Como Ministrar Treinamentos?

Falar em público tem sido um dos grandes desafios de boa parte das pessoas, sendo ele maior ainda para quem é tímido.

Quando se ministra um treinamento, falar em público é o básico, pois, você precisa bem mais que isto, precisa ainda além de falar, falar bem e de um modo que o público ouça e entenda bem tudo o que for por você exposto.

Ministrar treinamentos é uma das tarefas de RH, ligadas ao Subsistema de Recursos Humanos de Treinamento e Desenvolvimento, o T&D, mas que também é exercida por instrutores de outros Subsistemas de RH como Segurança e Medicina do Trabalho, por exemplo, e também por instrutores de outras áreas da empresa como a área da Qualidade e de Produção.

Eu Ministrando um Treinamento

Ao subsistema de treinamento e desenvolvimento cabe além de ministrar treinamentos, realizar o diagnóstico de levantamento das necessidades de treinamento e desenvolvimento, elaborar o plano de treinamento e de desenvolvimento anual, organizar todos os recursos necessários como salas de aula, equipamentos, coffee breack, convocações, listas de chamadas, certificados, etc. Ainda que haja envolvimento de instrutores externos ou pertencentes a outras áreas da empresa, cabe a área de T&D o constante treinamento e avaliação dos mesmos, assim como da qualidade e da satisfação dos treinados em geral. Alguns treinamentos podem ainda necessitarem da contratação de instrutores externos, neste caso a área de T&D busca, seleciona e acompanha o consultor contratado.

Nesta postagem vamos nos focar em como Ministrar um Treinamento, requisito este de fundamental domínio pleno pela área de T&D, seja para ministrar treinamentos, seja para desenvolver ou selecionar bons instrutores.

Vamos às necessidades que você deve suprir para ser um bom instrutor de treinamentos:

Vontade: você primeiramente precisa ter o desejo de ministrar um treinamento, de nada adianta ter capacidades se o fizer sem vontade, na prática quem não percebeu um professor que não dava aula bem, ao passo, que outro dava uma aula espetacular na mesma matéria, o que muda em ambos é o requisito vontade de ensinar;

Comprometimento e Conhecimento Técnico: você precisa estar comprometido com o processo, para isto precisa ter conhecimento técnico profundo do conteúdo que abordará e ainda assim recomendo aprofundar ainda mais o mesmo com leituras e pesquisas. A vivência prática é fundamental, de nada adianta ser apenas teórico, pois, os alunos tem interesse em exemplos práticos do dia a dia também, além do mais você não pode ter um discurso (teórico) que não feche com a sua prática (experiência profissional no tema). Porém, isto não significa que você somente possa dar aulas de temas nos quais praticou, desde que saiba como funciona a prática com segurança a partir de análise de casos da mesma e que isto não seja uma exceção, ou seja, que você tenha prática nos demais conteúdos do assunto;

Preparo Constante: por mais que domine um conteúdo, por mais treinamentos que tenhas ministrado nomes, você precisa estar sempre o aprimorando, você precisa dominá-lo ao ponto de ter segurança sobre ele quando ensinar, inclusive, quando questionado por alunos;

Capacidade de Concentração: você precisa ter capacidade de concentração, ou seja, tanto para pesquisar e entender conteúdos para ensinar, como para com a dinâmica da turma, pois, existirão situações em que você precisará ensinar um público onde exista ainda que uma minoria que atrapalhe com conversas paralelas;

Seja paciente: consigo mesmo e com os alunos, alguns terão mais dificuldades de aprendizado que outros, outros mais interesse que outros, enfim, as turmas tendem a ter pessoas diferentes e você precisará lidar bem com todas elas;

Planeje com antecedência: faça previamente um roteiro de apresentação dos conteúdos por ligação entre eles e graus de dificuldade, evoluindo sempre que possível do mais fácil para o mais difícil;

Administre o tempo: você precisa ter pleno controle do tempo necessário para a aula, não pode reduzir nem aumentar o mesmo em demasia, não hesite em acompanhar discretamente o relógio;

Seja seguro, mas humilde: por mais que você que tenha estudado o conteúdo, sempre poderá existir a possibilidade de que um aluno tenha dúvida inusitada que você excepcionalmente não saiba como responder no momento, diga ele então que vai pesquisar a dúvida e lhe traga a resposta o mais breve possível. Se for no último dia de treinamento, envie por e-mail ou telefone a ele. Para reduzir este risco, é vital se preparar exaustivamente para ministrar um treinamento, principalmente treinamentos de legislação;

Domine diversas didáticas: você deve dominar todas as técnicas, seja de uma aula expositiva, de estudos de casos, dinâmicas de grupos, debates, filmes discutidos, entre diversas outras;

Domine os recursos, mas não deixe eles dominarem você: além de saber usar o quadro branco e o flip shart, você deve dominar principalmente o uso do data-show e do Windows e Power point com profundidade. Jamais dependa exclusivamente de tecnologias, o bom instrutor dará aula, mesmo que o data show estrague antes ou durante a apresentação, pois, ele usa a tecnologia para facilitar a exposição, mas não para depender dela. O Bom instrutor está preparado tecnicamente para adaptar e usar outros recurso, ou mesmo dar uma aula expositiva sem o data show, pois, domina com profundidade o conteúdo;

Tenha habilidades de comunicação e supere as barreiras dela: você precisa ser claro em suas explicações e vencer todos os obstáculos comunicativos que naturalmente surgem. Sugiro ao leitor complementar esta leitura lendo a postagem sobre "como funciona o processo de comunicação" aqui postada anteriormente;

Prenda a atenção da turma: realize uma aula criativa, ligando sempre a teoria à prática ao explicar um tema, mescle os recursos, use além do data show, o quadro branco e dinâmicas de grupos, não se foque apenas num recurso. Use um tom de voz adequado, nem muito baixo, nem muito alto e que seja ouvido por todos. Esteja motivado, pois, somente assim poderá tentar disseminar a motivação entre os alunos. Jamais dê sinais de você mesmo acha o conteúdo complexo, difícil ou enfadonho, senão passará isto à turma e sua aula tenderá ser um fracasso, pois, a turma tende a seguir seus sinais;

Tenha sempre um plano B, se houver algum problema em relação ao conteúdo que você iria ministrar tenha outro conteúdo de reserva, se você trouxe um pen drive com material, lembre-se de ter um back-up salvo em CD ou um material impresso, enfim, você não pode cancelar uma aula pela simples falta de um plano B se algo der errado;

Tente ter um bom relacionamento interpessoal com seus alunos: quando se tem um bom relacionamento com os alunos, o instrutor possui maior poder de influência sobre eles para o aprendizado e para a disciplina em sala de aula. Tentar manter a disciplina aos gritos, sob ameaças de reprovação, ou sendo omisso à necessidade de buscá-la, entre outras atitudes, nada mais é do que absoluta falta de liderança do instrutor sobre a turma.

Elabore materiais para racionalizar o tempo: por exemplo apostilas ou slides para anotação dos alunos, isto evita com que fiquem copiando atrasando a exposição do instrutor e lhe desfocando a atenção, além disto facilitam o aprendizado, pois, permitem que o aluno revise posteriormente o material;

Adeque o Ensino às necessidades da turma: tenha em mente que os alunos tem diferentes níveis de inteligência e diferentes perfis de aprendizagem, uns aprendem mais lendo, outros ouvindo, uns fazendo, outros vendo e muitos numa combinação de tudo isto. Assim, você precisa ter uma didática flexível e conseguir a ensinar a todos superando tais diferenças, uma forma de reduzir a dificuldade de lidar com isto, é dar aulas mesclando recursos visuais, auditivos e práticos. Por exemplo, dê uma aula expositiva usando o data show (jamais lendo ele o que é um absurdo), use o mesmo apenas para ilustrar e com imagens, as palavras devem sair da sua mente, o data show no máximo deve lhe lembrar tópicos do assunto. Faça ainda uma dinâmica de grupo ligada ao conteúdo para o pessoal praticar e dê um estudo de caso para lerem. Isto tudo para treinamentos longos, em palestras não há tempo para tudo isto;

Cooperação dos Gestores: conquiste a compreensão destes, conscientizando-os sobre a importância dos treinamentos, facilitando a liberação dos subordinados, crie laços com eles e prepare um treinamento especial para eles;

Beba bastante água e esteja alimentado: é normal que o bom instrutor fale bastante no treinamento, assim, se deve ter de antemão uma garrafa de água e bebê-la com freqüência para lubrificar a garganta (usando um copo com discrição e jamais no bico) evitando a perda da qualidade da voz. Como em boa parte dos treinamentos ficamos em pé, você precisa ainda estar alimentado (refeição leve), pois, haverá um desgaste físico, alguns treinamentos que ministrei já fiquei mais três horas seguidas em pé.

Tenha uma postura adequada: jamais use gírias ou palavras de baixo calão mesmo que o público seja receptivo, seja educado e alegre, mas não exagere nas brincadeiras, use roupas discretas e não se escore em paredes ou coloque mãos permanentemente no bolsos. Olhe para o público e não apenas para uma pessoa ou para baixo. Dê espaço para perguntas e seja atencioso e prestativo para elas.

Devemos ainda ter em mente que o treinamento de adultos é totalmente diferente do treinamento para crianças, pois, os adultos buscam uma aplicação imediata do aprendizado, são mais críticos e tem expectativas e exigências mais rígidas e elevadas, é a chamada Andragogia, ou seja, a ciência de como ensinar alunos adultos a aprender. Lembre-se que em treinamentos empresariais seu público será sempre de adultos.