tipo de profissional que a empresa contrata internamente.

Em minha vida profissional fiz trabalhos híbridos que envolviam uma ação em equipe composta por consultores externos trabalhando em parceria comigo e com outros consultores internos, somando forças e vantagens, além de eliminar as desvantagens de cada modelo pelo complemento e integração das ações.

Contudo, a questão aqui não é defender a prevalência da vantagem de uma consultoria interna de RH sobre a consultoria externa de RH ou vice-versa, pois, isto sempre dependerá da cultura organizacional e dos capitais financeiros de cada empresa, além da capacitação de cada consultor, seja ele externo ou interno, e ambas as formas de consultorias, possuem suas vantagens e desvantagens.

Nas empresas onde atuei como Gerente de RH assumia dentro das minhas atribuições um espírito de consultoria interna de RH e dentro das minhas diversas atividades também estavam as de coach dos líderes e até alguns profissionais subalternos.

Nesta postagem o objetivo é discutir como ser um coach e uma técnica de realização deste trabalho, onde as dicas aqui postadas podem ser usadas tanto por consultores externos de RH, como por consultores internos de RH de empresas, que pretendem implantar um processo de coaching.

Em termos de formação o coach precisa ter no mínimo nível superior completo e ao menos uma pós-graduação de especialização em gestão de pessoas, quanto maior for a escolaridade do coach melhor, pois, junto com o acréscimo dela se somam os conhecimentos aprendidos na educação formal e continuada. Os cursos superiores de formação mais adequados aos profissionais coachs  são os de administração, tecnólogo em RH, pedagogia e psicologia.

A experiência do coach precisa ser profunda, ele tem que ser um profissional com diversos anos de vivência mercadológica, no mínimo 5 anos, quanto mais melhor, de experiência profissional, preferencialmente, incluindo, cargos de gestão, como supervisões, gerências ou direções nas áreas em que pretende atuar. Além do conhecimento prático, o coach ainda precisa de um profundo e constantemente atualizado conhecimento teórico das áreas que vai ensinar, além das tendências destas e do mercado, sendo assim, é fundamental que seja um profissional muito envolvido com leituras e pesquisas e que entenda bastante de pessoas.

O coach precisa ter um rol longo de competências dentre elas especialmente capacidades de liderança, iniciativa, negociação, persuasão, empatia, comprometimento, transparência, espírito de equipe, persistência, paciência, ética, tolerância, domínio do negócio, foco em resultados e algum conhecimento didático, pois, como falamos no começa desta postagem a função do coach não é ensinar, mas fazer a pessoa aprender por si.  Assim, o coaching busca a mudança de comportamentos sem fornecer idéias ou respostas, mas sim conduzindo e auxiliando com que o coachee as encontre a partir de si mesmo o que precisa ser mudado.

As competências a serem desenvolvidas no processo de coaching são decorrentes de um diagnóstico, normalmente gerado pelas avaliações de desempenho realizadas pelas empresas ou por pontos de vista das diretorias sobre as necessidades de seus gerentes ou supervisores, podendo, porém, o processo de coaching ser aplicado a qualquer nível da organização se for desejo dela. Com base nestas competências pela empresa levantadas, os trabalhos de coach são feitos para cada uma destas competências a serem desenvolvidas durando em torno de 10 sessões semanais de 1h para cada uma delas.

Pode ocorrer ainda da necessidade do próprio coach auxiliar no diagnóstico das competências técnicas e comportamentais, pois há algumas empresas que não definem, apenas pedem melhorias, assim, ele precisa conduzir o coachee a refletir sobre si mesmo e se enxergar dentro do contexto da empresa no passado, no presente e no futuro ideal.

Sugere-se trazer à tona perguntas como: O que você diria de você? O que seus chefes passados e atuais diriam de você? O que seus subordinados atuais e passados diriam de você?  O que seus pares diriam de você? O que seus clientes e fornecedores diriam de você? O que sua família e amigos diriam de você? Depois com perguntas neste mesmo sentido, porém questionando o que ele gostaria que pensassem dele e como ela gostaria de ser.

Pode-se pedir ao coachee que cite colegas pares (da sua mesma função) que são admirados pelas suas competências, seja por ele próprio, seja pelos subordinados destes e a seguir levá-lo a uma reflexão do por quê este par consegue este feito e no que ele mesmo pode se espelhar neste colega. Caso o coachee não identifique pares na empresa atual, podem ser de outras empresas pelas quais passou ou por seus superiores hierárquicos presentes ou passados. Em alguns casos pode-se ainda haver o espelhamento em personalidades do mundo empresarial de notável sucesso profissional.

O coach precisa construir uma relação de confiança com o coachee de modo com que este vá se abrindo, criando um vínculo e levando o coachee a perceber que o processo se trata de uma oportunidade de crescimento profissional e pessoal para ele próprio.

Por volta da 4ª sessão o coach faz uma avaliação e fornece o seu feedback ao coachee e ambos combinam o seguimento dos rumos das sessões futuras com base neste. É um trabalho e uma relação de parceria entre o coach e coachee, onde precisa haver uma confiança mútua com foco nas melhorias e um forte senso de colaboração e comprometimento mútuo, principalmente do coachee, pois, somente aprenderá se quiser.

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A partir dos avanços do processo, o coachee é incentivado pelo coach a desenvolver o seu próprio plano de ações para o desenvolvimento individual de cada competência, com metas e etapas definidas, e periodicamente em conjunto com o coach avaliar os avanços do mesmo. Para isto podem instituir graus de 0 a 10 para acompanharem gradualmente os itens pendentes de alcance.

Em paralelo, ambos podem ainda desenvolver um plano de contingência para vencer os desafios e dependendo do caso, podem ainda alterar alguns pontos do plano de desenvolvimento individual, pois, ele precisa ser flexível às necessidades futuras.

O coach deve ter ainda um papel motivador, apresentar ao coachee uma posição firme de que acredita no potencial do mesmo para alcançar os resultados e as mudanças necessárias em seu perfil e comportamento, assim como o alcance das competências levantadas pelo diagnóstico.

Findado o processo, cabe ao coach apresentar apenas o plano de ação e de desenvolvimento individual do coachee à empresa, mantendo total discrição de todos detalhes que foram abordados entre ele e o coachee, e finalmente requisitando que a própria empresa avalie as mudanças nas competências do coachee apresentadas no plano de ação e de desenvolvimento.

Finalizo esta postagem afirmando que existem outras correntes de pensamento sobre os processos de coaching que divergem destas em alguns pontos, havendo, por exemplo, correntes que crêem que cabe ao coach repassar relatórios e informações detalhadas de todo processo que envolve o coachee de modo aberto à empresa, além de outras diferenças.

Assim, cabe ao leitor ler e interpretar as correntes que entende como mais adequadas para a situação que vivencia, podendo, ainda criar ações híbridas de diferentes correntes, desde que tenha conhecimento técnico e segurança para mesclar ambas.

Ferramentas de Gestão: Análise Matriz SWOT

Nesta postagem vamos falar da ferramenta de administração estratégica Matriz SWOT, também muito conhecida como Análise SWOT, e como de hábito procurarei juntar a formalidade necessária para explicar este conhecimento, porém, de um modo mais claro o possível, para que não só permita o entendimento de profissionais experientes na área ou alunos de cursos superiores, como também de alunos de quaisquer outros cursos e demais leitores interessados no assunto. A Matriz SWOT é uma das principais e das mais usadas das ferramentas para a elaboração de um Planejamento Estratégico empresarial.

As empresas em todo o mundo são afetadas por um mercado cada vez mais competitivo e globalizado, onde os clientes ficam cada vez mais exigentes e os concorrentes cada vez mais fortes e multiplicados.

Nesta situação as empresas que querem crescer e sobreviver, precisam contar em sua administração com conhecimentos e ações estratégicas.

Precisamos assim inicialmente clarear o conceito de estratégia, estratégia é um modo de pensar antecipadamente levando em conta todos os riscos, recursos e resultados previsíveis, positivos ou não, criando alternativas conforme os mesmos para o alcance do sucesso antes de se tomar uma decisão e por conseqüência uma ação.

A estratégia minimiza os riscos de erros, poupa recursos, aumenta os acertos, reduz erros, e ainda permite um planejamento futuro, reduzindo o grau de incerteza sobre fatos futuros. No mundo empresarial, quando falamos de administração estratégica, isto significa que queremos buscar e propor uma forma de gerenciar uma empresa sempre com estratégias.

Para uma administração estratégica, o administrador precisa fazer uso, além de outros conhecimentos, de ferramentas de gestão, que são diversos tipos de instrumentos que lhe facilitam a criação de estratégias de gestão numa empresa. Aqui estudaremos a Matriz SWOT como ferramenta de gestão, mas antes disto vamos esclarecer os conceitos que a cercam.

Temos como cenário a forma como os ambientes estão ocorrendo atualmente e forma como tendem a acontecerem no futuro, por exemplo, quando falamos de ambiente em termos de aspectos econômicos, temos que levar em conta o atual momento do país e as suas tendências futuras, isto reduz o risco da empresa ser pega de surpresa por alguma mudança econômica previsível.

O ambiente é composto por tudo aquilo que está em torno ou dentro de uma empresa e que pode lhe afetar de modo positivo ou negativo e se divide em dois tipos: ambiente externo quando está fora da empresa e ambiente interno quando está dentro dela.

O ambiente externo de uma empresa é representado por diversos fatores e entidades, podemos citar como alguns exemplos os aspectos econômicos, políticos, sociais, legais, sindicais ou tecnológicos.  Fazem parte do ambiente externo ainda os clientes, concorrentes, fornecedores e outros agentes externos.

O ambiente interno de uma empresa é representado por diversos fatores como: maquinários, infraestrutura, processos de trabalho, empregados, clima organizacional, estilos de chefias, rotatividade de mão de obra, treinamentos, etc.

A Matriz SWOT que é uma ferramenta de gestão estratégica competitiva que serve de instrumento de análise estratégica do ambiente interno e do ambiente externo de uma empresa, tratando-se de uma confiável, eficaz e fácil ferramenta de gestão, desde que usada com bom senso, racionalidade e conhecimento.

É um instrumento que leva em conta os principais e diferentes cenários que envolvem uma empresa e que é bastante usado por consultores, gestores e executivos de primeira linha para o alinhamento das estratégias organizacionais.

A Matriz SWOT é um modelo muito usado nos Estados Unidos na administração estratégica das empresas e que vem sendo usada também no Brasil e em diversos outros países do mundo,  este instrumento é um diagnóstico apresentado como uma espécie de fotografia real dos cenários que atingem direta ou indiretamente uma empresa e que permite fazer, prever e antecipar as ações estratégicas de uma organização. É uma ferramenta fundamental e muito usada na elaboração dos Planejamentos Estratégicos das organizações.

A partir da Matriz SWOT consegue-se identificar as forças, fraquezas, ameaças e oportunidades de uma empresa mapeando os ambientes interno e externo que da empresa para a definição de estratégias de gestão.

As forças (representadas nome SWOT pela letra S inicial de Strenght em inglês),  são representadas pelos pontos fortes da empresa e que estão dentro dela, que favorecem o aproveitamento das oportunidades e o combate as ameaças vindas de fora da empresa. Já as fraquezas (representadas nome SWOT pela letra W inicial de Weakness em inglês),  são o contrário, são vistas como os pontos fracos da empresa e vem de dentro dela, que dificultam o aproveitamento das oportunidades e o combate as ameaças vindos de fora da empresa.

As oportunidades são fatos positivos que devem ser aproveitados pela empresa, pois, podem lhe permitir vantagens, ganhos, redução de custos ou crescimento. (são representadas no nome SWOT pela letra O inicial de Oportunitty em inglês).  Já as ameaças são fatos negativos que tendem a prejudicar a empresa e que precisam ser eliminadas ou evitadas por ela. (são representadas no nome SWOT pela letra T de Threat em inglês).

Os pontos fortes de uma empresa devem ser usados para atacar e reduzir as ameaças e para aproveitar ao máximo as oportunidades e sempre que possível melhorados.  Já os pontos fracos, devem ser constantemente observados buscando-se reduzir ao máximo os mesmos e realizar as suas defesas.

Para isto a Matriz SWOT permite uma análise de todo este cenário e a criação de ações de administração estratégica para o alcance destes objetivos acima citados, a fim de terminarmos esta postagem vamos para um exemplo final por etapas para facilitar o entendimento.

1º Analise o ambiente externo a partir de suas oportunidades e ameaças presentes e futuras;

2º Analise o ambiente interno verificando a capacidade dele para aproveitar as oportunidades e atacar as ameaças fazendo um cruzamento das informações obtidas, os pontos que tiverem capacidade de aproveitar oportunidades e combater ameaças serão identificados como pontos fortes, os pontos que ao contrário não tiverem capacidade para aproveitar as oportunidades e atacar as ameaças serão identificados como pontos fracos;

3º Crie ações estratégicas que permitam usar os pontos fortes para aproveitarem as oportunidades, ou para com elas se tornarem mais fortes ainda;

4º Crie ações estratégicas para usar os pontos fortes para proteger os pontos fracos e se possível eliminar ou reduzir os mesmos;

5º Crie ações estratégicas para melhorar os pontos fracos a partir de aproveitamento de oportunidades, ou ajuste dos mesmos se possível, e em paralelo indicadores de controle e de observação permanente dos mesmos para reduzir os riscos destes;

6º Compare os pontos fracos com as ameaças, e se a situação for extrema, crie ações estratégicas que conduzam a empresa a sair deste caso de alto risco.

Os pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças de uma empresa tendem a ser mais de um sempre, não existindo número máximo, porém, e nem todos estão sempre diretamente relacionados.

Por exemplo, uma empresa tem como forte o seu forte poder financeiro e como ponto fraco a rotatividade de seus empregados. Como uma oportunidade a empresa tem a possibilidade de comprar um terreno ao seu lado a um bom preço para ampliar a sua estrutura e como ameaça a entrada de um novo concorrente no mercado.

O ponto forte de poder financeiro poderia ser usado para aproveitar a oportunidade realizando a comprar do terreno e a ampliação da empresa, assim, como para reduzir o ponto fraco de rotatividade de empregados proporcionando-lhes a partir do resultado de uma pesquisa de clima, se nela fosse constatada como um dos motivos um reajuste e melhoras nas suas condições de trabalho. No que se refere à ameaça dos concorrentes, o ponto forte ao ser usado, permitiu que a empresa possa crescer aumentando a sua distância dos mesmos e reduzir ainda o risco de que seus empregados vão para o mesmo.

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Ao final passe para o mais usado modelo da Matriz SWOT conforme ilustração acima colocando em cada um dos quadrantes as respectivas forças (pontos fortes), fraquezas (pontos fracos), oportunidades e ameaças por você identificados e juntamente com eles as ações da administração estratégica a serem seguidas, podendo ainda fazer este exercício transcrevendo o nosso exemplo do penúltimo e antepenúltimos parágrafos anteriores à figura para uma maior compreensão prévia.

Ferramentas de Gestão: Brainstorming

O brainstorming é uma técnica de criatividade grupal criada pelo executivo e publicitário americano Alex Osborn na década de 40, quando ele percebeu que as reuniões tradicionais de negócios não geravam pleno espaço para o uso da criatividade dos seus participantes. Assim ele criou esta técnica para isto, que é muito usada nos Estados Unidos nas áreas de publicidade e propaganda, mas que dada as suas qualidades migrou também para uso tanto nos Estados Unidos como em diversos países do mundo para as áreas da administração, em especial, nas áreas da qualidade, processos, projetos, marketing e RH objetivando a proposição de melhorias ou a solução de problemas.

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O brainstorming é uma ferramenta de gestão que privilegia a concepção de idéias para a resolução de um problema buscando eliminar as suas causas, fato este que leva esta ferramenta a também ser muito conhecida como tempestade de idéias ou tempestade cerebral. Além disto, o brainstorming se trata de uma dinâmica grupal que permite aos participantes exporem sugestões para a se atingir melhorias em diversos e diferentes processos.

O brainstorming é uma ferramenta que pode ser usada adicionalmente para complementar outras ferramentas de gestão na busca pela resolução de problemas, como o diagrama de Ishikawa por exemplo. Pode ainda ser usado como técnica de treinamento com o objetivo de criar idéias para atingir soluções de questões ligadas ao conteúdo do treinamento, o que permite com que o grupo participe do próprio aprendizado, interaja entre si e desenvolva a sua criatividade.

Assim, o brainstorming somente deve ser aplicado em temas cujos participantes tenham clareza quanto ao tema, logo, esta técnica somente deve ser aplicada após a ministração dos conteúdos aos participantes em casos de treinamento. Para casos de resoluções de problemas reais ou de melhorias de processos, é necessário que o grupo tenha algum conhecimento sobre os fatos e causas do problema.

O brainstorming independente da sua aplicação, se para treinamento, se para melhoria de processos ou resolução de problemas se trata de uma técnica grupal, que, no entanto, deve ser aplicada apenas a pequenos grupos de quatro a dez participantes.

A reunião de brainstorming se divide em duas fases essencialmente divididas e observadas tão logo seja apresentado ao grupo a situação sobre a qual se busque uma solução, a primeira fase é a de criatividade e a segunda fase é a de avaliação das idéias.

A fase de criatividade requer que se deixe a imaginação de todos os participantes totalmente livre para a sugestão de idéias relativas ao problema ou melhoria, sem que durante a exposição delas haja qualquer censura, autocrítica, crítica ou análise das idéias, neste momento o que vale é a quantidade de idéias e a rapidez delas construídas pelo grupo, mesmo as que inicialmente algumas possam parecer absurdas.

O princípio válido é de quanto maior a quantidade de idéias, maior igualmente será a chance de encontrar-se idéias melhores, assim as idéias sofrem melhorias contínuas a partir de idéias anteriores, mesmo uma idéia ruim, pode levar a uma idéia boa durante as associações da reunião. Assim, entende-se que uma idéia tenda a levar a outra e assim, sucessivamente.

É importante ainda nesta fase, que todos ouçam com atenção as idéias dos outros, o permite que não haja repetição idêntica de idéias, mas sim novas idéias ou a associação livre de uma idéia à outra, ou seja, que uma idéia já existente traga outra como complemento. Dado a esta avalanche de pensamentos que geram uma grande reflexão e um alto número de idéias, é de que esta ferramenta também seja chamada de tempestade de idéias ou de tempestade cerebral.

Cada idéia é sugerida por vez, assim, cada participante levanta normalmente levanta a sua mão para expor sua idéia.

A fase de avaliação consiste na etapa na qual é realizado pelo o julgamento das idéias levantadas na fase de criatividade da reunião de brainstorming, ao oposto da primeira fase, nesta fase é realizada uma análise crítica sobre a viabilidade de cada idéia apresentada de modo que de que apenas as viáveis permaneçam.

Nesta fase as idéias aprovadas como viáveis são organizadas por ordem de qualidade e destas selecionadas as dentre cinco e dez melhores idéias para solução do problema ou implantação da melhoria.

Esta técnica requer que haja a presença de um coordenador que ocupa uma posição central na sala para presidir a reunião e para instruir os participantes sobre a metodologia e os princípios da técnica, bem como, para apresentar verbalmente em detalhes a eles o problema ou a necessidade de melhoria usando em conjunto preferencialmente um quadro branco onde escreva, um data-show com slide ou um material escrito.

Cabe ao coordenador ainda cronometrar o tempo de duração da reunião e de suas fases, assim como liderar cada uma delas. A duração da reunião de brainstorming deve ter entre 30 minutos e no máximo 1 hora sob pena de ficar muito cansativa e isto com certeza prejudicará as sugestões das mesmas.

O coordenador conta ainda com a ajuda de observadores em torno de um para cada três participantes preferencialmente, que também não podem se manifestar e se limitam apenas a anotar as idéias sugeridas pelos participantes.

O resultado final da reunião de brainstorming é o surgimento de um grande número de idéias viáveis para a solução de um problema ou para a realização de uma melhoria e um forte aprendizado aos participantes.