Folha de Pagamento Informatizada

A elaboração da folha de pagamento mensal é a principal atividade do Subsistema de RH chamado de Departamento Pessoal que consiste em calcular as remunerações dos empregados e os encargos sociais dela decorrentes. A folha de pagamento pode ser feita tanto de forma manual como informatizada e sua execução além de obrigatoriedade operacional para todas as empresas que possuam empregados (senão ninguém conseguiria receber seus salários) , é também de obrigatoriedade legal.

A Previdência Social, dentre outras obrigações legais, fixa que as empresas são obrigadas nos termos do art. 225 do Decreto nº 3.048/99 a:

- elaborar folha de pagamento mensal da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, de forma coletiva por estabelecimento, por obra de construção civil e por tomador de serviços, com a correspondente totalização e resumo geral, nela constando:

a)discriminados, o nome de cada segurado e respectivo cargo, função ou serviço prestado;

b)agrupados, por categoria, os segurados empregado, trabalhador avulso e contribuinte individual;

c)identificados, o nome das seguradas em gozo de salário-maternidade;

d)destacados, as parcelas integrantes e não-integrantes da remuneração,  os descontos legais; e) indicados, o número de quotas de salário-família atribuídas a cada segurado empregado ou trabalhador avulso.

Quando se atua na elaboração da folha de pagamento, é fundamental ter-se claro alguns conceitos:

- Evento: É um tipo de parcela que se divide em Provento quando se refere a um recebimento e de Desconto quando se refere um pagamento por parte do empregado.

Ainda quanto ao Evento quanto a sua forma de uso, ele pode ser do tipo hora, que significa que deva ser lançado (digitado ou importado) em quantidades, por exemplo 10 horas extras, ou tipo valor que significa que ele deve ser lançado por valores como comissões por exemplo.

O evento pode ser de forma variável (que pode variar quanto ao direito do empregado em receber a cada mês, como, por exemplo horas extras, comissões, que são devidos apenas se houver realização de trabalho em horário extraordinário e realização de vendas com alcance de metas, etc) e que por assim serem precisam ser lançados mensalmente ou de forma fixa, os chamados eventos fixos (que não variam quanto ao direito de recebimento em cada mês, são permanentes, como por exemplo, salário-base mensal, adicional de periculosidade se o risco for mantido, o que normalmente ocorre, etc). 

Assim sendo, os eventos variáveis são lançados a cada folha e os fixos, apenas na primeira de cada empregado e são mantidos salvos e parametrizados (regrados) para que a partir dali o próprio sistema de folha de pagamento os lancem automáticamente, evitando a repetição de digitações mensais que seriam iguais.

Em todas as folhas informatizadas você define isto no cadastro de eventos fazendo parâmetros para eles quanto a isto (regras). O lançamentos dos eventos na folha se dá através de códigos que o usuário digita ou importa, caso haja sistema de ponto eletrônico integrado. Os eventos também são conhecidos como verbas;

- Incidências: É a fixação dentro da folha de pagamento sobre em que incidirá cada imposto ou encargo (INSS, FGTS, IRRF, etc). Normalmente isto se faz definindo dentro do cadastro de cada evento se ele servirá ou não de base de cálculo (se o valor dele receberá aplicação do percentual) para cada imposto ou encargo;

- Remuneração: Não é apenas o salário, mas sim ele acrescido de todas os demais proventos como horas extras, adicional noturno, comissões, prêmios, etc;

- Adicionais: São eventos que se adicionam algum percentual, como por exemplo a hora extra que sofre um adicional de 50% ou 100%, o adicional de insalubridade que permite sai de um cálculo do salário mínimo percentualizado (10, 20 e 40%), adicional de periculosidade (30% sobre o salário base), adicional noturno (20% do valor da hora), adicional de tempo de serviço, os chamados anuênio(1 ano), triênio(3anos) e quinquênios (5anos) quando fixados por sindicatos para empregados com estes tempos de serviço na empresa e com incidência sobre o salário deles, etc;

- Variáveis: São eventos que variam, logo, não tem valor fixo, por exemplo, horas extras, um empregado pode fazer 10h num mês, 3 num outro e nada noutro, assim como o adicional noturno no que se refere as horas. As comissões também podem ter o valor variado conforme a quantidade de vendas do empregado e o alcance ou não das metas;

- DSR: É a popular abreviatura de descanso semanal remunerado (dias de descansos que precisam se pagos como por exemplo folgas e feriados). O DSR deve incidir sobre as variáveis também, ai você integra ele ao valor das mesmas através de um cálculo que futuramente postarei neste blog e neste caso você terá o evento DSR sobre Variáveis. Para empregados mensalistas (recebem o salário calculado por mês) DSR já faz parte do salário, ou seja, nele já está incluido, apenas empregados horistas (recebem o salário calculado por horas) o recebem separado;

- Encargos: São todos os impostos que da folha se geram, tais como Imposto de Renda retindo na Fonte (IRRF), Contribuições Sindicais, Previdência Social (INSS), FGTS (Fundo de Garantia de Tempo de Serviço), etc;

- Parâmetros: São as regras de cálculo dados ao sistema através de parametrizações, algumas vem prontas com que ele enviadas pelo desenvolvedor, outras o usuário mais experiente cria e customiza às suas necessidades acrescentando as que já vem prontas;

- Integração de Sistemas: É o fato do sistema de folha de pagamento por exemplo, estar integrada ao de ponto eletrônico, quando assim é, você cadastra um empregado na folha e ele automáticamente se copia para dentro do sistema de ponto eletrônico, etc. Enfim ambos os sistemas de falam a aproveitam dados cadastrais uns do outros, além de trocarem informações e permitirem importações e exportações conforme ítem a seguir;

- Lançamentos: É a digitação ou importação dos eventos. Quando você trabalha com cartões pontos manuais, você precisa somar as horas extras, noturnas, faltas e atrasos dos mesmos manualmente e ai digitará a quantidade dentro da folha em cada código correspondente a estes eventos. Se ao contrário, você tiver um relógio ponto eletrônico com a folha integrado, esta vinculação permitirá que de dentro do software de ponto eletrônico você exporte a quantidade de tais eventos, por ele automáticamente calculados para dentro da folha de pagamento evitando assim a digitação, ou seja, a folha importa as informações que o ponto à exporta;

- Login: O login é de senha da folha, alguns sistemas ainda contemplam a necessidade de digitação do usuário, cada usuário é uma pessoa que tem acesso ao sistema e cada um tem o seu login. Isto além de evitar que pessoas não autorizadas acessem o sistema, permite que seja rastreado quem porventura errar numa folha pelo seu login. Contudo, o principal objetivo disto, é permitir que haja hieraquia técnica entre os usuários, havendo alguns, com acesso livre e total e outros com acesso restrito, ai neste caso, estes não podem alterar áreas restritas do sistema, pois, isto fica apenas a cargo da chefia ou usuários muito experientes;

- Fechamento de Folha: Significa a etapa final quando todos os cálculos já estejam conferidos, encerrados e já encaminhados, assim alteração alguma não pode ser mais feita, pois, por exemplo os salários já foram para o banco, etc;

- Versão: A maioria dos sistemas de informática, ou seja, softwares, sofre alterações de versões periódicas, seja em virtude de melhorias, seja em face de alterações decorrentes de mudanças de Leis que impactam nas rotinas destes. Portanto, versão, se trata de uma atualização de um software que no caso de folha de pagamento normalmente é de observância obrigatória por envolver diversas leis.

Na realização da folha, tanto as férias como a rescisões de contrato de trabalho são lançadas justamente para o fim da apuração de tais encargos, além das próprias remunerações. O 13º salário tem a sua 1ª e 2ª parcelas também calculadas no mesmo programa de folha.

É importante que o usuário tenha cuidados com todos os cadastramentos a serem feitos (empregados, sindicatos, horários, tipos de vales transportes, eventos, etc), pois, uma vez errados ou incompletos estes implicam em sérios erros na folha e trancamento de algumas atividades.

Atenção especial também se deve dar a atualização das tabelas de INSS (Previdência Social), Salário Família e IRRF (Imposto de Renda Retido na Fonte) sob pena de todos os cálculos se darem errados e por consequência também o pagamento de tais encargos e impostos, implicando em multas futuras. Assim, sempre que o Governo altera tais tabelas estas devem ser também alteradas no sistema de folha de pagamento, assim, como o Salário Mínimo, pois se desatualizado, além de pagar menos para quem o recebe, implicará no cálculo errado do adicional de insalubridade sobre ele incidente.

Atualização ainda se faz necessária quando as passagens(tarifas) de ônibus sobem de preço, pois, isto implica no cálculo de Vale Transporte deixando o desconto a menor se permanecer indevidamente o preço antigo no cadastro. Da mesma forma o valor do Vale Refeição ou Alimentação quando o preço se altera.

Alguns sistemas de folha precisam ainda que o usuário atualize o nº de dias úteis e domingos e feriados de cada mês para o cálculo do DSR sobre variáveis (horas extras, adicional noturno, etc).

Atualmente a imensa maioria das folhas de pagamento são informatizadas, o que requer que usuário de tais softwares tenha bom domínio de informática e de cálculo manual da folha, pois isto é útil, para realizar as conferências e explicar os contra-cheques aos empregados.

Quando se opta por uma folha de pagamento informatizada, inúmeras vantagens passam a ocorrer representando agilidade e menor número de erros pelo usuário.

Algumas delas são:

- Cálculo automático de todos Proventos e Descontos, além dos encargos, não só da folha de pagamento, 13º salário, como de férias e rescisões de contratos de trabalho, bem como geração e impressão de guias, avisos e recibos de férias, rescisões e de salários;

- Lançamento em uma única vez de eventos fixos que passam a automáticamente se repetirem a cada mês, não mais precisando o usuário digitá-los;

- Integração com outros softwares da empresa e de outras áreas como a contábil, financeira, comercial, demais subsistemas de RH, etc, reduzindo trabalhos de todos;

- Integração com softwares de registro de ponto eletrônico, recebendo a importação dos mesmos sem a necessidade de digitação;

- Monitoramento automático das escalas de férias, permitindo um melhor controle das mesmas para evitar a dobra destas;

- Automatização de todos os documentos admissionais, entre eles contratos de trabalho e fichas de registro de empregados findando digitações paralelas, pois, os sistemas de folhas de pagamento possuem contratos e fichas próprias que aproveitam os dados nela cadastrados;

- Inúmeros tipos de relatórios informatizados de controles e custos, gerados de modo seguro e rápido;

- Monitoramento de afastamentos por licença maternidade, auxílio doença, acidente do trabalho, etc;

- Elaboração antecipada de rotinas anuais como RAIS e DIRF para entrega nos devidos prazos;

- Controles de recebimento e entrega de Vales Transportes de modo informatizado;

- Geração automática de CAGED e GFIP (SEFIP) integrando-se com tais programas do Minstério do Trabalho e da Caixa Econômica Federal;

- Geração automática de um arquivo bancário para pagamento das remunerações em qualquer banco;

- Possibilidade de back-ups de todas as operações evitando perdas.

Para operar um software de folha de pagamento com eficácia, deve o usuário ter um bom domínio sobre todos os tipos de cálculos manuais e demais tarefas de departamento pessoal, além, de legislação trabalhista e previdenciária e receber um treinamento completo, quem já possue experiência em outros softwares de folha de pagamento ao trocar de emprego para uma empresa que possua outro tipo, se possível deve passar por um treinamento básico, mas nada impede que se consiga rodar a folha sem tal, desde que o usuário domine bem as lógicas de operação de folhas e seja autoditada, fatos estes que já participei.

Existem diversos softwares de folha de pagamento disponíveis no mercado com custos compatíveis ao benefício que geram, os principais deles que já trabalhei por vários anos operando, treinando usuários e parametrizando (gerando as regras dos cálculos de implantação de cada software nas empresas que gerenciava o RH) folhas de pagamentos e que indico sem detrimento a outros que não conheço, são o Rubi desenvolvido pela empresa Senior, o Protheus desenvolvido pela empresa Microsiga e o RM Folha desenvolvido pela RM Sistemas.

O assunto sobre folha de pagamento é bastante amplo, minha idéia aqui é apenas dar uma introdução a ele e a sua forma informatizada sem, porém, esgotar o assunto, que é muito rico.