As Teorias Científica e Clássica da Administração

Este dia 09 de Setembro, é data magna de todos os profissionais que se formaram como Administradores e Gestores, é o dia do Administrador e do Gestor, data esta na qual foi regulamentada pela Lei nº 4.769/1965, esta nossa profissão na qual orgulhosamente me incluo como administrador, e acumulo com a minha profissão de professor universitário.

Em reconhecimento à esta data magna, estou realizando esta postagem sobre os dois principais Pais da Administração: Frederick  Taylor (1856-1918) e Henri Fayol (1841-1925), que marcaram os estudos mais profundos sobre esta área, e que, indiscutivelmente contribuíram para que ela fosse reconhecida como Ciência Administrativa, a partir de suas teorias.

Inicialmente é importante destacar que o estudo da administração vem de uma longa data envolvendo diversos aspectos históricos e diversas ciências do conhecimento, pesquisas retratam que os estudos começaram com os povos da antiguidade, especialmente com os egípcios na arte de planejar, organizar, controlar, descentralizar e formalizar as ordens, com os babilônios na definição de responsabilidades, na formalização de controles escritos e na cessão de incentivos salarias e com os hebreus nas definições de hierarquias e na eleição de prioridades, além dos povos chineses na padronização de sistemas.

Ainda na antiguidade esta ciência também contou com a contribuição de filósofos gregos como: Sócrates para definir as habilidades pessoais e técnicas, Platão que tratou da divisão do trabalho e de Aristóteles ao definir as políticas de gestão.

Instâncias como a igreja católica e as organizações militares também contribuíram com a ciência administrativa nas questões de hierarquia e de disciplina, além de diversos economistas liberais, que por defenderem a livre concorrência estabeleceram qualidades necessárias ao bom administrador, como a capacidade para realizar previsões e controlar, por exemplo.

Em que pese tais contribuições, a administração ganhou maior força como ciência a partir das Escolas Científica e a Escola Clássica da Administração, propostas pelos estudos dos engenheiros Frederick Taylor (1856-1918), que definiu uma teoria cientifica da administração e Henri Fayol (1841-1925), que definiu uma teoria clássica para a administração.

Frederick Taylor (1856-1918)

Taylor era um engenheiro americano formado no chão de fábrica, com  visão de baixo para cima na pirâmide organizacional de uma empresa, ou seja, possui uma visão que vinha do nível operacional. Neste estilo,  Taylor se destacou em seus estudos de tempos e movimentos para a produção, criando condições para eliminar o máximo de movimentos desnecessários, economizando energia e tempo para produção.

Para isso, Taylor observava detalhadamente todo o processo produtivo, cronometrando, fotografando e ao final estudava profundamente todas as atividades dos trabalhadores visando melhorar o processo produtivo, escrevendo, inclusive, livros a partir dos registros de suas pesquisas, entre eles o clássico Princípios da Administração Científica no ano de 1911.

Seu grande marco foi a criação da Escola da Administração Científica, também chamada de Teoria Científica da Administração, onde traçou uma série de fundamentos que contribuem para a administração eficaz até os dias de hoje, logicamente se articulados com outros conhecimentos contemporâneos e com a prevalência do bom senso. Vamos a eles:

-O objetivo principal da administração é a máxima prosperidade do patrão e ao mesmo tempo do trabalhador: sem dúvida, num mundo contemporâneo deve-se vestir a camiseta das empresas que nos empregam e ao mesmo tempo garantir a sobrevivência das mesmas a partir do lucro, e por consequência, dos empregos. Para o trabalhador, além da manutenção do emprego, a empresa deve lhe propiciar um salário justo;

-Identidade de interesses entre patrões e trabalhadores: é preciso propiciar um equilíbrio nas relações de trabalho, reduzindo o conflito entre capital e trabalho, como nos dias atuais;

-Uniformizar os processos reduzindo a iniciativa do trabalhador: para Taylor o trabalhador era incapaz de ter autonomia, por isso, os processos devem ser uniformes, entende-se porém agora, que embora os processos devam continuar sendo uniformes atualmente por uma questão de padronização e de gestão, a falta de capacidade do trabalhador para possuir autonomia, hoje, não deve ser tratada de forma generalizada, pois, sabe-se que muitos trabalhadores já são criativos e inovadores, portanto, este princípio deve ser aplicado com esta ressalva, para isto, usa-se a moderna Gestão por Processos aliada ao método Kaizen, que visa a melhoria contínua numa empresa a partir de ideias de todos;

-Preparar os trabalhadores através treinamentos para assim, produzirem mais e melhor, como nos dias de hoje deve ocorrer;

-Controlar para que o trabalho seja executado conforme os procedimentos definidos, o nos dias atuais ainda é útil, pois, organiza o processo;

-Distribuir as atribuições e responsabilidades para uma execução do trabalho disciplinada;

-Dividir o trabalho de modo a especializar o trabalhador em uma única etapa, tal princípio, embora existente nos dias atuais, deve ser visto com ressalvas, para não fazer com que o trabalhador se torne tão especialista em uma única etapa do processo que passe a agir mecanicamente sem pensar, e que também não tenha uma visão do todo. Para isto, as empresas conscientes, realizam rodízios de funções por exemplo;

-Realizar a supervisão funcional do trabalhador com vários chefes diferentes, o que atualmente, tende a gerar confusão na rotina de trabalho pelo excesso de chefes, muitas vezes com opiniões diferentes, que disputam entre si o poder sobre os subordinados e que nem sempre se comunicam bem, o que certamente, gera conflitos não apenas entre os mesmos, mas também entre eles os trabalhadores. As empresas atuais, que tem feito, isto colhem estes problemas que citei.

Apesar de suas contribuições para a gestão e por envolver princípios muito produtivos em termos de eficiência, a administração científica pode ser vista como mecanicista, na medida em que o homem é considerado por ela como uma máquina, lhe tratando com um elemento isolado no processo produtivo, sem considerar as suas diferenças e necessidades, tanto é, que neste modelo surgiram e ainda surgem muitas insatisfações entre os trabalhadores.

Pode-se, e até deve-se usar parte dos fundamentos da administração científica nos processos, mas desde que de moda equilibrada e contemporânea, considerando sempre o trabalhador como um ser humano, e observando também as suas necessidades.

Taylor, é considerado o pai da Administração Científica, também conhecida como Taylorismo.

Henri Fayol (1841-1925)

Já o também engenheiro Fayol, que era francês, criou a Escola Clássica da Administração, também conhecida como e Teoria Clássica da Administração, onde Fayol ao oposto de Taylor, tinha uma visão de cima para baixo da pirâmide organizacional de uma empresa, tendo uma visão mais estratégica.

Assim, Fayol, preocupou-se ao oposto de Taylor, com os órgãos e funções que compunham uma empresa, predominando a sua atenção sobre a estrutura organizacional, onde ele dividiu as funções básicas de uma empresa em duas funções: uma operacional e outra essencial.

Como fundamentos, a teoria clássica de Fayol tinha como princípios de fundamentação:

-Divisão do trabalho para que a especialização dos trabalhadores e gerentes aumentem a eficiência, tendo ideias parecidas com Taylor neste ítem, mas com foco maior para as responsabilidades e não para a especialização apenas;

-Hierarquia, definindo quem tem o direito de dar ordens e a quem cabe obedecê-las, vemos isso ainda muito presente nos organogramas das empresas;

-Unidade de Comando: ao oposto de Taylor, Fayol entendia que cada trabalhador deveria receber ordens de único chefe, o que ocorre hoje na maioria das empresas, e certamente, gera menos conflitos e problemas de comunicação;

-Unidade de Direção: cada área deve ter um único diretor, que seja, um cabeça para os objetivos, também muito aplicado nas empresas atuais que dividem suas direções por áreas: Comercial, Financeira, RH, etc;

-Os interesses coletivos devem prevalecer sobre os interesses individuais, o que vemos nas empresa onde o trabalho seja feito em espírito de equipe, conforme já defendia Fayol;

-Estabilidade dos trabalhadores: Fayol, já naquela época percebia, que a rotatividade dos trabalhadores gerava um impacto negativo em toda a empresa, o que ainda ocorre nos dias de hoje, sendo a rotatividade um mal que precisa ser administrado, visto que, a empresa fica suscetível a perder trabalhadores treinados em prol de outros novatos a treinar, a gerar maior fadiga nos trabalhadores que ficam pelo excesso de horas extras, assim, como por vezes, ter falhas produtivas por falta de mão de obra ainda não selecionada, afetando a qualidade dos serviços ou produtos frentes aos clientes;

-Remuneração pessoal justa para a satisfação do trabalhador, o que fecha com as empresas que atuam com o sistema de remuneração por competências;

-Ordem: organização do sistema produtivo, o que embasa os programas atuais de 5 S que vemos na prática, assim, como as empresas que se certificam pelas normas ISO, etc;

-Equidade de modo a equilibrar a disciplina e trabalho de forma justa;

-Iniciativa: como competência para ver um plano e garantir que ele funcione;

-Centralização: a autoridade deveria estar centralizada no topo da pirâmide organizacional;

-Cadeia escalar: linha autoridade, que segue do comando mais alto para o mais baixo.

Fayol ainda, definiu as 5 Funções Universais do Administrador, que são consagradas até os dias de hoje, e que ainda acham pleno espaço e necessidade em todas as ações de gestão de uma empresa moderna, que são elas:

-Prever: é a competência do administrador visualizar o futuro e planejar em cima dele criar planos de ação;

-Organizar: é a competência do administrador para providenciar todos os recursos para o efetivo funcionamento de uma empresa de forma ordenada;

-Comandar: é competência do administrador de dirigir e instruir os seus subordinados de modo a atingir o máximo de retorno dos resultados deles, enfim, é sua competência de liderança;

-Coordenar: é a competência do administrador de unir harmonicamente todos os processos, ações e esforços coletivos;

-Controlar: é a competência do administrador de monitorar para que tudo aconteça conforme as regras, ordens e planos estabelecidos.

Para Fayol, o administrador deveria ainda possuir qualidades como: saúde, intelecto, moral, cultura geral, conhecimentos técnicos e experiência, o que ainda é um requisito que compõe parte das competências que mesmo nos dias atuais um gestor precisa possuir.

Entendo, que tanto a Teoria Científica como a Teoria Clássica da Administração trouxeram contribuição para a Ciência Administrativa, não cabendo discussão sobre se uma teoria está certa ou errada, mas sim, na afirmação que elas se complementam e que devem ser ajustadas de acordo com o contexto de cada empresa e do tempo contemporâneo em que vivemos.

Dicas de como ser um Bom Gestor

Nesta postagem vamos abordar algumas estratégias e posturas para um bom gestor, que deve alinhar as suas competências técnicas com as suas competências comportamentais. Em termos de competências técnicas o gestor deve conhecer o negócio da empresa, saber planejar, organizar e delegar, ter um conhecimento técnico do departamento ao qual gerencie. A principal competência comportamental de um gestor é sua habilidade de liderança, a qual deve ser sempre situacional, ou seja, levando em consideração cada situação real, sendo democrático sempre que possível, mas autocrático quando necessário, como por exemplo, quando tenha que decidir pelo desligamento de algum membro, pelas tarefas de subordinado inexperiente, é a chamada liderança situacional.

Para se ser um bom gestor, precisa-se pensar e agir como os donos da empresa, pois, ocupar uma função de chefia é sinônimo da ocupação de um cargo de confiança, sendo esta é apenas adquirida e principalmente mantida por líderes que se comportam conforme os direcionamentos da empresa. Você pode até discordar de algumas ações, tentar discuti-las, mas sempre respeitá-las e buscar cumpri-las, se tais ações foram em total desencontro aos seus valores, o ideal é então trocar de empresa.

Eu, ao centro, com a Equipe numa Celebração

Um pensamento alinhado com as estratégias e decisões da empresa, permite com que o gestor participe ativamente do negócio e cresça juntamente com a mesma. Além disto, o bom gestor precisa buscar em fazer com que seus colaboradores se sintam parte do negócio, pois assim eles tendem a se comprometer mais com o mesmo.

Para se realizar uma boa gestão, é vital que se tenha igualmente uma boa equipe, para isto o gestor deve selecionar, formar, desenvolver e manter bem a sua equipe, usando de toda a sua competência de liderança para isto.

Ouso em afirmar que não existe equipe ruim, mas sim gestor ruim, pois, é ele quem forma, desenvolve e mantém sua equipe, se algo está errado, é porque algumas destas atribuições do gestor estão sendo mal feitas ou sequer feitas. Um bom gestor, escolhe bem os integrantes da sua equipe realizando entrevistas de seleção com segurança, desenvolve bem os membros da equipe através de feedbacks, apoio e de treinamentos, e se necessário desliga da equipe componentes problemáticos que não responderem aos seus esforços e conscientizações para a melhoria. É natural numa equipe ter-se eventuais problemas e até conflitos, contudo, a existência reiterada dos mesmos foge ao comum, devendo sempre se tratar tal questão.

Ser gestor não é sinônimo de sobrecarga de trabalhos, principalmente, se estas forem do tipo operacional, assim, o gestor deve saber delegar tarefas à sua equipe, apoiá-la e acompanhar os seus resultados. Gestores com sobrecarga operacional, normalmente, não possuem tempo para liderar e isto dispersa e desmotiva a equipe em termos de resultados, pois, o gestor ao invés de tomar decisões rápidas e corretas, passa a demorar para as mesmas, além de aumentar a sua chance de erro, isto torna a equipe forçosamente mais lenta.

O bom gestor deve estimular a equipe a se antecipar as suas necessidades, deixando os indivíduos motivados, informados e com espaço para serem inovadores e criativos sem medo. Para isto, o bom gestor deve sempre dizer a contribuição que espera de cada um dos integrantes da equipe e a importância da participação e engajamento de cada um deles.

O espaço para idéias, participações e debates sobre os pontos de vista da equipe deve ser sempre mantido e até ampliado, isto deixa a equipe mais coesa, criativa e inovadora, além, de fortalecer o gestor, pois, uma equipe forte é sinônimo de um gestor igualmente forte.

Um bom gestor também elogia e não se limita a apenas criticar, mesmo as suas críticas são sempre construtivas, com bom senso e tato, voltadas à melhoria, para as quais colabora com a equipe, enfim, sempre que um bom gestor critica, também já apóia a equipe a como corrigir a postura criticada.

O bom gestor precisa proporcionar um clima agradável de trabalho para a sua equipe de modo que o ambiente de setor seja harmônico, que as pessoas sintam o prazer de trabalhar com ele e com os demais naquele departamento, o que tornará não apenas a equipe como ele próprio mais produtivos e felizes.

É importante buscar a coesão cada vez mais da equipe, para isto o gestor deve sempre ritualizar os fatos fazendo celebrações, estando sempre presente nas mesmas e organizando almoços informais com sua equipe para integrá-la sempre. É importante lembrar do dia do aniversário de cada um dos integrantes da equipe e parabenizá-los.

Gestão de Recursos Humanos e Gestão de Pessoas

Embora ambos termos sejam parecidos e muitas vezes tratados como sinônimos, existe uma diferença entre ambos, nem sempre percebidas ou entendidas por todos.

Recursos Humanos, são recursos ligados às pessoas, são em resumo a capacidade do gestor de mobilizar as pessoas no âmbito geral da empresa para que produzam mais e melhor de forma comprometida e motivada.

A Gestão de Recursos Humanos pressupõe uma mobilização em massa que movimente as pessoas de uma empresa inteira, logo, é composta por uma série de processos da área de Recursos Humanos, que precisam ser gerenciados de forma integrada e sinérgica de modo interdependente onde o todo da empresa e as partes se afetam mutuamente.

Para isto a área de Recursos Humanos se subdivide em unidades integradas e especializadas para lidarem com cada necessidade de mobilização das pessoas numa empresa, estas necessidades começam no Recrutamento e Seleção de pessoas qualificadas, no Treinamento e Desenvolvimento constante destas pessoas, para que melhorem ainda mais, assim como das demais que já estão na empresa.

Ainda há Avaliação de Desempenho destas pessoas focando-se numa melhoria contínua e a Remuneração destas que deve ser paga de forma adequada e criativa para que as pessoas se sintam justiçadas salarialmente. Estas pessoas também precisam ter todos os seus direitos trabalhistas respeitados, e serem cobradas sem ultrapassar o grau dos seus deveres, para isto há na área de Recursos Humanos o Departamento Pessoal.  As pessoas ainda devem contar com um ambiente de trabalho seguro, saudável, com menor exposição a acidente e doenças do trabalho, para isto a área de Recursos Humanos conta ainda com a Segurança e a Saúde no Trabalho. Todos estes são alguns dos principais processos de RH que devem agir de forma mútua e unida para que as pessoas verdadeiramente colaborarem para que uma empresa atinja bons resultados, enfim isto é a Gestão de Recursos Humanos, que é feita pelos profissionais de RH, os chamados Gestores de RH.

A Gestão de Pessoas por sua vez, diz respeito ao fato de que se gerenciar pessoas, envolve todos os aspectos humanos e técnicos para isto, enfim, os Gestores de Pessoas são todos aqueles que lideram pessoas numa empresa, ou seja, os supervisores, gerentes e diretores de quaisquer áreas e departamentos.

Imagem Lookfordiagnosis.com

A Gestão de Pessoas é mais voltada às pessoas que cada gestor lidere e aos aspectos específicos do seu departamento e para cumprimento das metas fixadas pela empresa que lhe cabe. Contudo, dentro de uma visão moderna de Gestão de Pessoas, o trabalho em equipe, tanto departamental, entre as pessoas de cada departamento, como interdepartamental, entre todos o departamentos apoiando-se mutuamente é fundamental, evitando-se ter ilhas na empresa, pois, a empresa é única e deve funcionar no seu todo perfeitamente.

Assim, o Gestor de RH, tanto é um Gestor da área de Recursos Humanos, como um Gestor de Pessoas, quando se fala das pessoas da sua área, ao passo, que os demais Gestores de Pessoas gerem apenas pessoas das suas áreas, não interferindo na área de RH.

É importante citar que a Gestão de RH tem uma atuação na empresa inteira, pois, o RH é uma área de Linha no organograma como as demais áreas, mas diferentemente delas, é cumulativamente de Staff, o que significa que para funcionar precisa integrar-se e interagir com todas as áreas da empresa prestando-lhes assessoria em todos os aspectos que envolvam pessoas, mas que por ser de linha não tem poder absoluto sobre estas áreas, mas sim autoridade para influenciá-las positivamente.