Como Demitir Profissionalmente um Empregado?

Prezados leitores, este texto pode até parecer trivial para quem atua na área de Departamento Pessoal, porém, é exatamente aí que reside o problema, tratar com trivialidade uma ação tão importante e traumática que envolve os sentimentos de outras pessoas.

Assim sendo, vendo a escassez de matérias sobre o tema na literatura, entendo como necessário abordarmos esta situação, de modo que aqueles verdadeiros profissionais de recursos humanos que não tratam com triavialidade este tema possam refletir sobre um modo menos traumático de como conduzir esta situação sempre delicada.

Em minha vida profissional participei de diversas dezenas de desligamentos, boa parte das vezes tendo até que conduzir sozinho os mesmos, por omissão dos gestores que se limitam a avisar ao Departamento Pessoal da decisão de demitir, mas sequer contribuíam em conjuntamente participarem do ato. Outros tantos atuei com gestores que como verdadeiros líderes participaram deste processo comigo.

As situações que passei foram diversas, pessoas tristes, pessoas chorando, pessoas bravas, pessoas enfurecidas, pessoas indiferentes, pessoas calmas, pessoas profissionais e com bom senso e até mesmo pessoas felizes, pois, realmente estavam a fim de saírem. Vamos então as dicas:

DICAS TÉCNICAS E LEGAIS

- Aviso Prévio e Carta de Demissão: Embora tratados erradamente como sinônimos, são dois documentos distintos. Ambos coincidem em serem um documento escrito, datado e assinado por um representante da empresa em papel timbrado, onde esta comunica ao empregado a sua decisão de rescindir o contrato de trabalho dele a partir daquela data. Neles constam o dia, horário e local com endereço completo no qual o empregado receberá os seus direitos e a necessidade de apresentação da sua CTPS – Carteira de Trabalho e de Previdência Social para baixa e atualização. Recomendo ainda colocar em tais documentos que o encaminhando ao exame médico demissional definido pela NR-7  está anexo, como forma de provar que o empregado fora encaminhado, mesmo que se negue a fazer. Sugiro ainda que conste nos mesmos, o pedido da empresa para que o empregado devolva seu crachá de identificação, uniformes, ferramentas de uso de trabalho, carteiras do plano de saúde, entre outras necessidades que surgirem sob pena de desconto. Isto reduz a chance de uso indevido dos mesmos ou da imagem da empresa. Deve-se ainda colocar uma data limite de até 48h antes do pagamento para que o empregado apresenta, pois, senão ele poderá levar apenas no dia do pagamento, e caso assim não faça, a empresa poderá não conseguir descontar pois a rescisão de contrato já estará calculada e pronta, e nem sempre há tempo e oportunidade para recálculo, principalmente, se for paga fora da empresa num sindicato, por vezes distante. A diferença entre o aviso prévio e a carta da demissão reside em que o primeiro é regulado pelo Art. 487 e 488 da CLT que define que a parte que decidir rescindir o contrato de trabalho sem justa causa deve avisar a outra antecipadamente em no mínimo 30(trinta) dias ou proporcionalmente ao tempo de casa para empregados com mais de um ano, terá 3 dias a mais de aviso por ano até o limite de 90 dias conforme a Lei 12.506/2011. A empresa pode aplicar o aviso prévio indenizado no qual libera o empregado e lhe paga os dias indenizados na rescisão ou de modo trabalhado, lhe permitindo uma redução de 2 horas diárias ou 7 dias corridos. Já a carta de demissão serve para comunicar rescisões em que o direito ao aviso prévio inexista como, por exemplo, demissões com justa causa, antecipadas de contrato experiência neste caso pagando o Art.479 da CLT (metade dos dias que faltam para encerrar o contrato) e por término de contrato de trabalho. Em ambos os casos devem sempre constar campo para assinatura do empregado e de duas testemunhas caso ele se negue a assinar. Ambos os documentos se darão sempre em duas vias, uma fica com a empresa e outra com o empregado demitido. Peço ainda que estes documentos sejam escritos de forma objetiva e com bom senso sem palavras agressivas, como por exemplo, por não mais convir a esta empresa, estamos lhe demitindo....o mais adequado é comunicamos que a partir desta data estamos rescindido o seu contrato de trabalho, o pagamento das rescisão será ...Ressalto de que na demissão com justa causa a carta de demissão deverá conter uma breve narração do motivo e citar que a demissão está sendo com justa causa nos termos do Artigo 482 da CLT e citar as alíneas dele que se encaixam na falta grave, lembro que em alguns casos especiais no é o Art. 482, tendo outros que tratam do tema, favor lerem complementarmente a postagem que fiz sobre Como Demitir um Empregado com Justa Causa.

- Local de Pagamento: A rescisões de contratos de trabalho de empregados com mais de um ano de empresa, devem ser sempre homologados nos sindicatos de cada categoria dos empregados e na ausência ou negativa destes no própri o Ministério do Trabalho em suas Delegacias Regionais do Trabalho. Em ambos os casos a empresa deve se possível agendar o dia e horário antes da emissão do aviso prévio ou carta de demissão, pois, nelas deverão constar isto. Os demais casos, são pagos no próprio Departamento Pessoal da empresa, devendo isto igualmente constar nos avisos prévios ou cartas de demissão.Os prazos para pagamentos de rescisões são de até 10 dias contados da demissão para todos os casos ou até o primeiro dia útil em casos de términos de contratos ou demissões com aviso prévio trabalhado.

- Direitos do Empregado: Eles variam conforme o tipo de rescisão de contrato de trabalho: sem justa causa, com justa causa, término de contrato de experiência, rescisões antecipadas de contratos de experiência por parte da empresa, , rescisões antecipadas de contratos de experiência por parte do empregado, pedido de demissão e falecimento do empregado, assim, como também pelo tempo de casa de cada um, em especial os caso com mais ou menos de um ano, no futuro abordaremos este item detalhadamente numa postagem aqui;

DICAS COMPORTAMENTAIS E AMBIENTAIS

- Por favor atenção às datas!!!:  Absurdamente já soube de casos de demissões realizadas no mesmo dia de aniversário do empregado. Outras em épocas comemorativas como natal, ano novo e páscoa, pois, aí uma tristeza tende abalar estas datas. Sempre que possível faça ou ao menos tente negociar a postergação da demissão para depois delas, pois, haverá situações reais que isto não será possível, mas na maioria sim. Evite ainda se possível demitir em vésperas de feriadões para não estragar os mesmos. A afronta a estas dicas tende a gerar ainda mais ansiedade e por vezes revolta no empregado passando uma imagem fria da empresa frente a ele, sua família e conhecidos, algo que com a repetição se espalha.

- Qual o dia menos ruim para demitir? Todos da semana, exceto sexta-feira, pois, o fim de semana do empregado se estraga, contudo, há também a ótica deste ser o melhor dia a demitir, pois, aí o empregado poderá esfriar a sua cabeça e contar com o apoio de familiares e amigos, eu analisava caso a caso.

Em ambas dicas anteriores, siga a cultura organizacional da empresa, caso esta seja rígida, pois, tem empresas que imaginam empobrecer pagando um fim de semana ou feriadão a mais para o empregado, numa das que trabalhei isto ocorria, achavam que mais valia a economia do que amenizar o sofrimento humano do empregado e preservar a boa imagem da empresa.

- Qual o horário menos ruim para demitir? Sugiro em torno de 20 minutos antes do fim do expediente, pois, pela lei a empresa precisa pagar o dia da demissão ao empregado, logo, mesmo que o faça cedo, terá esta despesa. Mas esta não é a principal razão da minha recomendação, digo isto, porque demissões em horário de expediente tendem haver percepções dos demais empregados que ficam da saída do colega e isto gera uma clima desfavorável, além disto, as despedidas em boa parte dos casos levam a momentos de emoção, se isto for feito ao fim do expediente os impactos serão menores. Alguns empregados pensam que a demissão ao fim do expediente é um artifício da empresa de sugá-lo ao máximo, mas a razão é outra.

-  Se possível crie uma Política de Demissões que contemple tudo o aqui exposto e obtenha autorização assinada da direção, isto aumentará o profissionalismo vigente. Nela crie ainda um documento chamado requisição de demissão no qual o chefe que requer a demissão deverá assinar, além de algum diretor da empresa. Já soube de casos que após a demissão os diretores se manifestaram contra e coube ao profissional de departamento pessoal a culpa maior, ainda que seja da chefia, pois, a direção entendeu que mesmo assim caberia a ele lhes perguntar antes. Outra forma de se prevenir é requerer que o pedido lhe seja feito por e-mail e copiado aos diretores, mas assim, ligue e confirme, pois, igualmente, se eles apenas lerem o e-mail depois e discordarem novamente o Departamento Pessoal se incomoda, ainda que a chefia também.

- O Ambiente Físico: O ambiente físico para a realização da demissão deve ser uma sala reservado com cadeiras e se possível uma mesa. O local deve ser reservado, sem telefones, e principalmente, entrada ou passagem de pessoas estranhas ao ato. Havendo possibilidade, deve se primar por um local com janelas que não se voltem para o pátio, impedindo visualização de transeuntes, se assim for, e houver possibilidade deixe a mesma fechada e havendo ar condicionado condicione previamente a sala, pois, quanto maior o desconforto maior a ansiedade;

- Materiais de quem comunica a demissão: Jamais chegue à sala de demissão depois de quem será demitido, ingresse antes, desligue seu celular, pois é absolutamente deselegante e frio atendê-lo durante a demissão assim como o seu toque, e tenha as cartas de demissão ou aviso prévio consigo, assim, como uma caneta para assinaturas. Não deixe as cartas sob a mesa ou em suas mãos senão elas falarão por si, absurdamente já presenciei isto, inclusive, quando demitido fui, quando a pessoa pensa em falar você já sabe ou pior que isto já sai falando a ela antes. A carta ou aviso prévio deve ser colocada dentro de um envelope discreto que poderá ficar colocado sobre uma cadeira que sobre ao seu lado ou dentro da sua agenda.

- O Chamado do Empregado para a Demissão e da Sua Chefia: Uma vez estando você dentro da sala chame o chefe de área para que com você conduza a demissão, isto é uma obrigação dele caso realmente seja um líder preparado, espere ele chegar e depois chame o empregado por um ramal ou celular da empresa, embora boa parte sempre desconfiará do chamado, nem todos percebem, principalmente em empresas com um RH ativo que costuma sempre conversar, instruir e ouvir os empregados. Nada adiante sobre o tema, se limite a dizer que gostaria de conversar com ele.  Existem empresas em que os  chefes são omissos a obrigação de conjuntamente demitirem se assim for conduza sozinho e não o chefe, existem casos que alguns chefes aceitam outros não, da mesma forma chame apenas quem aceita. Há situações em que, porém,  ainda o chefe aceite não é discutível a participação dele com por exemplo se a demissão ocorreu uma áspera discussão entre o empregado demitido e ele, e houve séria ameaça por parte do empregado, mas avalie esta situação bem e decida com seu bom senso;

                     

   Imagem colunas.revistapegn.globo.com

                      

- A entrada do empregado na sala e Diálogo: Jamais deixe o empregado esperando na recepção por mais de 5 minutos, se menos melhor ainda, a espera gerará ansiedade nele e perguntas dos colegas que por ali transitam como “O que você está fazendo aqui” “Por que te chamaram”, e até mesmo dicas do que os demais imaginam ocorrer, além, de por vezes até piadas de mal gosto.

Saia da sua sala e vá à recepção e busque o empregado, chegue cordialmente, lhe cumprimente e peça para ele acompanhar por favor, ao chegarem à sala peça para ele sentar por favor.

Uma vez, todos sentados, vás direto ao assunto, mas com bom senso, comece explicando a empregado que lhe chamou para informar da sua demissão, a seguir lhe dê a carta de demissão ou aviso prévio e peça para que ele leia por favor e que ao final lhe questione eventuais dúvidas mostrando sua prestatividade, este tempo de leitura por parte dele divide o sentimento dele de ansiedade com o de atenção, logo ele se torna menos ansioso. Ao fim da leitura o empregado já subentenderá que deverá assinar, caso ele hesite, peça para que assine por favor, salvo se ele tiver dúvidas, aí explique e repita o pedido com tato, muitas vezes o empregado assina de primeira sem pedidos, outras várias após explicações. Em menor caso, mas ocorrem, o empregado se nega, neste ponto explique a ele que então duas testemunhas assinarão, podendo uma delas ser o chefe presente, caso não ocupe cargo de gestão (com poder pleno de mando), tenha sempre na manga duas pessoas para assinar, chame a princípio alguém do próprio Departamento Pessoal, uma analista ou auxiliar. Em demissões é prudente já deixar este pessoal de sobreaviso, evitando perda de tempo a procura de testemunhas, além de aumentar o tempo de ansiedade do empregado.

Havendo clima agradeça o empregado pelos serviços prestados, se ele der abertura lhe aconselhe como superar. Se foi um bom empregado e a sua saída não é com justa causa ofereça a ele referências (desde que a empresa permita), tudo isto ameniza o sofrimento dele e ao mesmo a tempo o decréscimo da imagem da empresa frente a ele.

Se a chefia se manifestar permita, contudo, se houver mal senso no posicionamento ou mesmo com bom senso o empregado refutar,  medie e indiretamente desvie o assunto com tato e bom senso de modo discreto.

Se por acaso o empregado for irônico ou agressivo, jamais se equipare mantenha a postura profissional e não caia em provacações, muitas vezes, causadas de forma inconsciente por alguém numa situação delicada, use sua empatia e bom senso e mantenha a postura. Se houver tristeza em demasia com choros, acalme o empregado antes de sua saída, é sua responsabilidade social isto, alguém em tristeza extrema além correr o risco de fazer uma bobagem contra si, fica menos atenta e sofre maiores riscos de atropelamentos ou algo do gênero. Pessoas com problemas de saúde como pressão alta, cardiopatia e afins, também requerem atenção sua para amenizar o trauma do momento.

Contudo, não seja frio, mas também não seja emotivo, seja sim profissional e aja com bom senso, cordialidade e empatia me qualquer situação.

- Acompanhamento de Saída: é uma das fases mais constrangedoras, mas importante, já soube de diversos casos de empregados  demitidos deletando arquivos de computadores, outros se apossando de agendas de clientes, alguns danificando equipamentos. Isto não é geral, mas pode ocorrer, então cabe ao profissional de departamento pessoal acompanhar o empregado à sua sala e discretamente observar sua postura até a sua saída da empresa. Deve-se tentar vender a idéia que isto também é benéfico ao empregado na medida em que se houver alguma alteração está provado que não foi ele.

Por fim, avise formalmente ao setor de Portaria que o empregado foi demitido e que sua entrada daquele horário para frente seguirá a política dos visitantes. Recomendo ainda enviar um e-mail para toda a empresa, isto impede que outros colegas não sabendo permitam o acesso do ex-empregado, mas antes disto verifique a postura da empresa e use sempre extremo tato nas palavras dos e-mails.

A minha dica final é de que jamais deixe com a condução das demissões vire algo trivial para você, fácil de fazer, pois, se assim for, ainda que inconscientemente você brecará sua empatia e mesmo sem querer ficará demasiadamente frio como alguns médicos acostumados a dar diagnóstico de doenças graves, não que não tenham preocupação com o paciente, mas sim porque a trivialidade da repetição, inconscientemente lhes breca a empatia,  embora nem todos assim ajam.

E lembrem-se uma grande parte das reclamatórias trabalhistas (processos judiciais trabalhistas), não decorrem apenas de direitos no entender do empregado lesados, mas sim pela má forma com que sua demissão foi conduzida. Embora a boa condução não garanta a inexistência de uma futura reclamatória trabalhista, a sua má condução aumenta e muito os riscos da sua futura ou imediata ocorrência como forma de vingança do empregado.